试论事业单位档案数字化管理

试论事业单位档案数字化管理

汪洋

青岛市不动产登记中心 山东 青岛 266000

摘要：近年来，现代化建设发展迅速，事业单位的发展也有了改善。随着“互联网+”时代的到来，各行各业均致力于数字化建设，事业单位综合档案管理也应如此。据调查得知，事业单位综合档案数字化建设均存在资金与设备匮乏、管理制度不完善、档案管理人员专业素养参差不齐，跟不上档案新时代发展的要求等一系列问题，严重阻碍了综合档案数字化建设进程，导致档案管理差强人意，事业单位中的档案管理难以取得创新性发展。为此，事业单位应深入探究，想方设法推动数字化建设进程，最大化开发与利用综合档案资料信息，确保各项工作顺利开展，以此来促使事业单位早日实现综合档案信息化管理，为社会大众提供优质档案服务。

关键词：事业单位；档案；数字化管理

引言

档案管理是事业单位管理工作的一部分，在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势，事业单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。受多种因素的影响，事业单位档案数字化管理还存在一系列问题，需要具体问题具体分析，提出相应的解决策略为事业单位的持续发展服务。

1数字化管理所具备的条件

1.1数字化工具不断发展

随着科技进步，数字技术、信息技术的不断发展，新技术体系规模不断的扩大。从20世纪90年代后期，我国的办公计算机化得到了发展和普及;再者到了21世纪初，互联网的发展，让所有信息传递变得更加流畅;到了21世纪第二个十年，移动终端的普及让数字化工具成了人们生活和工作中不可分割的一部分。这就意味着事业单位在日常档案管理过程中，逐渐实现了无纸化、电算化的数字事务处理。数字技术也在不断升级，从磁盘、光盘再到如今的云存储，升级速度越来越快，通信技术、电子信息技术也越来越稳定。数字化工具的发展为事业单位的档案管理提供了硬件基础。

1.2人才资源充分

IT的发展也促进高校加紧培养信息人才，档案管理人才的信息技术技能也得到了培训。档案管理人才储备日益发展壮大，档案管理人才不仅被要求善于管理档案，还需要拥有丰富的计算机知识、网络操作能力和数据库管理能力。与此同时，事业单位内部也十分重视对工作人员的信息技术继续教育和培训力度，满足了事业单位档案管理的软件基础。

2事业单位档案数字化管理的现状

信息技术高速发展的今天，档案管理工作环境也在不断的优化，专业理论知识的支撑也是其发展的一大优势，档案管理理念上也开始有所转变。但是，我们在看到成绩的同时，不能忽视事业单位档案数字化管理存在的问题：

2.1 工作标准缺乏科学有效性

就当前情况来看，很多事业单位都开始重视档案的数字化建设工作，但是并没有认真、仔细的探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度？数字化管理要达到什么样的成效？单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求，部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档，导致事业单位数字化档案管理的局面比较被动。

2.2 档案数字化管理安全意识不到位

通过互联网技术进行档案数字化管理工作能够大幅度提升工作成效，让档案管理变得更加方便，但是互联网的安全一直是业界所担忧的问题，一旦受到黑客的攻击，或者计算机受到病毒感染等都会影响到信息安全。由于部分事业单位档案管理工作是由一些非专业人员承担，缺乏必要的计算机技术知识，不能全面认识到档案管理工作，信息安全意识淡薄，导致档案数字化管理中的一些重要信息存在泄露的风险。

2.3 档案数字化管理人员综合素质有待提高

在开展事业单位档案数字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开，信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进。纵观当前事业单位档案管理人员现状能够发现，由于受到机构编制等因素的影响，档案管理人员的更新比较慢，现有人员缺少专业化的培训，导致文化软实力受到了限制，专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展。

3事业单位档案数字化管理

3.1构建出完善的综合档案电子管理系统

信息时代下，充分利用综合档案，不仅能够为我国经济社会可持续健康发展奠定扎实的基础，还可实现事业单位部门信息交流与共享资源。综合档案是社会发展过程中全部信息全面、如实的记录，它能够将经济社会发展进程全面展示出来，为各项决策提供信息。综合档案数字化管理过程中，事业单位应立足于自身实际情况，合理设计各项指标，迅速将以前纸质档案信息转变为电子数据。另外，构建档案数字化管理系统时，不得忽视数据采集这一环节，在自然语言功能处理过程中，应根据术语设计相对应的索引关键词，为企事业单位及群众查找提供便捷。

3.2提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

3.3提供便捷的信息服务

事业单位综合档案的服务对象为企事业单位及社会大众，所以在大数据环境下，利用综合档案信息化，增强信息服务的质量，向用户提供不同需要以及类型，有价值的档案资源，表现出了大数据背景下信息服务的特色。运用电子邮件、视频以及网络短信等相关信息传输方式，让企事业单位及社会大众能够对档案信息予以有效的查询以及利用。立足于网络技术，构建信息资源共享平台，进而让档案能够实现开放式服务，同时通过档案资源，有目的性地向企事业单位及社会大众提供服务、政策等相关信息，进而满足其具体需求，促进信息服务质量及效率的提升。

结语

总而言之，信息技术的发展促进各行各业的进步。事业单位档案管理的数字化是必由之路，是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应事业单位档案管理数字化的趋势，各级单位工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革，从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。

参考文献

［1］郑辉.新时期事业单位档案数字化管理研究［J］.办公室业务，2020（01）：110—112.

［2］李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革［J］.办公室业务，2019（24）：149—151.