物资采购招标管理中存在的问题及对策分析

物资采购招标管理中存在的问题及对策分析

黄和芳

中石化金陵石化公司，江苏省南京市 210033

摘要：随着企业市场化、精细化管理的不断深入，面对不断激烈的市场竞争环境，采购招投标作为物资管理的关键环节和重点内容，越来越受到企业管理者的高度重视，但是近年来各个企业在物资采购招投标管理过程中遇到了诸多问题。本文重点围绕物资采购招标管理中遇到的问题，从物资采购招投标管理的根本环节上进行研究分析，从而促进企业物资采购的规范化运作，提高企业物资采购质量和效率，降低企业物资采购的成本，从而提升企业的经济效益。

关键词：物资采购；招标管理；供应商；企业

前言

随着科技的进步，信息化的飞速发展，现代企业进行物资采购招标管理工作，要充分利用网络技术和信息化技术的实时性、便捷性，及时准确把握物资采购信息，最大程度的缩短物资采购招标周期，可以节省大量的物资采购招投标成本，能够达到控制物资采购招投标成本的目标，更好的实现企业经济利益地最大化。

1 物资采购招标管理存在的主要问题

1.1 物资采购招标程序不规范

从目前来看，我国在大规模物资采购管理规范体系依然没有统一的标准，各个企业招标采购都是在国家相关规定这一个大的框架下，根据企业自身实际建立的招标体系，这就造成了在物资采购中规范体系不一，标准高低不同，在招标程序和环节上对接不精准，也带来了许多不合理之处，主要是因为采购责任人分工不明确。在一个领导小组下，在分工管理上有的企业存在真空，一些单位和部门物资采购招标的随意性比较大，对用途、数量和资金量的把控不够精准，导致资金浪费，甚至产生购入数量过多，增加库存，浪费资金等现象。

1.2采购招标缺乏规范运作

竞标本来是公开透明的竞争形式，也是采购监督的重要环节，由于没有统一的监督机制，企业在竞标过程中，没有实现公开、合理的货比三家，在标准和价格上极易形成暗箱操作的情况，这也是不利用采购招标而进行贪污腐败的重灾区。同时对供应商的透明度不高，作为第三方供货者，在物资供应资质审核，价格合理性等方面没有一个透明化监督体系，采购方与供应方审查监督流程不够完善，有时候部分采购单位管理人员在利益的驱使下，私下漏标和随意更加计划、共同抬高价格谋取私利的情况依然存在，给企业经济造成了巨大损失，也在一定程度上触犯了法律法规。

1.3监督评价体系依然不够完

监督和评价是物资采购竞标公平合理的重要载体，一方面无论是从采购立项、预算制定、资质审核，还是到竞标确定等各个环节，没有一个统一的规范，也没有一个全过程的监督，虽然都有部门和领导把关，但是没有形成一个统一的监督体系，采购招标的分散性比较强也不容易进行监督审查。另一方面，招标评估不够合理。目前我国没有一个统一的招标评价管理规定可以依照，由于对采购实际情况和供应商实际资质没有详尽的了解，造成了评估者在招标结果评判上，随机性和感性判断比较强，导致评估走过场。此外，由于采购方和供应方负责物资采购招标的人员素质和自身资质没有规范环节，也可能导致采购不规范的漏洞出现。

1.4出现编码混乱的情况

当前不少企业的进行招投标管理中都没有统一编码竞标的物资，从而导致如下两种情况出现：第一，没有统一的物资编码，所以不能对采购进行规范化的管理；第二，一些企业在竞价前没有全面调查将要采购物资的类型、规格、价格以及质量，从而导致供应商信息的不全面。

2 加大物资集中采购招投标管理的重要性

物资采购招投标管理工作也是企业成本管理的一个部分，物资采购招投标管理环节的工作效率对于降低企业的运营成本至关重要。虽然很多企业的管理者也加强了物资采购招投标管理工作，认识到了采购招投标管理的重要性，但是在具体的执行过程中，并没有制定出符合企业自身管理要求的合理的规章制度，以规范物资采购招投标环节，提升物资采购招投标管理环节的工作效率。

根据相关资料显示，大多数企业物资采购招投标环节所需要的成本占据企业资本投入的60%左右。面对如此大的成本，可想而知如果在物资采购招投标环节能够把材料成本降低2个百分点，那么企业的回报率就可以增加15个百分点。

一般在企业实际工作中，很多企业管理者只是简单的认为采购招投标工作只需要降低采购招投标原料的成本即可，没有意识到采购招投标管理工作对于提升采购招投标效率也至关重要。良好的采购招投标管理能缩短生产周期、减少物资库存、提高企业生产效率、增强对市场的应变力，以及利用信息不对称解决价格和质量欺诈的方法都是行之有效的方法。

