基于事业单位的基础数据档案管理模式研究

基于事业单位的基础数据档案管理模式研究

李石秀

同略科技有限公司 广东 广州 510000

摘要：随着网络信息技术、计算机技术等现代科技的普及发展，近年来档案管理领域逐渐呈现出了数字化的发展趋势，但在很多事业单位中，针对各种基础数据的数字化档案管理却并未能够发挥出应有的作用。基于此，本文对事业单位基础数据档案管理存在的问题进行了分析，同时从档案电子化、数字化的视角出发，为事业单位基础数据档案管理模式的构建提出了一些建议，希望能够对事业单位档案管理工作起到一定帮助。

关键词：事业单位；基础数据档案；档案管理

引言：对于事业单位来说，档案管理工作虽然能够将日常工作活动中的重要信息准确记录下来，为人事调动、管理决策等各方面决策提供参考，但由于单位档案资料的数量较多，档案信息查找、整合十分困难，因此档案文件对实际工作的帮助往往比较有限。而在档案电子化、数字化的背景下，通过数字化形式档案的基础源数据加工与采集，则恰恰能够彻底改变这一现状，为档案中数据信息的提取、整合、分析提供极大便利。

1. 事业单位档案管理存在的问题

1. 配套设施建设落后

在档案管理的数字化发展趋势下，当前很多事业单位虽然已经实现基本实现了档案文件的电子化，但由于档案管理工作受重视程度较低，相关档案管理数字化、信息化建设资金有所不足，因此其相关配套设施仍然未能得到完善，而这也给事业单位档案管理工作带来了很多的麻烦^[1]。例如在硬件设施方面，不少事业单位在引入计算机、扫描仪、刻录机等硬件设施后，长期未能对其进行更新，很多设备已经出现了比较明显的老化故障问题，如果在工作中出现故障，不仅会使档案管理工作效率大大降低，同时还很容易导致电子档案的丢失。另外，在软件设施的建设上，很多事业单位则存在着质量较差的问题，如档案管理系统检索过慢、管理功能不齐全、系统存储容量有限等情况均十分常见，这同样给事业单位档案管理工作带来了较大的麻烦。

2. 专业人才严重缺失

档案管理的信息化、数字化虽然能够为事业单位档案管理工作带来很大帮助，但也同样对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员必须要在具备良好专业素养、工作能力的同时，掌握档案管理系统操作、纸质档案电子化等相关技能，才能够将数字化档案管理的优势充分发挥出来。然而从目前来看，由于国内专业档案管理人才相对较少，掌握数字化档案管理的高素质人才更是十分稀少，因此很多事业单位的档案管理专业人才都存在着较大缺口，各种数字化档案管理工作常常会因档案管理人员素质不足而无法完成，使档案管理工作效果受到了极大限制。

3. 档案数据应用不足

我国档案管理信息化、数字化的发展时间相对较短，很多事业单位虽然引入了一些先进软件工具、硬件设备，也实现了纸质档案向电子档案的转化，但在思维上仍然停留在传统档案管理时代，面对各种数字化档案，其应用方式仍然比较单一，数字化档案的价值并未充分发挥出来，档案中各种基础数据的利用率也是比较低的。另外，受工作习惯影响，很多事业单位工作人员尚未形成应用档案基础数据的意识，在工作中仍然习惯于按照主观经验来解决问题，很少会选择利用档案基础数据，这同样限制了档案数据的应用^[2]。

4. 信息安全难以保证

在网络信息技术飞速发展的今天，网络信息安全问题已经给人们带来了很大的麻烦，而在档案数字化的趋势下，这一问题也同样在档案管理领域得到了体现，并对事业单位档案管理工作造成了直接影响。例如在在事业单位人事档案的数字化管理中，档案文件中记录了大量的单位职工个人信息，如果档案管理信息系统遭到网络攻击，导致档案文件泄露，那么事业单位职工的个人隐私就很可能被不法分子所利用，并对职工的个人生活与财产安全造成威胁。

