论火力发电厂工程合同档案的管理

论火力发电厂工程合同档案的管理

史宁

国家能源博兴发电有限公司 山东滨州 256500

摘要：随着科技的进步，信息化时代的到来，档案管理工作也随之发生变化。档案管理工作是火力发电厂的一项基础性工作，记录并运转着单位的信息资源。而其中的工程合同档案管理工作作为档案管理工作中的一项重要内容，其重要性不容忽视。新形势下，将信息化融入到档案管理工作中，既能节省劳动力，又能大幅提高工作效率。文中对新形势下档案管理工作及工程合同档案管理工作存在的问题作出了分析，并对管理工作的创新路径进行了探讨。

关键词：火力发电厂；工程；合同；档案；管理

1浅析火力发电厂档案管理现状问题

1．1 档案管理不够规范，相关工作人员没有工作经验

部分档案管理工作人员，对于档案管理工作不熟悉，造成了档案管理不规范的现象。个别单位对于档案管理工作轻视，导致在信息收集和整理的时候不够规范，一些档案管理人员工作经验不足，也没有对岗位工作进行系统的培训学习。对于火力发电厂的档案管理工作而言，不是仅仅的文件资料的整理排放而已。在档案资料的整理过程中，也同样需要建立包括整理、归档、编制、保管、借档等具体工作流程。在档案管理人员上岗之前，需要对以上工作的职责内容完全熟悉。现如今，很多的火力发电厂已经开始形成电子的档案信息管理模式，因此，在进行档案管理人员的选择时，也需要多吸收新鲜血液，以年轻人为主的档案管理团队在工作思路上可能会更有创新性、对新事物的接受能力也更强。

1．2 档案管理方式老旧，效率质量低下

档案管理方式老旧，导致档案管理的效率和质量低下。有些单位以传统的档案管理模式管理档案工作，以人力为主进行档案信息的筛查和选择，这样不仅在时间上大大加长了工作时间，而且在工作质量上，人工检查、整理文字图表等信息很容易存在纰漏和问题。此外，随着火力发电厂的发展，档案资料所需放置空间也逐渐增加，档案库房空间不足问题也由此产生。因此，老旧管理模式和途径给火力发电厂的档案管理工作造成了压力。

2火力发电厂工程合同档案的管理

2.1对规章制度进行完善

为确保工程合同档案管理工作的顺利进行，需要根据公司的实际情况制定相应的规章制度，并确保规章制度的合理性和科学性。规章制度需要具备良好的可操作性、实用性与可行性，才能更好的引导和规范工程合同档案管理工作。针对工程档案管理工作的特点制定科学的规章制度，不仅要对管理工作者进行约束，还要对机制主导人员进行约束，并确保制度体系的严肃性和公正性，从而实现管理工作的高效性、灵活性和科学性。

2.2认识到工程合同档案管理工作的重要性

档案管理工作对火力发电厂的发展会产生深远影响，而其中的工程合同档案管理工作是重要的一项，虽然影响的效果是缓慢的，但长远来看仍然会产生不可估量的重要作用。由于档案管理工作的作用没有体现在表面上，因此存在档案管理工作流于形式的问题。对档案工作的创新，必须首先从态度上重视，要深刻认识到加强档案管理工作的重要性，最好能够将档案管理工作从行政管理部门中分割出来，成立独立的工作部门，配备专业的管理人员，并对奖惩措施落实［3］，对于表现优秀的管理人员给予奖励，进而激发工作人员的积极性，从而确保档案工作的高效运行。

2.3以科技信息收集整理手段形成新的档案管理信息库

信息网络平台和相应的信息数据库等新型管理手段的出现，增加了档案在火力发电厂中的利用率，档案管理工作人员要想办法快速学习新型网络管理模式。网络信息技术优秀的年轻档案管理人员可以给老员工讲解新型网络管理思想，以效率和质量的提升为保障，形成一体化，全面建设数字化档案信息管理数据库。另外，采取新型科技技术，如云计算，大数据等管理方式引入，逐渐代替人工化的管理方法。数字化管理也是全面更新火力发电厂档案库的有力方式，以市场为研究对象，实现火力发电厂档案管理的新模式。信息化时代提倡线上线下同步进行的火力发电厂档案管理工作，能够引起更多的火力发电厂重视档案管理工作的信息化。另外，递进式的档案管理数据库能够从时间年限，档案形式和资料类别等方面进行区分放置，也为后续的档案查找和确定减少了很多的负担和问题。

2.4 提高管理人员的综合素养

合同档案管理具有较强的实用性和专业性，档案管理水平是由管理团队的综合素养决定的。管理人员的业务素质问题，会导致管理工作遇到很多困难，难以满足档案收集、利用和管理的要求。为适应新形势下的档案管理工作，合同档案管理人员需要对管理思维进行转化，并对信息化的认识和接受能力进行提高，从而优化档案知识结构和管理流程，不断提高信息化档案管理人员的综合素养［4］，掌握档案管理业务流程、手段和方法，从而满足信息化档案管理的需求。

2.5以规范统一的管理制度进行档案体系化管理

规范统一的管理制度是档案体系化建设的重要一环。从档案的收集到整理就要开始区分档案类别，对于收集好的信息资料进行组合，形成种类不同的编制文档，再按照时间的顺序逐一排列，形成管理秩序。对于查找率比较高的档案可以进行标记，无论是线上的网络管理平台的标注还是线下的重要档案都分别管理，是可行的方法。此外，就是对已经整理好的档案的鉴定工作，一般对于火力发电厂历史年代比较强的档案信息要重点检测，根据不同档案的历史年限的不同，其保留和档案储存放置方式也会有所不同。对于保留时间超过年限的可以及时进行销毁，防止对于后续的档案更新和线下档案库的整理造成阻碍。最后，就是档案的保管，对于重点管理的档案需要结合科技手段，增加其保密性。

结束语

火力发电厂工程合同档案管理工作重要且必要，不仅影响火力发电厂工程的发展，而且从社会的实际需要上看，火力发电厂工程的档案建设也有实际意义。从传统的档案管理模式上进行借鉴优势、刨除劣势，以科技信息手段形成网络档案管理库，形成线上线下同步更新的新时代火力发电厂工程档案管理模式，能够为火力发电厂工程发展提供良好支撑。

参考文献

[1]姜麟.建设工程合同风险分析和对策[J].建材与装饰,2018(13):143-144.

[2]张骏,覃波静.基于合同管理的轨道交通工程档案完整性管理机制初探[J].浙江档案,2017(07):61-62.

[3]刘勤.论火力发电厂工程合同档案的管理[J].才智,2015(29):361.

[4]黄婉群.论建设工程合同档案的科学管理[J].城建档案,2013(06):63-65.

[5]李文.论工程合同在工程建设中的作用[J].科技与企业,2012(15):67.