采购招投标管理作为企业工作的一个重要的环节，必须引起企业管理者的重视，制定专业的管理团队和专门的招投标管理制度，科学确定人员配置，只有这样才能够制定更加合理的采购招投标方案，提升物资采购招投标工作效率，从而降低企业的物资采购招投标成本，最终实现提高企业的经济效益的目的。

3 加强物资采购招标管理的对策和措施

3.1健全和规范物资采购体系

目前，为了避免物资采购招标各环节脱节，甚至出现管理真空的情况，在理顺环节和健全体系上应该重点把握三个方面：

一是建立统一的管理体系。从国家到地方再到企业要明确统一的管理流程、方式和管理规定，这样有利于企业在物资招标各环节上进行对接，同时有利于规范化、科学化运作。

二是要建立企业协同管理体系，一方面对企业物资招标流程进行理顺，明确责任领导和部门，同时要建立协同管理体系，形成上下联动，横向闭合的管理流程。

三是把控好重点环节。加强采购立项单位督导，保证采购物资合理精准，强化财务预算管理，合理使用资金，降低采购成本，在此基础上加强供应商资质审核，尤其是要强化竞标过程中的反腐败工作，严防因管理不健全而导致的不合理运作情况。

3.2 提高采购人员的专业知识

采购人员是企业进行物资采购工作的关键部分，是进行采购工作的具体执行者。但是就目前情况来看，很多企业的物资采购人员自身的专业知识比较缺乏、综合素养较低，而且不能对现代先进的科学技术和手段进行很好的把握，为了能够加强企业物资采购工作，就必须要对采购人员进行专业知识的培训，学习先进的采购专业知识，跟上时代科技进步的步伐。企业要定期开展针对采购人员而进行的专业培训工作，在提升采购人员专业知识的同时，采购人员自身的综合素养也会有所提升，采购人员能够将专业知识运用到实际的采购工作当中，严格按照企业的要求和相关的法律法规进行采购工作，并且对物资供应商是否合格能够进行有效地辨别，选择信用良好的物资供应商进行合作，这样能够保证所采购的物资产品的质量达到企业所要求的标准。

3.3强化采购招标公平规范管理

在公平规范管理上应该坚持流程化、精细化、规范化管理。

一是精准落实各流程要求。在实际运作中，要逐项按照流程办事，尤其是从采购企业自身，要加强调研摸底，做到底数清晰，物资采购合理，资金使用得当，特别是在严格把控上，要按章办事，按流程审核，不能越级、越权，也不能将流程和标准挂空挡，造成流程缺失，管理不到位。

二是强化供货商资质审查。重点是除资质和许可证之外，还有对供应商产品质量，市场价格合理性以及供应商服务质量等各个方面进行综合评判，通过各项标准的审核，来选择价格合理、质量最优的供应商参加竞标。

三是强化竞标和异标管理。坚持公平公正的原则组织竞标，对中标和异标加强流程管理，严格按照规范要求进行最终供应商的确定，特别是要严防暗箱操作或者在利益驱动下的不规范运作。

四是全面提升采购招标负责人的综合素质。一般情况下，由于企业人员流转比较快，一些专业性不强或者不能够熟悉掌握采购物资情况的人员参加采购招标工作，容易导致失误和疏漏，因此要进一步加大负责人员专业知识培训和法规流程培训，提高综合素质。

此外，部分专业人员在有利可图的情况下，容易违规操作触犯法规，也要加强思想和法律法规教育。

3.4抓好招标采购监督评价体系建设

一是加强监督体系建设。重点是要坚持公开透明的原则，拓展监督平台，一方面强化各部门协同监督，打破分工界限，做到协同督导，特别是发挥民主监督作用，畅通监督渠道，对不合理、不规范采购招标现象或情况，随时接受群众或其他部门监督。另一方面，发挥审计和纪检监察部门作用，对财务资金使用严格进行审计，同时强化纪检监督，适当时机可派驻纪检监察员对物资采购招标全流程进行严格督导。

二是要搞好科学化评估。加强评估人员素质提升，尤其是积极聘请资深专家参与招标管理评估，通过不同角度，不同层次的专业化评估，确保物资采购招标的合理性和科学性，从而提高整体管理水平。

3.5企业要加强考核制度的执行力度

为了保障企业物资采购招投标的质量，企业要依据制定的物资供应商考核标准来执行，可以通过加大对于物资供应商的质量考核标准，依据考核结果对物资供应商进行选择，选择出最佳的物资供应商，也能最大程度约束供应商的行为，提高物资采购产品的质量和售后服务质量。

