办公室文书档案的精细化管理探究

办公室文书档案的精细化管理探究

姜亚舟 张美思羽

国网兴安供电公司 内蒙古乌兰浩特 137400

摘要：随着文书信息采集程度的提升以及信息化的不断完善，办公室文书档案向多样化、复杂化的方向发展。对办公室文书档案进行精细化、科学化管理，成为办公室迈向现代化的必经之路，也能够为其他工作的开展提供充分的信息支持。本文主要对办公室文书档案概念、文书档案管理作用等进行简单阐释，分析了办公室文书档案精细化管理的难点，并提出如何有效地实现办公室文书档案精细化管理的策略，希望促使文书档案精细化管理工作朝着规范化、高效性的方向发展。

关键词：办公室文书档案；精细化管理；概述；难点；策略

一、办公室文书档案相关概述

1.文书档案概念

文书档案指的是机关、企事业单位在行政管理活动中产生的指示、报告、会议记录以及总结等，利用文书进行统一分类归档、保存的档案总称。其中分类是档案整理工作的关键环节，要遵循客观性、逻辑性以及实用性等原则，按照问题类型、保管时间等对档案进行分类。另外，文书档案管理主要以纸质或者电子文件等形式将已发生的事件过程进行记录，其具体工作涉及对文书档案信息的收集、整理、利用以及保护等多方面。

2.文书档案管理的作用

文书档案管理作为现代企事业单位管理中重要一部分，对整个企事业单位管理起到支持和保障作用，对文书档案进行科学管理，不仅可以促使企事业单位工作效率的提升，而且所产生的档案信息能够为企事业单位决策的制定提供参考依据，一定程度起到衡量企事业单位管理水平的作用。文书档案管理的作用具体体现在以下方面：其一，文书档案主要对行政管理活动中当事人声音、文件等进行真实记录，具有一定的法律效用，能够起到凭证的作用；其二，文书档案对整个单位发展历程、事件等进行完整记录，其作为单位发展的一手资料，能够为单位后期发展提供一定参考。

二、现阶段办公室文书档案精细化管理存在的难点

“文书档案精细化管理”在我国办公室领域起步时间较晚。虽然与传统的档案管理制度相比，其具有保存周期长、排序科学、使用效率高、程序简便等优势。但是我国在文书档案精细化管理建设方面远远低于国际水平，分析我国办公室档案管理精细化建设的现状，发现其存在以下困境：

1.文书档案管理规章制度不健全

尽管单位存在与文书档案管理有联系的具体规章制度。但是多数办公室的档案管理体制并不完善，其漏洞百出、实操性弱。实践中最为常见的规章制度仅仅对文书种类以及如何操作管理进行简单的规定，而缺乏对实操流程、时间范围、奖励措施、惩罚措施等进行详细制定。很大一部分的办公室没有立足于本单位的实际情况，制定并且健全与之相适应的文书档案管理规章制度，无法为工作人员在具体实施相关管理工作时提供确定、科学的制度依据以及保障。同时，实践中存在办公室聘请外部临时工作人员对文书档案进行管理的现象，使得正常的管理工作遭受破坏，文书档案管理工作的效果和质量不理想。

2.对文书档案的精细管理工作没有引起重视

实践层面，很大一部分办公室人员对文书档案管理工作积极性不高、重视程度不大、缺乏相应的认识，其单纯地认为文书档案管理是“填鸭式”的流水作业，管理方式粗放、低效。甚至有部分工作人员认为即使不对文书档案进行精细化管理也不会影响整个办公室的有效运行，人浮于事。而这种做法直接导致部分领导没有看到相关文书档案管理的工作效果，从而引发连锁反应——领导不重视文书档案的精细化管理，不愿意花费较多的物力以及财力在“文书档案管理精细化建设”项目上。

