新形势下做好档案管理保密工作的思考 

新形势下做好档案管理保密工作的思考

云南省金马安防设备制造厂 云南昆明 650102

摘要：伴随着社会经济的高速发展与科技技术的提升，各个行业得以迅猛发展。档案保密工作与个人安全隐私问题、与企业、机关事业单位内部一些机密、秘密等均有密切的关系。所以新形势下加强档案保密工作力度，完善其管理措施，是十分关键的、必要的。文章主要对新形势下档案管理保密工作中存在的问题、加强档案管理保密工作的有效措施进行了详细分析。

关键词：档案管理；档案保密；问题；有效措施

1档案管理工作的重要性

档案管理是现代化管理中非常关键的部分，在企事业单位中发挥着不可忽视的作用。借助档案管理，对组织实际发展中发生的各类事情进行准确记录。可以说档案是呈现组织发展情况的第一手资料。进行档案记录可以明确组织发展中的各类问题以及优势，为日后的发展做好准备，更能够为改革以及发展提供良好的借鉴。经过对档案的分析，其可以不断进行改革，从而使管理水平得到显著提升。现阶段在企业事业单位中，各类的档案资料并存，比如有人事档案和办公室档案，这些档案记录着各方面的资料，人事档案中主要是记录着人员的工作经历以及政治面貌等资料，这样在人才引进的时候，管理人员可以结合这些资料。确定是否要进行任用。另外，是其他的一些档案资料，在这些档案中也记录着各种重要的信息。在实际的发展中，要不断从这些档案中找出问题，并借鉴一些档案中记录的重要信息，从中总结出经验教训，提升自身管理的效率以及质量，并促进企事业单位的全面发展及进步。

2档案管理保密工作的主要内容

2.1档案库房的管理

为了能够加强对档案保密工作的管理，需要构建档案库房，主要是能够按照不同的档案类别，对其进行分类管理，避免档案信息混乱情况。与此同时，构建了档案库房，能够防止档案被盗取的问题，加强档案库房的管理，需要制定档案库房管理制度，能够在管理的过程中严格遵守制定要求规范性地管理与使用。尤其是针对阅档室、办公室、档案库等，需要把三者分开管理，都明确各自的管理内容与要求，能够遵循各自的管理原则。

2.2涉密档案的管理

档案管理的内容、管理范围都比较广泛，所涉及的机密信息也比较多，要突出加强对档案保密工作管理的重要性。如果在对档案保密工作管理的过程中，发生了档案内容泄漏的情况，就会对经济、发展等造成严重的损害。因此，需要对涉密档案加强管理，能够具有针对性地制定相关的管理制度与要求，确保档案管理工作质量与效率。

3新形势下档案管理保密工作问题分析

3.1缺少完善的档案保密制度

目前，《档案法》《保密法》是我国档案保密工作必须遵循的法律。另外，部分单位依据自身实际拟定了一些相应的制度规定，虽然具备了规章制度，但在切实落实期间出现了很多问题，如落实不到位、制度不完善等，虽然部分单位拟定了定期督查制度，但在执行期间，通常一年甚至两年才督查一次，只是规章制度逐渐趋于形式化，从而经常出现档案失密现象，不仅损害了国家的利益，还损害了个人利益。

3.2档案保管人员的保密意识不够

一般情况下，我国档案保密工作分为改革开放前、改革开放后两个阶段。改革开放前，我国档案保密工作具有非常多的规定，呈现的状态是封闭式的。然而，改革开放后，人与人之间的合作、交流越来越频繁，档案管理开放及利用也变得越来越频繁，但人们的观念却不同以往，产生的变化十分明显，很多档案保管人员缺少较强的保密意识，错误地认为档案一旦开放，就没有值得保密的，所以混淆了一些保密与不保密的档案及资料的规定、要求，导致档案保密工作出现诸多错误及利益损失。

