浅析加强不动产登记档案管理的作用及措施

浅析加强不动产登记档案管理的作用及措施

王天霖

克东县不动产登记中心 黑龙江省齐齐哈尔市 164800

摘要：新时代为不动产档案管理工作带来了机遇与挑战，因此，不动产档案管理人员需要抓住机遇，不断努力，在实际工作中积极推进不动产档案管理工作的创新发展， 深入挖掘档案信息资源中的潜在价值，加快推进档案信息资源的开发利用，从而使档案的重要价值更好地发挥出来。基于此，本文主要分析了加强不动产登记档案管理的作用及措施。

关键词：不动产；登记；档案管理；作用

引言

在国民经济发展的新常态下，不动产登记档案管理工作要与时俱进，为经济建设和不动产市场构建一个稳定健康的交易环境。不动产登记部门应掌握先进科学的信息技术，针对新时期的命题优化改善不动产登记档案管理体系，推动不动产登记档案管理工作的科学化和规范化。

1 档案管理主要内容

1.1 档案信息化管理是发展的必然趋势

档案信息管理是指档案信息的输入、 组织和输出等一系列活动的有机结合， 而且还是一个有组织的活动过程和工作系统。 伴随网络技术在我国的全面普及，加快了不动产档案管理现代化进程的决心， 在互联网下的当代电子档案管理体系的建立已然加快了档案管理的步伐。

1.2 以档案信息资源建设为核心

以建立科学的、统一的档案管理模型，以扩大档案信息的开发和利用为目标，尝试使用先进且适用的计算机网络技术，充分利用不动产事业单位的信息资源， 以及开发档案信息管理系统，加强且完善组织事业单位完成所有档案的收集、汇总与保存等工作。 同时，提高不动产档案的现代化管理水平，为不动产事业单位管理、生产、经营等提供完整与多样的档案信息服务，为档案信息化的可持续发展奠定基础。 归档信息，符合不动产事业单位信息化的发展要求和事业单位的各项任务^[1]。

2不动产登记档案管理的特点

2.1复杂性

不动产包含的内容比较多，包括矿产资源、农场林场、土地、河流、房屋等，由于涉及内容比较多，有着很大的工作量，管理的难度也很大，而且不动产登记工作涉及许多的利益群体，因此，不动产登记档案管理有着复杂性的特点。例如，我们在进行房屋登记时，需要调查当地的土地信息、房屋销售面积、常住人口等，每一项内容都需要大量的工作，收集许多的数据和内容。从我国人口增长情况来看，中国有14多亿的人口基础，完成不动产的登记，即便是具体到某个区域内的不动产确权，也需要花费很多的时间，管理工作十分复杂^[2]。

2.2独特性

相较于其他的档案管理工作，不动产登记档案管理有着其特殊性，主要表现在专业性比较强以及独特性比较强。不动产登记档案管理的内容由权证说明、图纸表册、契约文件等组成，分别从多个角度对不动产的信息进行多维度的描述，资料有着真实性和唯一性的特点，搜集和制作资料时，也需要较强的专业技能。

2.3实时性

随着市场经济的发展，不动产交易也成为市场交易的一种形式，变得异常活跃。比如，买房卖房，不动产的产权也相应地发生，也客观地增加了不动产登记的工作量。为了提升不动产登记管理的工作质量，需要实时更新不动产登记工作的内容。例如，二手房的交易，只要交易以此，房屋的所有权都会发生一次变化，必须详细真实地记录不动产的信息，才能保护人们的合法利益。

3新常态下不动产登记档案管理的作用

3.1保障产权相关人的法律权益

上文提到过不动产登记档案管理工作具有一定的法定性和唯一性，这也就决定了不动产登记档案管理工作可以在产生不动产产权等争议时为产权相关人提供有效的法律支持，保证相关人的法律权益。不动产交易市场具有大额钱款交易、交易时间长、房产价值升贬空间大等特点，因此注定了不动产交易流程无法简约化，充满了复杂性，民众在进行交易时面临一定的风险。不动产登记部门在民众进行交易时为其提供了实时有效的档案咨询服务，降低了一定的交易风险。在产权争议发生时，不动产登记部门也可以客观公正的为执法部门提供真实有效的档案信息，保障不动产产权人的合法权益。