3.办公室文书档案管理工作人员共享意识缺失

目前，办公室工作人员对“精细化管理”的理解程度不深，片面地认为“精细化管理”只要认真、细致地将文书进行归档即可，而没有认识到“精细化管理”还应当包括对有价值的相关资料进行采样分析、总结。对有价值的相关资料进行采样分析、总结，不仅有利于实现与其他部门、其他单位的资源共享，而且有利于推动其他部门、其他单位的工作效率。办公室文书档案作为重要的知识载体，在传播信息这一块的作用是显著且不可替代的。如果办公室文书档案管理工作人员共享意识缺失，将会使整个文书档案管理处于封闭的过程中，与其他部门、其他单位的交流和互动无法良性进行。

三、有效地实现办公室文书档案精细化管理的策略

1.完善档案精细化管理机制，重视管理的标准化

针对当前办公室文书档案精细化管理缺乏相关制度，引发的管理效率低下的现象，要求依据企事业单位现有的档案管理制度对其进行补充和完善，比如对档案管理、文件归档以及档案借阅等方面的制度进行完善，并以这些制度为参考将其真正落实，使档案管理各环节工作按照相关流程、标准等实施，促使档案管理效率的提高。对于企事业单位而言，要求重视档案管理工作，比如投入一定的经费对信息化系统进行建设，配置先进的办公设备，确保档案精细化管理工作的具体实施；并将精细化管理理念渗透于档案管理中，采取责任制将档案管理工作落实到个人，借助信息化系统做到档案资料的专室专放，避免档案资料丢失的现象发生，达到档案管理安全性、高效性的要求。另外，由于档案管理环节比较复杂，且每个环节涉及的制度内容比较多，可以采取先进的档案管理制度实现标准化管理。

2.建立有效的信息档案管理系统

1. 对文件进行保密等级的划分。比如公司档案进行归类，分为绝密、机密以及秘密、一般等四种形式。在进行文件机密等级划定过程中，还需要建立相应的档案管理顺序，比如可以依照收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁的顺序进行。这样可以让文件既能够从其保密程度上来进行查询，也能够依照办理顺序上进行管理的优化。

2. 信息档案管理系统还需要注重自身的保密性。针对此方面需要给办公室人员做好相应培训，必要的情况下还需要进行保密协议的签订。同时，为了更好地对办公室文书档案进行管理，对于档案的制定也需要做到规范化，尤其在起草和归档的过程中，需要将公司相关制度纳入其中。既需要讲究实事求是，也需要依托于规范进行优化整理，让相同性质和种类的文件进行统一归档。

3. 完善信息化系统建设，提高档案人员素养

企事业单位为了真正落实文书档案管理工作，还需要加强当前信息化系统的建设，比如投入一定资金来配置服务器、检索以及储存等档案精细化管理所需设备，利用信息化设备的功能、系统软件等来落实档案精细化管理工作，为档案管理工作的质量提供有力保障。另外，为了提高电子版档案资料的安全性，可以利用信息技术对档案安全系统进行升级和加密，避免丢失、缺失等现象发生。

同时，为了避免文书档案管理过程中人为因素导致的档案资料丢失情况，要求企事业单位档案管理者提高人员综合素养，可以通过定期培训的方式来提高档案人员专业能力和职业素养，使其认识到档案管理工作的重要性。另外，可以采取奖励机制，唤起档案人员工作的热情，能够以积极的态度对待档案资料收集、整理以及保管等方面的工作。

结语：

办公室文书档案的精细化管理符合档案管理工作科学发展的趋势 ，使档案利用效率得到了最大程度的提升。文书档案的价值对于办公室信息沟通、交流而言不言而喻。同时，在办公室文书档案精细化管理过程中，要求档案管理人员不断更新自身档案管理理念，结合实际对档案管理体系进行完善，不断挖掘档案资料的利用价值，实现社会效益与经济效益的统一。

参考文献：

[1]张丽.办公室文书档案的精细化管理分析[J].卷宗，2018,(20):85. DOI:10.3969/j.issn.1005-4669.2018.20.083.

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