4新形势下加强档案管理保密工作的措施

4.1提升档案管理人员的综合素质

人员问题是档案管理中最基础的保障，管理人员的整体能力素质是干好工作的基础。一是做好人员招聘。目前很多单位的档案管理人员并不是专业的，岁数也比较大，对于新技术的使用还是有一定的困难。这就要求在合适情况下招聘专业人员，让专业人管专业事。二是做好现有人员培训工作。由于很多单位人员招聘并非简单事情，就需要对现有人员进行专业化培训。培训的时候要注意要有步骤有节奏，按照具体工作进行。同时培训的时候要特别注意对于保密工作的要求，确保档案管理人员能够始终保持良好的道德素养，能够始终做好保密工作，避免档案泄露的情况出现。三是要制定合适的考核标准。只靠工作人员个人的工作素养不是长久之计，还是需要制度来约束。因此，就必须根据最新的档案现代化建设，完善现有档案人员管理制度，保证档案管理工作能够长久地进行下去。

4.2对档案保密管理的机制进行完善

在档案管理的过程当中，相关管理机制也应该随着时代的发展来进行进一步的动态化调整，这样才能更好的适应新的保密工作的开展需求。结合当前不同类型档案保密工作的开展要求和特点，做好相关管理工作的进一步改进，制定相应的管理制度，提升管理工作的规范化。例如，在当前档案管理信息化建设的过程当中，我们应该对电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等做好相应的完善，引入规范化、标准化的管理理念，以一个更加现代化的角度来做好档案管理方面的设计与开发，提升档案资料的安全性。另外，在具体档案资料使用的过程当中，我们也应该做好规范化的管理和控制，对于档案资料是查阅人员的身份权限进行进一步的确定，严格依据相关的保密规定来开展相应的管理工作，提升整个档案资源利用的管控效果。

4.3处理好档案保密与管理利用的内在关系

在日常工作中，档案管理工作者必须要重视档案的保密工作，保守国家秘密不仅是工作人员的责任和神圣职责，更是每个公民应尽的义务，所以档案信息必须做好保密工作。在档案管理工作中，首先需要确认好档案管理期限和保密期限的综合性作用，再结合企业的实际工作需求，制定全方面的档案保存管理机制。在管理工作中有效甄别出档案管理的保存期限，所有档案管理保存需要符合国家相关法律规定，以此来保证档案管理工作不会由于保存期限较短，而对国家安全和利益造成负面影响。但是档案保密的目的之一也是为了更好地利用档案，所以档案也不能束之高阁，要在保证档案保密工作做好的前提下让档案发挥其应有的价值，要在合理范围内加以利用。在使用过程中要注意保证档案信息不被泄露，档案管理部门和使用部门要及时沟通。

4.4对新的技术进行适应和有效应用

当前新的发展环境下，档案保密工作的开展，需要对各类新的技术的应用进行更好的适应。对此档案管理人员在档案保密工作开展的过程当中，应该对于各类计算机网络技术进行更加充分的了解，并且掌握一些网络安全防范方面的操作和意识，让他们能够更好的提升自身的档案管理水平。与此同时，档案管理人员也应该积极的进行学习，对于当前实际档案保密工作当中所存在的一系列问题进行更好的研究，通过与相关专家进行交流，攻克其中所存在的各方面的问题。通过将理论学习和实践操作进行更好的结合，围绕现阶段档案保密工作的开展需求，提升档案保密工作的开展水平和效果。

结语

综上所述，加强对档案保密工作的管理，能够在管理的过程中，及时地发现存在的问题，制定完善的管理制度，使各项工作都能规范性地操作，发挥出档案工作保密的重要性，确保档案文件的完整性，从根源问题上抑制档案丢失、损坏等情况，采取科学的管理策略，促进档案管理保密工作的稳定发展。

参考文献

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[2]商行.加强新形势下档案管理工作的几点思考.吉林劳动保护，2019（05）.

[3]李新梅.浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略.科技经济市场，2019（9）.

[4]刘正平.探究如何做好档案管理中的保密工作.神州（上旬刊），2019（6）.