浅谈建设工程项目文件预立卷工作的现状及建议

浅谈建设工程项目文件预立卷工作的现状及建议

张华

中国铁建大桥工程局集团有限公司 天津 300300

摘 要：建设工程项目文件预立卷工作的效果对于项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性起到至关重要的作用。如何做好项目文件的预立卷工作，本文从预立卷本质、现状出发，给出了一些做好项目文件预立卷工作的建议。

关键词：建设工程；项目文件；预立卷；现状；建议

项目文件是指项目在建设过程中形成的文字、图表、音像、实物等文件材料，对其经过鉴定、整理并归档就形成了项目档案。项目档案应满足完整性、准确性、系统性、有效性和规范性等“五性”要求，应使其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。督促各单位在组织施工生产过程中，针对项目文件的形成、积累和收集，持续不断、行之有效地开展项目文件预立卷工作，是保证项目档案“五性”要求的根本。

一、项目文件预立卷含义及本质

1.预立卷含义

项目文件预立卷工作是在工程项目建设过程中，对项目文件材料随时收集积累最有效的形式。由项目各业务部门立卷人员或项目专兼职档案人员，根据项目文件形成规律，参照项目档案归档范围，按照组卷方式，预先编制项目文件预立卷类目，然后随时将项目建设过程中形成的项目文件按照所编的预立卷类目分类存放于相应卷盒，预见性地做好日常项目文件管理的一项系统工作。

2.预立卷本质

预立卷的本质在于项目档案应注重项目建设的前端控制和过程管理。从档案专业角度来看，预立卷工作开展的好能有效保证项目文件的及时性和完整性，确保项目文件与施工进度同步形成，进而有效防止在整理、归档阶段出现应归档资料找不到或形成文件不合格而去弥补或反复修改文件等管理不到位的问题，从而保证档案的完整、准确、系统、有效和规范。

二、项目文件预立卷管理现状

1.工作策划不够。项目成立之初，通常会对质量、安全、进度、成本等工作开展策划，但对项目档案管理工作往往没有策划或策划不够。施工单位与建设单位关于对竣工文件要求等方面的沟通往往被动多主动少，对有关规范标准学习不够、了解不清，或建设单位本身对项目文件没有具体规范的要求，施工单位习惯于按照以往经验或自己的理解开展相关工作，导致所形成的项目文件存在文件样式不对，文件种类数量不足，文件之间缺乏逻辑性等问题。

2.领导重视不够。在项目上场后，或因为主观上轻视项目档案工作，或因为客观上缺少场地、人员等问题，而对项目档案工作投入不足，表现在没有配备独立的满足八防要求的档案室（或资料室），没有符合要求的装俱（柜、架、盒等），没有安排适应工作需求的专兼职档案人员，还有的项目部没有成立项目档案工作领导小组，没有制定项目档案管理办法等等，致使项目文件从组织至制度再到空间和人员缺乏。

3.人员素质不够。项目档案管理是既要有工程专业知识又要懂档案基础业务，既枯燥乏味又要有细心、耐心和责任心的工作。项目档案人员要善于从大局着眼，从小处着手，既要做好自己的本职工作，又要做好与相关业务部门的横向联系。这些其实对于从事项目档案管理工作的人员提出了很高的要求。但是通常项目工作重心在工程建设过程，人员安排也侧重于工程建设和项目管理，同时由于项目文件管理工作复杂，收集汇总难度很大；因此，项目上专门从事项目档案管理的工作人员匮乏，通常无专职项目档案管理人员或由其他人员兼任项目档案管理工作。这些从业人员往往缺乏专业知识和技能，导致档案整理工作不规范，质量不高。

4.过程管控不够。施工过程中，有的项目部侧重于对安全、质量、成本、进度的控制，对项目文件的管控做的不够，满足于完成验工计价所需，过程中对其数量、质量要求不高。有的项目由于建设单位确定文件要求不及时，或施工单位习惯于按照已有经验来自定并填报表格，忽视行业规范性文件或本工程项目文件格式要求。也有的项目，项目文件的形成滞后于项目施工进度，导致项目文件收集移交不完整或工程竣工后大量补竣工文件的情况发生。

