浅析城建档案安全体系的建设问题

浅析城建档案安全体系的建设问题

杜厚勤

济南市城建档案馆 山东济南 250000

摘要：随着科学信息技术在城建档案管理中的广泛运用，档案工作逐渐发展为数字化的管理模式。信息化时代的到来虽然提高了各种信息资料整理收集的效率，但是同时也给档案保密工作和安全系统带来了新的挑战。建设城建档案安全体系成为档案管理工作中的重要环节。本文主要针对城建档案工作中现在的一些问题，以及如何建设城建档案安全体系，保证档案管理的安全进行，提出具体的建设方法。

关键词：城建档案；安全体系；建设

引言：

城市建设的规划设计十分复杂，对城市发展、道路设计、地下管线等信息必须要进行准确的档案归类以方便归档和后期查询。利用现代信息化模式统计和保存可以使档案管理工作更精确化和及时化。然而针对信息化管理工作中逐渐显现出来的安全问题，需要工作人员积极进行分析，以建设档案安全体系，及时进行系统维护，提高城建档案的管理效率，建设新时代城建档案管理体系。

1. 建设安全体系对城建档案管理的重要性

城建档案是记录一个城市的发展历程、发展规划以及发展思想的重要依据。城建档案的完整保存和安全体系对城市的健康发展，建设项目的规划和后期维护整改有着巨大的影响。由于现阶段城建档案管理对计算机信息技术的广泛运用，文件共享性和互通性都大大增加。建立完整的安全体系可以减少城建档案信息的安全隐患，加强保密措施；加强信息系统的安全性，减少系统被攻击的可能性；提升档案长期储存的稳定性与正确性。城建档案安全体系建设还有利于档案的传承，对于未来城市的发展问题的分析、城市发展趋势的研判等具有非常重要的意义。

2、当前城建档案安全体系建设存在的问题

2.1档案存储网络系统安全性不足

城建档案的收集分类工作十分繁琐，所以在档案存储过程中，档案信息的分类存储一直存在缺陷，对于保密档案的存储更是缺乏安全保证。现阶段很多档案通过计算机网络进行存储备份，然而计算机系统的运行无法保证绝对安全，存储网络系统的漏洞会导致档案信息的泄露，严重的情况还会导致系统瘫痪无法查询，给档案管理工作造成巨大的影响和不便。在档案存储过程中保密档案的安全应格外受到重视，加强存储网络的安全性。

2.2陈旧档案的存储管理

随着时间的推移，城建档案类别和文件也在不断增多。陈旧的纸质档案整理和备份出现不及时的情况。部分档案由于保存不善导致纸张氧化、档案分类混乱。现阶段信息化的广泛运用，可以把纸质档案扫描为电子文件进行保存，陈旧纸质档案的备份工作也在逐步进行，但是在扫描保存过程中，由于信息安全建设和人为因素产生的一些漏洞，造成扫描文档不全面、不清晰，档案信息流失。陈旧档案的扫描分类工作职责不明确，没有专职的负责人员或者相关工作人员信息化技术素养的缺乏，都会对档案的信息管理产生影响。

在城建档案的信息管理中，陈旧档案管理没有独立的管理模式和管理方案，在整理分类、定期检查备份情况、维护系统升级、档案库房环境检查等方面都存在安全风险，所以在城建档案的管理过程中，城建档案管理的安全体系是十分必要的。

2.3城建档案内部系统不完善

计算机网络档案存储已经成为城建档案规划的重要部分，在对档案进行数字化加工时参与的工作人员复杂，对于计算机系统的运用也容易出现错误，出现安全风险。网络的发展实现了档案的资源共享和信息的及时传递，虽然在档案的查找运用上有很大的便利，但是内部系统的漏洞也会导致档案信息泄露或者电子档案的丢失破坏。信息技术日新月异，所以对城建档案内部系统进行不断完善，才能保证系统的稳定性和安全性，从而提升城建档案管理的安全指数。

3、提升城建档案安全体系建设的方法

城建档案的安全性是城市建设的重要保障，在档案的安全体系建设中首先要建设安全的管理体系。包括：纸质档案的安全管理、网络安全管理、档案系统安全管理、保密档案的安全管理、档案查询利用权限管理等。管理安全主要针对人员管理和设备管理两方面。

3.1建立人员管理安全体系

人员管理需要对城建档案的管理人员进行安全意识的强化培训。第一：城建档案的收集、分类、归档存储都应建立完整的操作系统，每个环节的操作安排专人操作，对档案的调取、传输需要进行审核以及身份认证，保证电子档案查阅访问的安全性。第二：对于不同档案的保密级别进行分类，对于不同类别的城建档案需要不同的账户掌控，对保密文件传输进行加密处理，只有合法的授权用户才能调取查阅，加强数字化档案的保密性。最后对于档案管理人员进行定时考核评估，以保证在档案安全管理中工作的完成效率以及专业技术提升。各个单位也要严格执行档案管理相关的法律法规和单位制定的规章规范，健全档案安全管理规章制度，将档案安全管理纳入到单位年度工作计划和考核内容中去，与其他业务工作同部署和同考核，以促进档案安全体系的建设，落实相关责任，执行相关制度，实施相关措施。

3.2建立设备安全管理体系

设备安全管理主要是指城建档案管理中的硬件设备和软件设备。硬件设备又包含城建档案馆的建筑安全以及内部监控防护设施的建设，软件设备包括现代化信息技术设备改革以及档案存储系统平台的安全管理。

3.2.1硬件管理安全体系的建设

首先硬件设备对于档案存储的库房进行安全建设，严格遵守档案保管要求和档案建筑设计要求，加强城建档案馆工程建设，确保工程质量，增强城建档案馆的抗震能力和应对其他自然灾害的能力，建筑安全是档案存储安全的基本保证。 其次在档案存储区域安装监控设施、防盗报警系统、电子门禁系统、安装遮光阻燃窗帘，除湿机、温湿度智能控制系统等，并配备自动灭火报警系统等设备。从加强硬件管理措施上确保档案的安全管理。

3.2.2软件管理安全体系的建设

现阶段城建档案的管理已经逐渐数字信息化，档案馆的信息化技术也越来越多。首先在网络应用上，应该对内部网络和外部网络进行隔离，加强外部网络系统的防火墙建设以及病毒检测，以保证城建档案网络的数据信息安全。内部软件系统也应及时进行安全技术检测更新，防治出现漏洞导致文件破坏丢失。内部人员对软件系统的使用也应建立安全防护，建立系统内部安全监测，对工作人员的账户登录进行自动统计，包括登录的时间、操作内容以及下载打印等。

3.3建立档案馆安全保障体系和规范

对城建档案管理操作流程规范化，推进制度化建设。建立档案馆安全体系，首先是相关档案的收集，分类，存储尤其是在数字化处理期间，需要不断加强档案安全系统的建设，完善档案查询系统的开放使用，对档案的调取查阅进行详细的记录。二是建立严格的控制标准。城市建设档案的数量和内容越来越丰富。因此，档案管理需要朝科学化、制度化、标准化方向发展。

4、总结：

城建档案管理可以促进城市的经济发展，服务于人们的生活。在城建档案的管理过程中，保证档案的安全性是十分重要的工作。对城建档案馆的设备设施、软件信息等不断进行更新改革，建设完善城建档案的安全体系不仅可以保证历史档案的完整性与准确性，也可以对保密文件进行保护，提高城建档案工作的效率。

【参考文献】

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