信息时代会计档案管理面临的问题及对策

信息时代会计档案管理面临的问题及对策

姜红群

灌南县水利局 江苏连云港 222500

摘要：当前国内的信息化技术不断发展，财务信息化水平也在逐步提升。国内一些金融公司通过建立现代的财务信息化系统，来提高单位内部的财务控制能力，通过在财务系统上来保存会计档案，可以提高档案的存储安全性；通过开展电子化的会计档案存储，也会加快单位内部财务信息化建设步伐，利用信息系统会存储大量的会计资料，进而减少公司内部档案资料存储成本，降低保管难度。

关键词：会计档案；信息化；建设

1会计档案信息化建设的具体内容研究

1.1收集和挖掘数据

在推动公司内部的档案信息化建设当中，要实现档案数字化发展。其中，将档案的纸质资料转变为电子文本来存储。在公司的系统中，财务人员由原先的档案资料纸质保存，逐渐转为电子保存，来实现单位内部会计档案数字化发展。通过在单位内部的财务管理系统中设置档案保存功能，这样会方便财务人员及时地将档案信息存储在系统内部，这样也方便后期对于档案资料的查询、搜索、传递和保管。

1.2构建档案信息的管理平台

财务人员通过建立档案的管理信息系统平台，实行会计档案全生命周期管理，将会计档案从制、存、查形成一整套的全生命周期管理流程，存储海量的数据信息，减轻财务人员工作压力。并且在信息系统内，通过设计档案数据的检索、报告和统计功能等，发挥会计档案价值。在大型企业内部，管理人员会对档案数据进行实时的控制。

通过利用信息系统，来查阅、保存档案资料，提高单位内部对于档案资料的管控能力。

1.3建立会计档案的辅助决策系统

在公司整体经营期间，公司需要构建会计档案的决策辅助系统，通过在系统内存储大量的会计资料信息，这时就可以提高会计存储的质量。并且，投资人员在项目的研判分析中，可利用系统去查阅相关的会计资料，提高单位内部投资决策的效率和质量，并且也会给公司高层领导人员提供财务决策数据支持。

2会计档案信息化建设的建议

2.1软件信息系统的建设

转变传统的管理思想：公司内部的财务人员要转变自身对于会计信息化的传统思想观念，公司内部的高层管理人员也要高度支持财务信息化的建设。公司内部的有关领导人员也要以身作则，加强对单位内部会计信息系统建设的监督，以提高单位内部财务数据管理信息化的水平。

优化设计会计档案信息制度：公司内部的财务人员要建立完善的会计报表编制标准，并且制定的财务分析报告需要与单位内部的真实性经营状况相匹配，来提高会计报表中财务数据的真实度。首先，财务人员通过科学地处理单位内部财务数据，以提高报表的质量水平，公司也需要结合未来经营发展战略，来制定会计档案的管理标准，并提高单位内部档案管控能力。其次，公司也要建立完善的财务控制制度，来提高单位内部对于各项财务信息数据的管控能力，并且在统计和核算财务数据期间，避免造成数据的遗漏等不良问题。最后，公司还要建立财务档案的数据管理信息系统，利用现代化的数据系统，来管理公司内部各类档案数据资料，这样可以提高档案存储的安全性。在过去，财务部门通常会保存纸质的档案资料，这种管理方式会占用较大的存储空间，也会给工作人员在查找档案资料带来较大的困扰。

重建会计档案管理架构：公司内部的财会人员利用信息化手段相比原先保存传统的纸质档案来讲，信息化的工作效率较高。首先，需要单位内部财务人员与外部财务系统供应商对现有的信息进行改造和优化设计，以拓宽财务系统功能。将会计档案的功能纳入到系统内部，并且公司的高层人员也要要求单位内部的生产部门、采购部门等各类业务数据资料也录入系统平台，这样会有利于财务人员去及时地收集业务数据，提高单位内部核算的精度。