3.2稳定不动产交易市场的健康环境

现今不动产交易数量剧增，不动产登记档案已形成超100万份的档案资料，这一数据每年还在递增中，而且相关档案资料的查询使用频率年超10万次。针对经济繁荣发展下产权变更频繁的不动产交易市场，为保障产权人的合法权益，不动产登记部门在进行登记档案管理工作时，严格遵循国家政策指导，对不动产交易活动严格监督和管理，强制约束交易过程中的不当行为，对于有产权纠葛，多次抵押的不动产有着严格的法律要求。不动产登记档案具有的法律效力，可以让相关部门在欺诈行为发生时及时有效的采取严厉处罚，降低了不动产交易的风险概率，有助于构建健康稳定的不动产交易市场环境^[3]。

3.3是城市发展的重要体现

通过查阅不动产登记档案，我们可以看到城市发展过程中，土地、建筑物等变动情况，可以说不动产登记是一种文件记录，记录了城市的发展和变迁。不动产登记档案也有着文化属性，为了保证社会的稳定发展，加强对不动产登记档案的管理，而且随着市场经济的发展，不动产登记工作，同样也需要不断发展和完善，更好地发挥其积极作用。

4不动产登记档案信息化管理的有效对策

4.1 加快档案标准化建设

不动产登记档案信息化管理不能仅仅着眼于某一环节，而应强调全面性、系统性和协调性。一是要加快建章立制工作，从制度上明确工作目标、工作职责分工、工作内容、资源保障等内容，优化档案管理环境。档案管理人员则应根据业务规范与技术标准对档案资源进行数字化处理，建立相应的管理台账，提升规范性。二是要明确信息资料的流转时限、归档时限，确保相应的信息数据能够及时立卷归档，提升档案管理实效。

4.2 建设科学合理的工作机制

为了加强不动产档案管理工作与信息化技术的融合，必须建立一个科学合理的奖惩机制。 建立良好的管理人员奖惩制度，应着眼于单位的利益，从而有效保护每一位员工的切身利益，实现真正的公正合理。 科学的奖惩制度可以有效激发每个员工的工作积极性，大大提高管理效率。 因此，一方面有必要建立对工作的奖励制度， 另一方面必须制定适用于违反制度的惩罚规则，以达到工作机制真正的公平公正，奖惩严明。

4.3做好档案服务平台建设

一是要进一步完善档案管理系统功能，结合档案查阅需求、检索需求设置相应的检索条件，满足不同主体的检索要求，进一步提升档案服务水准。二是要在确保档案安全的前提下，加快档案数据共享步伐，扩大档案利用、档案服务、档案共享范围。相关单位之间可以在依托于物联网或者互联网的基础上，通过签订保密协议以及明确查阅权限的方式进行共享，实现互利共赢的目标^[4]。

4.4着力打造档案数据库

不动产登记机关要进一步更新思维，充分将云储存技术、大数据技术应用至档案数据库建设的领域。一是要从技术层面打通单位内部办公系统、业务系统与不动产登记档案管理系统之间的数据壁垒，加快信息数据的更新与同步，减轻档案管理人员的压力和工作量。二是要进一步在解决增量的同时，对历史存留的纸质档案资源进行数字化，为全面数字化、信息化奠定基础。单位可以探索通过服务外包的方式将该项业务外包给专业的事业单位，解决内部人力资源不足现状。

结束语

综上所述，我国经济已经进入一个高速发展的阶段，市场经济的发展，不动产交易变得更加频繁，我们必须做好不动产登记和管理工作，确保物权所有者合法权益不受侵害，可以减少不动产权的纠纷案件，保证社会的和谐稳定。

参考文献

[1]柯燕萍.浅析新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].办公室业务,2016(15):130.

[2]潘绮绮.不动产登记档案管理面临的难点及对策措施[J].城建档案,2017(9):63-64.

[3]杨建平.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策[J].科技资讯,2017,15(22):122.

[4]林艳君.新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].办公室业务,2017(12):175.