论文书档案规范化管理的实践路径

论文书档案规范化管理的实践路径

李美满

福建省泉州市公路局安溪分局

摘要：在分析文书档案基本内容以及其规范化管理必要性的基础上，结合自身的文书档案管理经验，多角度分析了文书档案规范化管理过程中需要注意的问题，并有针对性地提出了文书档案规范化管理的路径，希望对于今后提升档案管理部门水平有所帮助。

关键词：文书档案，档案管理，规范化管理，管理对策

1 文书档案规范化管理的基本理论

1.1 文书档案概述

文书档案则是行政事业单位中不可或缺的重要工作内容，能够实现起到有价值的原始记录的保存的作用。文书档案类型较多，不仅涉及相应的文字资料，还包括视频、图像、影像等内容。结合文书档案的特点，其主要存在着如下几个方面的特点：一是，原始记录具有一定的分散性。在实际的单位工作中，所涉及到大量的信息资源，这些资源往往分布于相应单位内部，最终流动到档案管理单位，并进行相关的分类、汇总以及编录等工作，这样就可以有效构成文书档案；二是，成套性。文书档案具有鲜明的成套性，则是根据某一项目、某一领域的工作开构建文书档案；三是，较高利用率，价值水平比较高。文书档案属于信息资源凭证的范畴，能有利于保障为单位发展规划提供文字依据。

1.2 文书档案规范化管理的必要性

在信息化时代背景下，工作人员不仅应该进行纸质类文书档案方面的整理，还应增加了电子类文书档案管理方面的工作，这样则会造成工作量有所增加。为了有效避免档案归口管理部门的工作压力，则应充分重视文书档案的规范化管理工作，以便全方位保障文书档案的后期利用效率。结合文书档案的规范化管理工作来看，则应该保障档案需求更好提供有效的服务，从而保障单位的整体运行效能得到全方位提升。通过文书档案的规范化管理工作，避免出现文件丢失问题，从而提升文书档案的整体性。

2 文书档案规范化管理过程中需要注意的问题

2.1 管理体制层面

在信息时代背景下，大量的电子文书档案则是要求档案管理单位不仅要通过计算机终端进行文书档案的管理工作，还应重视线下的文书档案管理工作。在实际工作中，应该构建有效的“双轨制”的档案管理机制。在这种的模式下，主要是通过线上和线下的有效的管理模式、管理流程的优化，从而保障实现档案工作的规范化管理。一方面，从单位的实际情况出发，结合档案管理的特点，积极从各方面意见吸取有效建议，并提出有效的档案管理系统的操作流程的优化；另一方面，结合单位制定线下管理机制来看，有效实现管理体制的创新发展，针对传统文书档案管理中问题，重点从管理体制方面进行修改。

2.2 人才建设问题

考虑到文书档案管理的特殊性，其对于工作人员具有一定的工作能力要求。单位建设需要具备较高的信息化技术应用能力，这样才能有效推动文书档案的规范化管理要求。所以，应该重视以下几个方面的人才建设问题。首先，加强培训工作内容，重视培训资本投入，更好实现培训方式的优化；其次，加强人才交流活动，不断有效扩展工作人员的视野，重视和图书馆、档案馆的交流和学习，不断提升相关工作人员的创新意识的培养；最后，单位要从实际出发，全方位推动信息化建设工作，保障人员具有一定的信息化技术应用水平。

2.3 资金投入问题

开展文书档案的规范化管理环节中，必然涉及到一定的复杂性、长期性的特点。则应从实际情况出发，顺应时代的发展要求，加强文书档案管理中资金投入，并能有效配置必要的软硬件设备，从而进一步保障构建良好的工作环境。另外，单位的文书档案管理工作还应积极应用云共享技术、大数据技术、区块链技术以及数字水印技术等，从而保障文书档案管理的信息化管理水平的进一步提升，有利于实现文书档案管理工作的可持续化发展。

3 文书档案规范化管理的路径

3.1 构建集中统一的档案管理网络

单位通过设置统一化的档案管理网络，能进一步减少档案中间管理内容，从而保障文书档案管理效率得到全方位提升。一方面，尽量保障档案管理系统能具有较大的覆盖面，能有效进行文书档案管理。对于相关部门来说，则是对于归档的电子文件进行上传处理，然后，相关的档案管理人员根据相关规范标准的要求，来进行筛选以及归档处理。同时，档案管理人员在进行著录的基础上，并进行上传检索目录，这样则便于进一步便于开展检索查阅活动；另一方面来看，结合线下管理终端情况来看，则应要求单位明确责任，并能有效进行文件资料的移送，全方位保障档案管理的专业化能力得到提升，并有效完成相关的档案管理工作。总体来说，结合单位的实际情况，充分发挥好集中统一的档案管理网络的优势，能有助于实现各个部门的相互协调工作，从而避免出现文书档案丢失的问题。

3.2 重视文书档案的安全管理

当前，针对文书档案的失真情况，以及存在着窃取并修改文书档案的情况，这些都意味着单位的严重损失。其中，文书档案的真实性则是档案管理工作中非常重要的内容，否则则没有丝毫的价值可言。所以，应该全方位重视文书档案的安全管理工作，有效不断规划好相关的规范化管理内容。结合信息技术的应用情况，重点对于系统中存在着计算机漏洞进行修补，通过数字密钥、数字水印、区块链技术等来有效开展加密工作；另外，针对线下的情况来看，则应该充分保障档案室的保管环境，避免损害到档案资料，还应进行集中化加密处理相关涉密档案。

4 结束语

综上所述，随着信息化技术应用在各行各业，办公电子化则是必然的发展趋势。在这样的背景下，办公文件呈现出多样化的特点，电子形式的办公文件层出不穷，数字化文书档案也随之增加，这样造成档案管理工作人员的工作压力很大。传统的档案管理模式难以适应时代的发展要求，所以，我们应该充分重视如何有效地创新发展档案管理工作，以便实现更好科学化、规范化的档案管理，不断提升文书档案管理工作的效率及准确率。

参考文献：

[1] 马荣. 基层单位档案规范化管理工作探析[J]. 兰台内外, 2020年第13期:45-46.

[2] 洪彬. 事业单位档案规范化管理策略探讨[J]. 办公室业务, 2020年第6期:103-104.

[3] 贾洪慧. 机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析[J]. 兰台内外, 2020年第1期:13-14.