在具体执行过程中，可以根据企业物资采购招投标项目的需求，来建立合适的物资采购招投标评价体系，这个评价体制主要是针对于物资供应商制定的，同时该体制的量化考核标准一定要保障考核的公平公正的原则。通过这种的评价体系能够则选出最佳的供应商，同时还可以建立反馈的评价体系，根据物资供应商的反馈信息，对于企业的相关业务技术指标(如质量、价格、交货周期、售后服务等)进行合理的评估工作。经营业绩、等级、商业信誉指标(合同履行情况、是否存在违纪或违规等)，考核的是物资供应商是否遵守合同，是否能在买方市场和卖方市场都遵守业务准则、不唯利是图、保持商业信誉。针对客观评价指标给出相应的评分，最后进行总评分统计。同时，根据物资供应产品类别、质量、数量、影响大小、供应风险等，设定指标权重，计算权重点，得到评价结果。然后，在物资供应商评价的基础上，进一步的实现物资供应商的分层管理。对物资供应商进行有效评估后，对物资供应商进行分级管理，大体可以分为以下几个级别：战略供应商、优秀供应商、合格供应商、不良供应商，并根据物资供应商的级别，在物资供应合同签订、货款支付方式、支付周期等方面采取不同的策略，以促进物资供应商努力提高其商业信誉，提高产品质量和售后服务质量，最终实现企业与物资供应商双赢的局面。

3.6建设规范的编码体系

企业应当要结合行业的编码标准，并根据自身物资采购管理体系来构建起规范的编码体系，包括了编码类别、长度、等级、图号、型号以及命名标准等内容。而且需要确保编码的唯一，不可出现重复的情况。不仅如此，还需要遵循如下几方面原则：通用性原则，也就是编码的结构应当要位数少、结构简单；效率性原则，方便录入计算机，实现录入与辨认的快捷；应用性原则，方便工作人员使用与记忆；扩展性，为日后工作人员追加代码提供便利，防止体系发生混乱。

3.7制定合理的且实可行的物资采购招投标实施方案

物资采购招投标方案的制定是要基于企业的商业战略来完成的。在物资采购招投标过程中，企业管理部门必须发挥信息收集的功能，利用物资采购招投标活动的特点，及时收集物资供应商的信息，物资产品的市场价格，物资产品生产厂家的具体位置，准确把握产品的市场信息，以及物资运输成本的高低。物资采购招投标管理部门所掌握的海量信息，将成为企业选择物资供应商、构建物资供应体系的具体依据，为企业制定发展战略提供有益帮助，也是企业了解物资供应商和物资产品价格的窗口，有益于企业降低物资采购成本。此外，物资采购招投标管理部门也应该是企业对外传递战略信息的窗口。利用物资采购招投标管理部门的特点与企业外部进行沟通，更好地协调企业管理者制定企业市场战略，为企业战略的实施创造良好的外部条件。通过建立广泛的物资采购招投标市场信息、物资供应商信息、物资产品价格信息、科技发展信息，有效地实现了采购招投标部门的沟通功能，有益于企业实现物资产品的更新换代，降低企业的生产经营成本，提升企业的经济效益。

3.8优化采购工作流程

目前，企业的采购流程较为复杂且繁琐是造成企业物资采购效率较低的主要原因。物资采购项目在申请过程中消耗的时间比较多，企业管理者要针对这些现象对内部管理机构进行适当的简化，减少没必要的流程和审核时间。另外，采购部门没有对物资进行合理的分类，导致物资储存过程中出现杂乱的现象，企业要制定相关的规章制度，严格对采购材料进行有效地分类，这样在实际的生产过程中工作人员能够准确的找到相应的物资储存位置，节省生产时间，这样就能够提高企业物资采购的效率。

3.9采用集中采购方式

针对企业在物资采购环节上存在分散不集中的现象，浪费了比较多的资源，为了能够有效地降低企业在物资采购方面的成本，采购部门需要改变以往的物资采购方式，使用集中采购的方法进行物资采购工作。采购部门要结合企业的实际需求，根据物资供应商的情况制定出科学合理的采购方案，并且还要将可能会对采购工作造成影响的因素进行充分的考虑，能够得到具体可行的物资采购计划。另外，企业在选择物资供应商的时候，要考虑物资供应商的信用情况、售后服务态度、供应的物资产品质量、解决争议问题的方式等，如果采购的物资质量超过企业的相关要求，并且物资供应商的各方面信用良好，企业采购部门可以与物资供应商展开长期的合作，这样可以节省采购环节的资本，根据企业的相关情况，能够进行很好的采购规划，保证物资能够及时顺利进行采购和运输，保障企业的正常稳定生产。

4 结论

物资采购招标管理是企业规范化运作和提高管理水平的重要环节，通过本文的分析我们可以看到，在体系建设，流程管理，协同管控、科学评估和人员素质上，我们依然存在漏洞和不足，因此我们要进一步理顺物资采购招标环节。要加强企业管理， 建立健全物资采购招投标管理规章制度，健全完善相关体系，细化规定措施和要求，并将规章制度落实到各个环节。为落实好规章制度需要建立严密的监督和约束机制，将管理与监督进行有效的分离，坚持搞好监督和流程执行落实，通过规范化、精细化运作和严格管理，做好管理到位、责任到人，确保物资采购工作顺利推进，为企业经济发展提供保证。

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