浅谈档案收集整理是管理好档案的基本要求

浅谈档案收集整理是管理好档案的基本要求

苏彩梅

博罗县华侨中学 广东 惠州 516000

摘要：档案整理工作与档案收集工作构成了档案管理中的基本实施要点，因而体现了档案收集整理环节的重要影响与意义。但是实际上，档案管理工作本身具有繁杂与琐碎的特性，相关负责人员对此需要投入耐心，并且保持谨慎的日常工作心态。为了实现档案管理水准提升的目标，那么重要的着眼点就要落实于档案资料收集与整理过程，充分保证档案管理日常工作的良好实施效果。

关键词：档案收集整理；档案管理；具体要点

全面实施档案管理工作旨在保证档案数据资料的真实与完整性，确保将档案数据作为各项日常决策的关键信息支撑。档案管理领域的日常业务能否得到有序的推行，根本上决定于档案数据整理以及档案资料收集的实效性。在此前提下，相关负责人员必须意识到严格实施档案资料管理的重要实践价值，避免由于人为管理疏忽而造成珍贵的档案资料存在安全风险。

1. 档案收集整理工作的实例

本人从2007年8月份起直到目前在惠州市博罗县华侨中学从事档案管理工作，主要负责档案收集整理、档案的保管及档案的服务工作。在日常工作中，充分运用耐心与细致的态度来管理现有的学校档案资料，全面登记借出的档案资料信息，并且妥善完成复制档案资料的操作。在借出学校档案资料的基础上，确保定期实现档案资料的归还处理，避免出现学校档案丢失的后果。

2. 档案收集整理对于档案管理工作的重要意义

在档案管理工作的推进过程中，档案收集整理环节属于基础性的档案管理实施要点，并且对于提升档案管理水准具有明显的必要性^[1]。档案管理的具体要点应当包含整理、收集与分类保存基础资料数据，在现阶段的档案工作运行中，网络技术手段已经被贯穿于档案管理的各个开展环节，因而体现了数字化手段与档案工作相融合的必要性。档案工作的基本宗旨在于妥善管理各类档案资料数据，对于专门的档案资料库予以建立，保证各项档案资料的完整。

档案管理的相关负责人员有必要保持细致的日常工作态度，认真对待繁琐的档案文书整理环节以及信息收集环节，全面提升档案的日常整理工作以及档案收集工作实效性。为了实现档案工作整体水准提升的效果，作为档案管理的具体业务负责人员就要充分认识到档案管理与档案资料收集的重要性，不断增强档案管理业务人员的专业技术水准。档案资料必须能够保证数据完整性，避免出现档案资料丢失或者档案信息失真的风险。具体对于整理与收集各类档案业务信息而言，相关负责人员务必保证耐心与谨慎的工作态度。

3. 改进档案收集整理工作的具体思路

1. 转变档案收集整理工作的传统认识

档案管理人员必须充分认识档案资料整理以及档案资源收集环节的重要性，转变对于档案收集环节与档案整理环节的局限性认识^[2]。在收集档案资料时必须保证现有的档案资料与资源覆盖于各个日常运行领域，充分体现档案资料种类的全面覆盖特征。档案管理人员必须按照正确的次序来编排各类档案资料，借助网络技术手段来收集电子档案信息。管理人员针对纸质重要档案资料在实施分类收集时，需要保证存放纸质档案的区域具有最佳的湿度与温度，并且将纸质档案保存在远离光线直射与火源隐患的空间。通过实施全方位业务档案收集工作，确保各类档案资料都能纳入学校档案管理的体系。实施档案收集工作旨在保证档案完整性，避免遗漏某些核心性的档案信息资源。

2. 结合档案日常管理与档案信息服务工作

档案收集整理具有繁琐的工作实施特征，其宗旨在于提供完整的档案资源服务，全面满足档案资源共享的需求^[3]。档案管理部门有必要分类施行档案数据的日常维护管理运行机制，增大对于各类档案资源的保护力度。档案资料如果没有被妥善的存放，则很容易造成丢失珍贵档案资料的后果，不利于形成档案的完整资料体系。档案管理部门对于档案整理以及档案收集环节必须给予充分重视，明确最基本的档案资料监管职责，按照正确方式来划分档案资料的数据资源种类。档案部门亟待完善现有的档案信息收集以及档案数据管理系统，严格监管现有的档案资源，合理运用珍贵的档案数据资料与信息资源。档案管理人员应当具备档案资源服务的意识，运用档案管理领域的专门业务知识来提供档案资源服务。

3. 提升专业化的档案收集整理业务水准

档案数据资料涉及很多领域的业务信息，档案数据资源如果出现了丢失现象，则会给档案资源的优化配置以及资源管理过程增加难度，并且还会影响到相关业务决策的科学性。应当通过搭建共享资源平台的方式来分享档案资料，做好全方位的档案资源安全管理^[4]。档案管理人员对于自身的日常工作职责应当给予正确的认识，确保意识到档案整理与档案收集环节的重要实践作用。档案业务人员对于分类存放以及收集档案数据的基本操作流程必须做到充分熟悉，并且还要善于运用电子档案数据库等信息化手段，达到辅助实施档案日常管理工作的效果。相关负责人员针对电子数据档案可以保存在档案数据库内，便于随时查找电子档案信息，并且不必担心丢失电子档案数据。档案管理必须建立在网络运行平台的基础上，运用智能化的档案管理方式来保证档案业务信息具有完整性，节省档案资料的日常管理成本以及档案数据的收集成本。档案管理人员应当运用专业化的方式来实施档案资源统计、档案资料整理与档案数据收集等关键业务环节。

下表为档案收集整理工作水准提升的具体要点：

表1 档案收集整理工作的具体改进要点

结束语：

经过分析可见，档案收集整理的实效性直接决定了现阶段的档案工作整体实施效果。对于各种类型的档案资料在进行全面的整理与收集过程中，档案管理人员应当侧重于正确划分档案资料的种类，避免遗漏档案资料中的关键信息与数据。同时，档案管理人员的自身业务素养应当得到不断提升，充分保证档案管理人员能做到适应档案收集整理的全新工作要求，增强日常维护档案资料的力度。

参考文献：

[1]付文伟.如何做好污染源普查档案的收集和整理工作——以明水县营商环境局污染源普查期间档案收集和整理为例[J].黑龙江档案,2019(03):34-35.

[2]陈宝锋.如何加强学校档案收集与整理工作的思考[J].科技资讯,2019,18(04):199-200.

[3]邝建平.新形势下如何做好办公室档案的收集与整理[J].办公室业务,2019(18):112+148.

[4]张汇勇.完善档案收集整理是管理好档案的基本要求[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）.《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:《科技与企业》编辑部,2017:233.