三、项目文件预立卷工作的几点建议

1、健全管理体系

一是在项目部成立之初，要成立项目档案工作领导小组，明确责任部门责任人，明确岗位职责，构建横向到边纵向到底的项目档案管理网络体系，搭建项目档案工作相关人员QQ群、微信群、电话号码薄等沟通平台，确保信息传递及时顺畅。二是根据职责划分，以及文件收集范围及归档要求，制定项目档案管理制度办法，落实项目档案工作“三纳入四同步”制度，建立健全项目档案考核机制，以及项目档案应急预案。

2、加大经费投入

一是为确保工程项目文件存放安全有序，防止出现项目文件随便乱堆乱放，以至丢失的现象，或在存放过程中出现各种不安全因素，项目部务必克服空间困难，满足项目档案库房（或资料室）的用房需求，并按照档案库房要求，做好“八防”工作，库房不得兼做它用，同时配备合适的架、柜、盒等项目文件装俱。二是做好项目文件数字信息化建设，利用档案智能管理系统或其他项目文件管理系统，做好项目文件预立卷的框架搭建，以方便随工程施工进度同步开展项目文件管理工作。三是加大对项目档案培训经费的投入力度，可采取走出去请进来的方式，提高业务人员素质，如可通过聘请行业内或档案馆的业内专家进行培训指导，或是到项目文件预立卷工作开展的好的单位去观摩学习，或是各标段各分部工区的档案业务人员互相交流等方式，提高工程项目档案管理人员整体业务能力，为项目文件预立卷工作做好智力储备。

3、加强队伍建设

一是要做好预立卷工作，首先应配备适应岗位需求的专兼职档案人员，且工程建设过程中应保持稳定。项目档案人员的经常更换，不利于保持项目文件的连接性和齐全性，因此，各单位应制定政策保证专兼职档案人员的相对稳定，并注重对新档案人员的培训。二是项目建设过程中，项目文件的形成和积累也常受到一些诸如临时变更等突发事件影响，资料的整理也随之变化。因此对于项目档案人员来说，要有足够的责任心、耐心和细心，要做到手勤、腿勤、嘴勤，随时依据工程建设的情况变化做好预立卷条目的调整。

4、做好前期策划

一是做好前期准备工作，项目上场后应拟定项目文件归档范围、分类方案、案卷类目等预立卷指导性文件，并按照案卷类目的设置，预告设置好预立卷卷盒，对工程建设过程中形成的资料及时按时间、类目等进行分类和整理，这是一项系统工程，要做得尽量科学、详细、具体，这一步尤其重要。二是因为很多大型建设工程历时长，人员多，体量大，专业强，尽早确定项目文件表格式样及具体填写要求，规范工程名称及用词，明确项目档案分类号、案卷目录、卷内目录等组卷编制要求，使项目文件预立卷工作与工程项目建设保持同步，尽量降低后续补充、整改的工作量。

5、加强过程管控

一是遵循项目档案管理的“四同步”要求，项目档案人员要积极主动通过多途径了解工程施工进度，沟通项目文件形成进展，提请有关人员重视，促使项目文件形成与工程进度相匹配，同步进行。二是为更好地开展项目文件预立卷工作，可定期召开项目文件整理工作会议，提要求定计划找措施，同时要加强日常项目文件预立卷工作检查和交流，除建设单位档案工作组检查外，承建单位尤其应加大自查力度，及时发现其中不符合归档要求的问题，及时修正整改，并确保后续形成的项目文件规避此类问题。三是当有项目专兼职档案人员离职时，要认识做好交接工作，交接要全面细致，涵盖从目录到资料到卷盒到电子数据等的交接，并执行监交制度。四是要严格执行项目文件借阅登记制度，借出文件要登记清楚并明确出借时限，对于到期未还的项目文件要及时催要，归还时做好检查，并及时归卷，确保出借文件安全。五是在工程建设收尾阶段，要全面复核项目文件收集、整理情况，及时查漏补缺，确保项目文件满足完整、准确、系统、有效和规范的“五性”要求。

做好建设工程项目文件预立卷工作，着重强调事前策划和事中管理对项目文件管理工作的控制，旨在解决工程建设“重实体、轻档案”导致项目文件在形成、积累阶段存在的问题，减轻项目文件整理、归档阶段工作压力，避免事后管理带来的诸多不利，有效提升建设工程项目文件质量，进而大幅提升项目档案管理水平。

参考文献：

[1]周穗军．如何加强公路建设项目档案管理的思考[J]．兰台世界，2016（8）：27-28

[2]林丽云．关于工程项目档案“单元归档”的思考与实践[J]．浙江档案，2016（8）：56-57