工程建设档案管理探索思考

工程建设档案管理探索思考

刘 坤

中国水电建设集团十五工程局有限公司 陕西 西安 710065

摘要：随着我国社会经济的不断发展，各项建设工程也越来越多，其中工程档案作为工程建设过程的记录本，不仅工程竣工验收的重要依据，也是项目投用后运营管理、技术改造的技术基础，因此工程档案的管理也愈发引起建设单位的重视。本文探讨了建设工程档案归档管理的重大意义，分析存在的不足，并针对性地提出解决措施。

关键词：建设工程档案；归档管理；创新路径

1 引言

如今的时代是信息化的时代，新兴的信息产业代替了许多传统产业，社会进步的空间随之增大，产业效率越来越高。在工程建设项目方面，也有越来越多的企业尝到了信息化建设的甜果。但是，很多相关企业在档案管理方面的问题仍然采用非常传统的方式进行处理。在当今这个变幻莫测的时代中，传统的档案管理工作已经出现了一些问题，如果不对这些问题进行分析矫正，不仅会使档案管理工作难以适应时代的发展变化，还会让企业的运行出现问题。因此，档案管理工作问题的解决应该成为企业从上到下共同重视的话题。

2 工程档案的内容以及含义

在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。

3 目前档案管理中所存在的问题

3.1项目周期长，档案收集难度大

在工程建设项目开展过程中，施工单位并没有重视档案管理工作的重要性，同时也并未设立相关的档案管理部门，这就导致在档案管理的工作中出现了归档不及时、记录不真实等严重问题，这些问题导致工程建设项目在开展过程中无资料可寻，严重影响了工程建设项目进度。此外，有些施工单位仅注重片面的经济利益，对于项目所需的资料并未进行存档，也并未对工程建设项目各个阶段的具体资料进行归档，导致一些有价值的文件无法应用在重点工程建设项目中。

3.2 档案管理人员业务能力存在一定的差异

工程档案管理工作是比较严谨的，而且保密性较强，工作相对复杂，如今企业规模持续提升，信息化技术发展速度持续增快，有关部门的工作人员也越来越多，工程档案管理工作比较重视信息化管理。所以需要配备专业的人员来开展各项工作，不过由于市场的大部分工程档案管理人员能力有所差异，专业档案管理知识储备较差，难以系统地进行管理工作。不仅如此，一部分工作档案管理人员是兼职人员，在工作对接的时候比较容易产生信息遗漏的情况，因此整体的办事效率较低。

3.3 信息化水平不高

目前文档的信息化管理已相对成熟，大多数企业的档案管理都已实现信息化，但仍有小中企业停留在档案打印装盒的管控方式，不仅仅容易引起数据丢失，更不便于远程调阅，还大量占用场所用于存放柜盒，在因工作需要时，又要对档案进行搬运和清理，大大增加了工作人员的工作量。

4 建设工程档案归档管理中的创新路径

4.1 提高相关管理人员的综合素质与能力

管理人员，是整个管理系统的核心人物，管理人员的综合素质和能力直接关系到档案管理的工作质量。因此，对管理人员的培训必须提上日程，企业方面要高度重视起来，以定期培训的方式提高管理人员的职业意识和服务精神。必要的时候，还要进行业务能力的定期考察，保证管理人员的工作高效进行。关键还是要培养管理人员对计算机的操作能力，鼓励使用电子设备存储档案资料。因为使用电子设备存储资料不仅节约空间，也可减少人力物力的投入，还可以提高管理工作的效率。必要时可以制定相关的奖惩措施，激励员工学习计算机应用方面的能力。

4.2 明确组织与领导体系

在工程建设项目档案管理工作开展过程中，明确组织与领导体系十分关键。通过明确建立组织与领导体系，不仅能够建立工程项目各个阶段多样化的工作体系，同时能够在组织与领导的带领下实现对工程建设项目档案工作的宣传与推广。建立健全明确组织领导体系，实现有计划、有组织地开展档案管理工作，不断提高档案管理自身专业素养，加强对档案管理工作知识的学习，遵从组织与领导提出工作建设要求与重点，确保工程县建设项目开展的意义与必要性。明确组织领导体系，也能更好地加强落实相关具体政策，积极推进各个阶段档案管理人员的协调与配合，加强管理人员对于工作的重视程度，避免出现马虎的行为而极大影响了重点工程建设项目的开展，确保工程建设项目开展组织化、领导话、多元化和标准化。在组织与领导的配合下，抓住重点工程建设项目档案管理工作的重点内容，将不同阶段的档案管理工作落实到个人，实现不同阶段的档案管理工作分工，确保建设项目各个阶段具备完整的档案资料，确保档案管理工作的系统化。

4.3 提高管理技术

对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量。

4.4 大力推进建设工程档案标准化改革工作

基于建设工程施工档案类型的多样化与管理复杂化特点，为提高其标准化管理水平，相关职能部门应根据档案资料类别出台相应的统一标准格式，明确哪种类型的资料依照什么样的标准实施管理，表格形式、图纸格式、电子文档等资料的存档形式都有自身可遵循的标准，从而不断提升建设工程施工档案的规范化水平。同时对档案管理流程进行规范，明确档案编制、整理、入卷、归档验收等各个环节的质量标准与操作规范，确保每一环节的工作都有统一的规范可遵循，为后续施工档案的存档管理和档案资料利用创造条件。

4.5 加强声像档案数字化工作

为提高声像档案利用效率，在保存声像档案时，要与时俱进地以电子信息化为手段，运用数字化技术对声像档案进行分类建库保存，保证档案的完整性和安全性。因此，在档案录入时，要做好电子编码和分类号，方便后续调用。同时，构建完善的检索通道和服务平台，利用分类号等在平台上可预览声像档案，从而节省寻找时间和降低管理工作量，使声像档案利用更高效，更直接。

5 结束语

综上所述，档案管理正规化是建设工程管理现代化的关键环节，也是提高工程建设质量的重要保障。因此建设工程单位要高度重视档案的归档管理，成立专业部门进行管理，执行细致具体的存档制度，利用信息化的手段，抓好做细档案归档管理工作，实现档案真正的价值，而不是存完了事。

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