2.2硬件系统的建设

构建会计档案信息网络:在推动公司内部的会计档案信息化进程中，公司内部的硬件系统会直接制约到整个信息系统建设步伐。因此，就需要公司内部高层领导人员给予档案信息硬件系统建设一定的资金支持和政策支持，购买外部高端先进的硬件设备，提高单位内部档案存储的效率，有效地推动档案信息化、数据化的发展。这样也会提高财务工作人员的档案存储效率，以及提高财务人员数据分析的质量水平。

建立会计档案安全管理机制:在公司内部营造一个良好档案数字化的管理氛围，并且要在财务部门优化设计档案的安全管理机制，进而增强档案安全存储的效果。此外，还要在信息化系统内部，设置数据查询、数据存储的权限，以提高单位内部档案数据的保密性；在软件内部，给各个工作人员设置不同的管理权限，来实现档案资料的分级查询、分级管控以及加强对档案资料存储、使用、查询等各个活动监督监控；并且，公司内部的信息管理部门还要实现会计档案网络的物理隔离，也要给内部的会计档案资料实行双备份。

建立会计档案的辅助决策系统:在公司的经营期间，公司的高层管理人员要组织内部的财务部门有关人员建立财务档案的数据管理系统，来为公司的投资决策活动提供数据支持。由于会计档案的管理工作内容比较多，而且档案管理标准较为严格一些。因而，就给工作人员带来较大的工作困扰和难度，公司应组织各方力量来构建会计档案的辅助系统，来为公司的投资决策工作提供必要的数据支持。

2.3给会计档案工作人员开展信息化培训

在公司的经营当中，公司的高层领导人员要提高其对档案管理工作的重视，给单位内部从事档案管理工作的职工开展相应的信息技术培训，以提高员工的信息化管理水平。要求内部的职工要严格地按照公司的各项信息管理制度、规章来管理档案的查询、使用、存储等各类活动。公司内部的会计档案资料保存质量直接跟单位内部的管理人员有着密切的联系。只有提升相关人员的专业能力和职业素养，才能够综合地提高单位内部财务档案的管理水平。要在单位内部开展相应的信息技术学习、培训交流活动，使先进的信息化技术在公司内部有更深入的应用和融合。此外，公司还要引入外部高端、高水平的信息化人才，并提高单位内部现有人员的信息管理水平，进而提升单位的综合信息管理能力。

2.4利用计算机技术

在开展档案的信息化建设期间，需要单位内部的财务人员充分地利用计算机技术，优化配置单位内部的各项信息资源。在公司的长期经营发展中，会形成大量的会计档案数据，这些会计数据是整个公司的无形资产；需要财务人员对这些资产资料进行深入的研究，不断挖掘新的价值，对会计档案信息的统计分析，实现档案价值及风险预警的功能。尤其是要利用现代化的互联网技术来对传统纸质会计凭证、会计账簿和财务分析报告进行电子保存并满足财政部《会计管理办法》电子会计档案的有关规定，为公司节省大量的存储空间，降低公司的经营成本；并且电子化的存储方式避免纸质档案因管理不善造成毁损的风险，这样有利于单位内部整体档案资料管理工作的改进和提升。

3结束语

综上所述，随着国内信息技术的快速发展，国内许多公司也引入现代化的信息系统，来提高单位内部的财务管理水平。公司通过建立财务会计档案的数据系统，可以提高档案数据查询、保存的效率，为公司的经营分析和战略发展提供了决策依据。并且应用信息系统来保存档案资料，可减少单位内部档案室的存储面积，将档案管理人员从重复单一的工作中解放出来，降低公司内部的经营成本，提升档案管理人员个人价值。

参考文献：

1. 梁华杰,陈诗佳.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化[J].时代经贸,2018(7).

[2]梁燕莹.信息化条件下会计档案的电子化管理探讨[J].企业改革与管理,2019(12).

[3]涂小丽.浅析高校财务档案管理信息化建设[J].中国农业会计,2019(8).