公文管理工作中的常见问题及解决措施研究

公文管理工作中的常见问题及解决措施研究

潘媞 1 梁津 1 杨军 1 王焱 1 李蓉 2

1四川省气象服务中心 ,四川 成都 610000; 2兰州中心气象台 ,甘肃 兰州 730000

摘要：行政公文管理工作的事项多、内容杂，需要科学高效的管理方法和手段来实现更高的管理目标。本文围绕这一相关议题进行了探讨，概述了公文管理工作的内容，分析了公文管理工作的不足和问题，提出了如何解决当前的问题，进一步提升公文管理工作水平，供相关人士参考。

关键词：行政公文、公文管理工作、问题

1引言

公文管理属于办公管理工作中十分重要的内容，可以说管理水平的高低直接影响着单位日常信息的流转效率，继而对日常业务工作任务和目标的实现产生影响。公文管理工作是维系单位和各部门协作，促进单位和各部门运行效率的一个必不可少的工具，它涉及到上下级、同级之间的同部门与跨部门沟通，同时也是各个部门处理公务的一大凭据，依靠公文的顺畅执行，能够使单位运转更加快捷效率，领导颁布的各项政策也能够在第一时间内向各部门工作人员进行传达。新时期内，公文管理工作面临新的要求和挑战，探索公文管理工作策略，提高公文管理工作水平十分必要和十分重要。

2公文管理工作概述

从狭义上看，公文管理工作主要是对办公室的公文，如报告、请示、通知、决定、批复、通报、会议纪要、函等类型的公文进行管理。以公文信息和文件的流转为载体，实现单位各级部门之间的联系，推动各级部门协同完成单位的发展目标和任务。由此可见，公文管理工作中确保信息的准确性和及时性是至关重要的。

3公文管理中常见的问题分析

在现阶段的公文管理工作中，仍旧存在一些不足，主要的问题体现在以下方面：

3.1公文规范性的问题

公文起草是由专门的部门和人员来进行起草，起草后再提交给上级部门。起草文件主旨是否表达完整、清楚和明确对于公文是否能够顺利通过审核是至关重要的。实际工作中，部分业务部门在起草公文环节存在不规范的问题。比如在公文中的用词不当，分不清什么情况下使用“请示”，什么情况下使用“报告”；“通知”和“通报”的使用混乱；“意见”和“决定”错用等等，这些表现都属于公文起草过程中不注意斟酌和规范用词。另一个典型的规范性问题是公文内容主题不明确。尤其是对于请示类的公文，必须在请示中明确事件和请示内容，同时遵循一事一请的原则，而不是将多项请示内容整理在同一份请示文件里。还有部分公文的内容逻辑混乱，这一表现尤其出现在一些意见答复文件中，在答复文件中没有对提出的问题或异议给出逻辑清晰的答复，这样不规范的公文很难通过批复，无疑增加了请示人员和审批人员的时间和精力，导致工作效率降低。

3.2公文内容缺乏依据或依据不规范的问题

公文内容不能无中生有，应有理有据，因此在公文内容中应写明内容事项的依据，如“根据………的通知”、“根据………法规”、“根据………的意见”等，这些依据性文件必须是真实的，且是同样文件的最新版本的。部分部门或人员在起草公文时未能做到完整准确地写明依据或者在公文中缺乏依据，这些都不符合公文的准确性和严谨性特征，在公文申请或审批过程中导致被驳回或无法批复，这些问题最终导致公文流转效率降低，影响到日常办公工作的完成情况。

3.3 公文内容描述有误

公文中出现的单位名称不全、擅自使用简称、公文中多处出现同一单位但名称不相符、名称混乱等，这些都不符合公文的严谨性和准确性，容易使公文内容引发歧义。对于一些字数较多语句较长的句子中出现的项目名称，在公文起草撰写的过程中擅自进行缩写简化，缺乏必要的注明，非起草人很难明确简化缩写后的意义，直接降低了公文的真实可靠性和严谨规范性。另外，在一些会议纪要中，会议记录内容不完整、用词不准确、出现多处错词错字等，也属于公文内容表述有误的问题，影响到公文信息传递的质量，以及公文执行的效力。

3.4 公文处理时效性问题

公文管理工作中对于公文处理是否及时直接关系着公文工作管理工作是否到位。这在很大原因上是因为工作流程低效或者是工作人员失责造成的。公文管理工作流程不科学不规范使在公文流转的过程中出现延误，最终导致文件执行效果不佳。另外，公文管理人员对于待办公文缺乏足够的责任心，在岗位的责任监督管方面缺乏有效的运作机制，导致工作人员未能及时高效地对公文的轻重缓急做好分类排序，影响到公文办理效率和公文执行效力。

4解决公文管理工作难题的对策

4.1 完善公文管理流程和管理制度

任何管理都离不开完善的管理制度，单位应该根据自身发展情况，制定一套科学合理的管理制度，让公文管理有章可循。通过对公文管理的整个过程进行分析，然后逐一进行相关的明确规定，更好地约束管理人员的日常工作。从公文的起草、公文的流转、公文的执行等方面进一步完善工作流程和工作标准，同时采用可量化的责任制度和绩效考核制度来督促全体相关人员履行好好岗位职责，尽心尽力，准确高效地完成公文管理的具体工作。

4.2 强化公文的安全审核

随着公文管理工作走向信息化的管理模式，在提高公文管理工作便捷性的同时，公文的安全管理工作也不容忽视，需要加大公文重要信息的安全重视和安全管理工作力度。从公文信息和公文文件流转的各个环节入手，找出其中的潜在安全风险因素，对风险因素进行等级划分，制定相应的安全风险防控策略，杜绝公文管理工作中重要技术信息损坏、窃取或丢失，提高公文流转的安全等级。

4.3提高公文管理人员的业务技能

公文管理是一项严谨而细致的工作，对于管理人员有着较高的要求和责任感，同时要求管理人员具备良好的公文能力。针对公文管理工作中容易出现的公文格式规范性问题、公文内容用词不严谨不准确的问题，一方面从公文格式标准入手，将各种公文格式进行统一；另一方面，组织相关人员进行业务培训，提高公文管理各个环节的知识技能水平，使公文管理工作人员能够得到技能水平的提升。

5结语

综上所述，公文管理工作是一个系统且多层次的管理工作，既需要工作人员具备严谨的工作态度和高度的责任感，同时还需要具备良好的业务能力，更需要健全的工作流程和工作制度，如此，才能推动公文管理工作迈上新的台阶。

参考文献

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[6] 王文博.公文管理工作中的常见问题及解决对策[J].办公室业务,2019，（06）.

第一作者简介：潘媞（1992-），女，汉族，河南灵宝人，硕士研究生，助理工程师，从事气象服务工作。

通讯作者简介：梁津（1988-），男，汉族，四川人，硕士研究生，工程师，从事气象服务工作。