2. 事业单位基础数据档案管理模式的构建策略

1. 加快配套设施建设

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术等现代科技的不断发展，未来档案管理数字化必然会得到进一步推广，并为档案管理工作提供更大的帮助，而对于事业单位来说，要想让档案管理工作在未来得到优化，自然也就需要立足档案管理数字化发展趋势，加快对档案管理软硬件配套设施的建设。例如在硬件设施方面，数字化档案管理对硬件设备的要求虽然并不高，但对于计算机、扫描仪、刻录机、档案级光盘、防磁柜等硬件设施，仍然需要对其质量性能进行严格把关，同时做好日常维护保养工作，及时更新老旧设备，以满足数字化档案管理的硬件设施需求。而在软件设施方面，则需要加大软件设施建设投入，与相关软件、系统开发企业合作，根据单位档案管理工作的实际需求来进行档案管理信息系统及相关软件工具、数据库的自主设计，以提高档案管理软件设施的整体质量，使其能够更适合实际工作需求^[3]。

2. 建立专业管理队伍

在当前专业档案管理人才严重缺失的情况下，事业单位一方面需要正确认识到高素质档案管理人才引进的必要性，提高档案管理岗位工作待遇，吸引熟练掌握计算机操作、软件工具使用、数字化档案管理的高素质人才，以提高档案管理工作队伍的整体素质。另一方面则需要从人才培养入手，组织在职档案管理人员参加计算机操作、软件工具应用、纸质档案转化、数据库管理等方面培训活动，对相关专业知识进行学习，以帮助其提高数字化档案管理能力，适应全新工作要求。

3. 重视基础数据应用

对于事业单位来说，要想顺应档案管理数字化的发展趋势，实现对档案管理工作的全面优化，就不能将目光局限在档案的管理上，而是要从档案信息应用的视角出发，将完整的基础数据档案管理模式构建起来，为数字化档案中的基础数据信息应用创造良好基础条件。例如在档案利用方式上，就需要突破传统档案管理模式的限制，利用大数据技术来对数据库中的海量档案进行整合，之后再根据实际工作需求来确定档案数据信息应用方向，之后由从数据库中所有档案文件中提取出相关数据，在经过统计、分析后整理出更加清晰且容易理解的基础数据，以提高提高档案统计分析工作的准确度，为工作问题的解决提供重要依据^[4]。

4. 强化信息安全防范

对于数字化档案管理背景下的信息安全问题，事业单位还需提高自身的信息安全意识，充分认识到档案信息泄露的巨大危害，同时在推动档案管理数字化、信息化建设的基础上，灵活应用各类网络信息安全防范措施，将档案信息安全管理系统建立起来，为单位内部各类数字化档案的安全性提供保障。例如在文件存储方面，可利用数据加密技术，对档案管理信息系统或数据库中存储的档案文件进行加密处理，待合法用户登录系统并选取相关档案文件后，再单独对其进行解密处理，以预防档案信息泄露。而对于因人为操作失误引发的档案信息泄露、丢失问题，则可以建立行为审计系统，将软件系统客户端安装在单位内部的计算机上，对计算机的相关操作行为展开全面监控，并对计算机的相关控制操作进行标准化管理，以保证档案管理人员的操作规范性。

结束语：总而言之，当前事业单位的档案管理工作虽然仍存在着诸多不足，但在档案管理数字化的发展趋势下，事业单位只要能够准确把握住数字化档案管理的价值所在，同时基础数据应用、配套设施建设等方面入手，将基础数据档案管理模式构建起来，就必然能够使当前档案管理工作问题得到有效解决。

参考文献：

[1]佘晓芬.事业单位数字化档案管理现状及对策探讨[J].科技风，2019(26)：213.

[2]王清云.事业单位档案数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外，2019(18)：23-24.

[3]刘逸冉.浅论机关事业单位数字化档案管理工作[J].读与写(教育教学刊)，2019，16(04)：248.

[4]郝萌萌.事业单位数字化档案管理现状与对策研究[J].中外企业家，2019(06)：121.