竣工档案资料的整理浅析项目管理中几个关键点

竣工档案资料的整理浅析项目管理中几个关键点

韩顺利

中国葛洲坝集团第三工程有限公司 ,陕西，西安， 710000

摘要：竣工档案资料整理是工程项目管理中必不可少的一个环节，既是施工单位对自身项目工程整体工作的一个总结，也是业主对整体工程的一个验收要求，因此，竣工档案资料必须完整、全面、准确、严谨，尤其涉及到质量安全与监督管理的相关内容，都要整理成册、归档备案，以供业主验收查阅。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对竣工档案资料的整理浅析项目管理中几个关键点提出了一些建议，仅供参考。

关键词：竣工档案；资料整理；项目管理；关键点

引言

竣工资料的整理和汇编是要与施工过程同时进行的，要求有关人员及时对数据进行获取并对施工过程进行控制监督。尽可能的消除竣工资料的获取问题以及收集和归档的困难，并且基本上满足与工程建设同步的要求。

1、竣工档案资料整理的关键点分析

1.1从工程项目开始就抓起是做好竣工工作的前提

在工程项目施工的初级阶段，施工企业就需要建立完善的竣工档案资料管理体系，确保竣工档案资料管理体系中有专业的工作人员负责收集、整理，并且还需要要求工作人员的工作步骤需要与相应的文件保持一致，从而可以确保工程竣工档案资料能与工程项目施工的进度保持一致，还要工程竣工资料能与工程项目施工同步完成。工程竣工资料工作人员在编制工作管理目标时，可以实行三同步的管理目标。三同步指的是工程开工与竣工资料收集同步、工程施工过程与竣工档案资料的记录同步、工程完工验收与合同竣工档案资料验收保持同步。在工程项目实施的整个过程中将三同步的管理目标落实到位，是确保档案资料管理工作顺利开展的基础。

1.2质量验收档案资料的编制与整理

项目竣工后，业主会组织质量验收，针对质量验收中一系列验收报告、试验报告以及建材、设备合格证书，均要准确完善。项目完工后，业主对项目各质量安全问题进行验收，包括地基工程、结构主体工程、装饰、建材质量、给排水工程、电气工程、机电工程、通讯通风、电梯工程等一系列相关问题进行质量验收，在此过程中，负责档案资料整理工作人员必须认真记录每项验收过程、验收数据和验收结果，形成规定格式的质量验收报告，并对验收项目按一定顺序和格式归档整理。

1.3竣工图纸

竣工图纸可以有效反映项目建设的实际情况，因而有关人员必须确保比较数据时的实际情况与施工图纸相对应。在竣工图纸的构建过程中，必须仔细制定相应的建筑记录。此外，有必要及时跟踪出现设计变更和技术变更的有关数据文件并进行整合。值得关注的是，竣工图纸上面必须加盖公章，这同时也是创建竣工图纸过程中必须完成的一个重要要求。除此之外，有关人员还必须完成签名过程，只有完成每个文件的加盖公章和签字署名之后，才能将它们另存为竣工图纸进行保存，否则不具有任何法律意义。

2、档案资料管理中问题分析

2.1重视程度不够

企业对资料的重要性没有正确的认识和足够的重视，而是将更多精力放在安全生产、提高效率、成本节约诸多方面，忽略了工程资料管理的重要性。同时，不同的施工企业采取的管理方式都存在一些差异。所以在工程资料管理工作中，这种不重视是导致资料管理出现问题的主要原因之一。

2.2管理各环节衔接不当

资料管理工作各个环节衔接不当会引起资料缺失或者不完整的问题出现，还会导致重要技术资料丢失的现象。对于现阶段资料管理问题，在很多企业施工过程中，各部门联系不密切，技术文件、施工记录、资料缺失的现象时有发生。这些对工程项目造成较大影响的问题亟待解决。因此，要运用合理科学的措施加强资料管理工作的衔接性。

2.3归档的准确率不高

图纸或文件上有划痕、水渍，施工过程中有变更在图纸上没有准确地体现出。很多文件签署不全，或是有代签的现象都严重影响归档的准确率，使工程档案的真实性受到严重影响。例如，有的建设单位或施工单位的技术人员同时兼职档案管理人员。对工程档案的归档范围和归档要求一知半解，有什么，归什么，没有做具体的要求，导致归档的资料签署不全、没有逻辑顺序、准确率不高，档案提供利用带来不便。

3、项目质量监督管理的一些关键点分析

3.1加快信息化建设

在信息化时代下，档案管理信息化、数字化已经成为了行业发展的必然趋势，而对于工程领域的技术档案管理与资料整理工作来说，信息化建设也同样是十分必要的。在当前的工作环境下，建设单位除了要转变错误工作观念，重视技术档案管理的人力资源支持，同时也要适当提高资金投入，购入各种性能良好的计算机设备，并将档案管理信息系统与存储技术档案文件的数据库建立起来，为信息化档案管理的实现提供良好物质基础。另外，建设单位还要组织档案管理人员对信息技术进行学习，帮助其掌握档案管理信息系统的操作技能，具备信息化档案管理能力，这样才能够让档案管理信息系统及专业化设备得到有效应用。

3.2增强资料管理各环节的衔接性

施工现场的技术资料能够准确反映一个工程施工的实体形成过程。建筑工程资料包括设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的各种资料，要求对每一环节资料的收集都要完整。加强各个工序之间资料收集的衔接性十分重要，现场施工的指导人员尤其要注意对于现场一手资料的收集，加强自身的责任意识与工作积极性。资料管理人员对于在现场收集到的文字资料与重要技术资料经核查确认要进行签字盖章，并进行分类存放。主要包括工程设计图纸、工程变更、过程工程隐蔽资料、施工日志等。同时相关负责资料整理的部门需要及时对收集的资料进行整合，做好衔接工作。最后包括归档、复查都需要及时完成，杜绝拖沓。要配备专业的管理人员来完成各项工作，保持资料管理各环节衔接得当，使得最终收集的资料系统且完整。

3.3工程档案工作中融入“四同步”原则

工程项目管理中下达任务时与工程档案管理的要求同步。档案人员及时与工程资料员进行沟通并现场检查指导资料收集、整理情况，发现问题及时更改，特别是签署不全、文件资料、不规范等普遍现象，提高了归档资料的准确率。工程建设项目最后一个环节是项目竣工验收，档案人员需要提前做好准备工作，提前了解项目概况，竣工验收时准时参加保证档案完整、准确、系统、规范。工程档案的管理要与当时的工作需要紧密联系，与工程项目管理下达的任务保持一致。

3.4加强工程项目的数据接收和移交管理过程

在建设项目竣工阶段，应该确保建设竣工数据应可靠，准确，完整和规范。在这一环节中，数据收集部门要进行自我测试和自我评估，然后由建筑部门和监理机构组织对所有组装单元进行检查和验收。如果处理的数据不准确，则必须由负责部门及时处理。对于工程项目竣工资料中的合格数据，应根据所需的表格和副本数从施工单位移交给建设单位，并且建设单位应系统地组织所有收到的项目文件，以生成完整的工程竣工数据。

结束语

总而言之，加强竣工档案资料的收集、归档整理工作十分重要，虽然从目前来看，工程建设的档案管理与资料整理工作仍然存在着一定的问题，但通过信息化建设、档案管理方法创新等针对性策略，仍然是能够使工程技术档案管理与资料整理工作得到完善的。

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