电力工程项目档案全过程管理探讨

电力工程项目档案全过程管理探讨

徐英 王峰 曾祥龙

国网山东省电力公司宁津县供电公司 山东省宁津县 253400

摘要：新时期社会发展下电力工程建设规模不断扩大，档案管理工作信息量也随之增多，为保证电力工程建设的有序进行开展全过程档案管理具有重要意义。文章通过对电力工程档案管理存在问题进行分析，档案全过程管理提出一些建议。

关键词：电力工程；工程档案；档案管理；全过程

引言

大力发展的电力行业推动了电力工程建设项目档案管理工作,其作为工程建设关键环节,是电力工程资料的归集者,主要任务就是记录电力发展足迹。新时期,电力工程档案管理工作的重要性愈加突出。在工程建设单位的档案管理工作中,需如实记录建设工作的多项内容,包括审批、采购、施工、监理、监督、竣工等,以此展开工程建设和竣工检查。确保工程项目建设质量的一项核心内容就是把工程建设单位电力工程的档案管理工作做好。

1电力工程档案的内容以及特点

电力工程档案的内容主要分为六类，其分别是电力工程的前期文件、电力工程项目管理文件、项目施工文件、项目竣工图文件、项目监理文件以及项目竣工验收文件。首先，电力工程档案管理所整理出的电力工程数据信息具有较强的单一性，且这些数据信息相对独立。其次，电力工程档案以及单向工程的建设过程始终保持着同步的状态，也就是说，如果单向工程方案开始运行，那么其就会产生出相对应的数据信息。如果单向工程方案竣工，那么相关的数据信息生成也会受到影响，会即可停止。电力工程档案涉及的范围会比较广泛，其影响着项目的全生命周期，可以较为真实的反馈出电力工程项目的自身质量，同时其也是质量监管部门验收质量的主要参考凭据，电力工程档案的真实性会比较强。最后，电力工程档案是项目整体建设时期产生出的一手资料，所以其现实价值以及利用价值都比较高，可以以其为基准，开展项目考核以及验收等的工作。

2工程建设项目档案管理创新的必要性

当前工程建设活动如火如荼地开展,要想加快行业发展步伐,确保工程建设活动有序推进,应具体落实项目档案过程式管理工作,并动态更新档案管理内容,以期为工程建设行业稳健发展提供档案资料支持。要想真正实现档案创新管理目的,建设单位、施工监理单位应协同配合。档案创新式管理思想贯穿于工程建设项目全过程,并且配套管理制度随之完善,有利于确保档案管理工作制度化、规范化进行。之所以工程建设项目档案管理效果不尽如人意,主要是因为从业人员重视程度不足,具体表现为档案资料收集的漏洞,施工信息数据整理实效性不足等。这样一来就导致工程建设活动低效推进,并且档案管理政策指导作用不同程度弱化。由于工程建设单位处于转型关键期,对于从业人员来说,应高度关注施工企业档案管理工作,基于档案资料制定可行性施工计划,进而取得工程建设的良好效果,并不断优化项目质量。档案创新管理期间,领导者应充分发挥示范作用,并大范围宣传档案创新管理的作用,促使员工树立正确认知,以此优化工程建设项目质量,确保建设工作在有效利用档案信息的情况下顺利推进。鉴于上述分析我们可以看出,档案创新管理工作的价值贯穿于工程建设的全过程,也是工程建设质量和效率的稳定保障。

3电力工程档案资料管理存在的问题

3.1档案资料管理意识不强

在电力工程建设过程中，人们往往更加注重具体的施工，以及成本控制等方面的问题，缺乏对档案资料管理的重视，因此在档案资料管理中投入的人力和资金相对较少，导致档案资料管理效果不理想。除此之外，由于缺乏对档案资料管理的重视，使得在档案资料管理过程中对信息技术的应用不够广泛，这也会在很大程度上影响档案资料管理的质量和效率，使得档案资料遗失或者不准确等现象时有发生，同时也会导致但按资料的收集与整理工作不规范，进而严重影响档案资料的应用价值。

3.2档案管理人员业务能力存在一定的差异

工程档案管理工作是比较严谨的，而且保密性较强，工作相对复杂，如今企业规模持续提升，信息化技术发展速度持续增快，有关部门的工作人员也越来越多，工程档案管理工作比较重视信息化管理。所以需要配备专业的人员来开展各项工作，不过由于市场的大部分工程档案管理人员能力有所差异，专业档案管理知识储备较差，难以系统地进行管理工作。不仅如此，一部分工作档案管理人员是兼职人员，在工作对接的时候比较容易产生信息遗漏的情况，因此整体的办事效率较低。

3.3档案的信息化程度相对较低

目前，有些企业的档案还是以纸质版为主，电子版为辅，有些档案甚至连电子版本的都没有。这样数目繁多、门类复杂的资料档案还需要管理人员进行分类整理，员工的工作繁琐不说，还存在不小的犯错几率。但是企业不重视，用人单位不关心，也没有积极地对档案管理工作进行信息化改革，导致新型的信息化技术利用率较低，档案管理并没有从人工整合分类中解放出来。这样，对工程项目的实施与建设就会产生或多或少的阻力和影响，在档案的保存方面也会有一定的风险。

3.4档案资料混乱，缺乏完整性

档案材料完整性低下的问题会比较严重，大部分的工程项目在竣工之后，其档案材料的数量都会比较少，甚至还会存在空白的状态，或者只会保留一部分的主体档案，没有完整的工程项目配套方案。引发该问题的主要原因就是工程项目不能在规定的时间竣工，建筑以及规划施工方案的档案不会以标准进行各项操作，使得其档案的检索等缺乏一定的规范性，案卷的质量也比较差，检索工作的有效性低下，这就在无形之中提高了档案管理工作开展的难度。还有一部分的建筑施工单位没有注重积累日常使用的资料，使得其资料的真实性无法得到保障。在施工时期，已经将一部分的材料投入到了其中，但是材料的质量以及相关证明仍旧没有及时的运往现场，不管是档案的整理，还是档案的移交等过程，其流畅度都会比较差，极其容易产生工程质量层面的漏洞性等的问题，导致其归档的完整度以及修改程度不及时，编制以及标志的统一性问题也比较严重，竣工图以及实际的工程项目契合度低下，让竣工图产生失实和误差等的问题。

3.5档案内容不全，管理制度相对落后

工程档案的主要特点就是全面性，也就是内容比较全面，能够给之后各项工作的开展提供一定的参考。不过大部分的工程档案记录的内容主要就是项目的负责人、项目的简单流程和对于经费使用等内容，没有单独对于一个项目进行详细地描述，在之后要是存在相关的需求，比较容易造成档案内容记录不详细，工作对接较差的情况。不仅如此，如今人员变动幅度较大，传统档案管理制度存在较多的不足之处，并且整体的工作效率比较低下。

4电力工程项目档案全过程管理措施

4.1加强对档案资料管理的重视

通过上文的分析我们可以认识到档案资料管理的重要作用，因此，工程建设单位应给予档案资料管理足够的重视，将档案资料管理纳入到工程项目建设之中。投入更多的资金和人力，为电力工程档案资料管理提供有力的支持。对委托书、合同、检测记录以及检测方案等资料要及时收集、整理和归档，为提升档案资料管理的效率，应加强对信息技术的应用并购置相应的设备，提升档案资料管理的技术水平。要结合工程项目档案资料管理的实际需求，合理应用档案资料管理软件，提升档案资料管理的效率和质量。

4.2提升对于档案信息化管理工作的认知

要想能够促进新时代档案信息化建设和管理工作的高效进行，就需要完善企业的传统档案管理理念，培养档案信息化管理理念，充分明确档案信息化管理的重要程度，需要把工作人员当作管理的主体，确保可以全面增强学生档案信息化管理工作，使得档案信息化管理工作可以更加有序、更加高效地开展。如今也需要改进档案管理理念，创新管理形式，促进档案信息化管理建设工作的发展和进步。不仅如此，企业也需要设置完善的档案信息化管理体系，提升管理工作内容的针对性，确保工作可以参考相关的规定开展，企业也需要联系自身的特点，增强和其他企业之间的合作，共同促进档案信息化管理工作的进行，仔细地落实档案信息化管理的制度，确保可以提升管理工作的规范性和有效性。不仅如此，企业也需要积极地创新档案管理工作模式，借助新型计算机技术，设置档案信息化管理系统，确保管理效果可以得到显著的提升。

4.3完善档案信息化管理

第一，对电子档案的格式要及时更新。电子档案的储存依靠计算机的软硬件设施，而各种电子产品更新换代的频率越来越快，这就要求工作人员要时刻关注着计算机的更新动向，及时更新储存信息资料的软件，避免发生档案资料因软件漏洞而泄密的情况。第二，加强网络安全的监管力度。一定要对计算机定期进行检查和软件的杀毒处理，还要及时对杀毒软件的数据库进行更新。还要根据不同情况，设置访问权限，以防有人入侵计算机，篡改档案数据，给企业造成损失，尤其是在计算机进行检索、筛查等工作时，一定要维护好计算机的安全性能。

4.4建立全过程管理体系

首先，项目在前期准备阶段应当预先谋划。从项目工程立项开始，施工单位就应当将档案管理工作规划在工程建设过程中的重要组成部分中，尽早开展档案文件材料的收集整理工作。项目施工单位应当根据工程建设的实际情况，结合建设单位的工程施工进度，制定初步的工程档案管理工作计划，建立起完善的档案管理工作制度，确保各个分包单位以及施工单位的各部门在文件材料的积累和整理、归档工作过程中有据可依，同时也要将档案管理工作纳入合同中，要在合同中对档案管理工作的细节进行明确。其次，在项目施工阶段进行实时监控。在电力工程项目建设过程中，相关人员要将档案管理工作融入工程建设工作的全过程中，提高对档案管理工作的重视度，施工单位在对工程质量进行检查的同时，也要对档案资料进行检查，在对工程进行验收时应当对归档文件材料的完整度以及整理质量进行验收。施工单位应当将档案资料的形成、整理和归档工作纳入工程建设的计划管理工作中，同时也应当将档案资料管理工作纳入施工管理考核范围中。电力工程的各个施工阶段完成后，各个分承包单位应当根据相关的规定，将整理好的档案资料及时移交给施工单位，并有施工单位的档案室管理工作人员认真检查确认合格后进行验收，如果分承包单位的档案资料不完整、不准确或者不符合规范，必须进行相应的调整之后再重新归档。在工程结束之后，施工单位应当根据相关规定，将电力工程建设过程中产生的所有档案资料向业主以及生产运行单位移交并办理相应的手续。

4.5创设优质的电子档案存储环境,力求安全性与可靠性

在信息化管理模式下,电子档案真实性与长期实用性是难点与重点,也是信息化建设的基础。因此,为了维护档案可靠性,要对先进技术与管理手段进行结合,使得电子档案在保管、利用、传递、移交等过程中都维持真实性,保证存储的完整性。另外,合理使用密钥等认证技术,保证存储格式的科学性,避免出现档案信息被更改;作为档案管理部门,需要做好档案评估,落实抽检,全面进行记录,重点对电子档案载体进行检测,避免其受到环境不良影响,保证电子档案的安全性;鉴于电子档案载体自身稳定性方面的不足,加之电子档案的可变性,需要做好档案备份工作,以多套备份为方法,实施分开保存。

4.6设置科学合理的档案管理体系

在进行档案信息化建设的时候，信息技术发挥了一个显著的效果，可以提供可靠的技术保障，所以企业需要充分地使用信息化技术，积极地创新档案建设和管理工作，参考企业的实际情况，设置合理的档案管理制度，细化制度内容，讲清档案归档的时间和保存时间，能够更好地保存各种资料。对于企业来说，可以选择研发属于自己的档案管理系统，也能够直接进行购买，促进档案的信息化建设，优化管理技术体系，确保可以增强档案建设水平和管理水平。在整理和保管档案资料的时候，需要设置规范的工作流程，掌握档案人员的管理责任，挖掘自身发展在档案方面的需求，而且需要创新档案工作方法，设置有效的档案管理体系，确保可以退税存档的效率，档案资料能够得到更加充分地使用，借助信息化技术来整合各种档案资源，可以显著提升工作效率，并且能够避免出现错误的情况。

结语

综上所述,电力电力工程档案特点众多,所以档案管理人员在对其进行收集与整理时,既要严格遵循档案专业管理原则,又要将电力工程项目的实际情况结合起来,第一时间调整思路,深入应用信息化系统,并对电力工程档案信息资源进行梳理与分类整合强化电子档案存储体系，并完善管理制度、提升人员业务能力水平，真正做好全过程的档案管理工作。

参考文献

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[2]刘旭.浅谈电力工程档案在工程建设中的作用[J].山东档案，2019(5).

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