电力企业档案数字化质量及安全保障探析

电力企业档案数字化质量及安全保障探析

王丽华

国家电投集团广西电力有限公司运营服务分公司，广西 南宁 530003

摘要:由于当今信息技术的快速发展，推动各个行业生产建设模式出现改变。对于电力企业而言，为了更好将其运营质量不断提升，必需要主动开展档案数字化管理工作，也是电力跟随时代进步的重要标准。档案开展数字化过程中，须将传统且落后的管理理念以及方式全部抛弃，不然没有办法满足档案数字化的目标，同时也会给电力企业档案工作顺利开展带来不利影响。如今，电力企业开展档案数字化工作，不但需要将其工作率提升作为最终目标，而且还要确保其质量和安全可靠性。现阶段档案数字化还存在很多问题，需要对其提出更加合理的优化对策，才能有效将其作用充分发挥出来。

关键词：电力企业；档案数字化；质量；安全

1阐述电力企业档案数字化的重要性

①有效降低管理成本。由于电力企业在正常运转过程中会产生过多的数据信息，对该项信息开展归档处理以及整理过程中，需要耗费过多的资源。而运用档案数字化之后，不需要占据过多的存储空间，且在调用档案时，可以运用计算机软件进行查询，不用安排专业的工作人员进行探寻，降低企业在人力资源以及资金方面的成本支出。②有效提升工作效率。电力企业在进行办公过程中，有的时候需要将档案作为工作的引导凭证，然而，由于纸质档案在查询期间程序非常复杂，同时也会发生档案丢失或者损坏的情况，出现这种问题就会给办公造成很大困难。而档案开展数字化之后，电力企业员工进行办公过程中，主要应用计算机软件就可以查询有关档案，也不会浪费过多时间，这样能够有效推动工作效率的提升，图1代表档案数字化流程图。

图1档案数字化流程图

2电力企业档案数字化质量把控对策

2.1合理选用数字化软件

在档案管理数字化过程中非常重要的一项工具就是数字化软件，不一样的软件性能也存在很大差异，并且所使用的场景也各不相同。对跟企业发展相统一的数字化软件而言，既能为企业档案管理工作提供更好支持，同时还能将管理成本减少，并且将工作效率提升。比如，2008年以来，某电力设计研究院积极开展档案数字化的探索与实践。目前，已初步完成“先归档，后出版”的核心，相关管理制度为保障，文件管理制度为最终实现的数字档案馆建设，达到项目档案管理主要集中在纸质档案和电子文件工作方式的转变。

2.2贯穿检验与评估工作

档案数字化工作正常实施过程中，检验以及评估预算等工作主要目标就是衡量其质量有没有达到实际标准，同时也是该项工作最重要的一个环节，所以电力企业档案工作想要取得最佳质量，就一定要落实好检验和评估预算工作。因此要先对该项工作的指标进行确认，把档案数据建立以及数字化软件运行情况等都归纳到指标范畴之内，从而加强其客观性以及完整性。另外在确认好该项工作指标以后，不断对档案数字化工作期间流程中的每一个环节进行检验和评估预算，深入探究目前档案数字化中所出现的问题，并且从这些问题中可以对产生的原因进行解析，对其提出有效的处理对策。针对一些非常难解决的问题要求及时反馈给上级领导和部门。构建档案数字化检验以及评估预算工作动态台账之后，有效将所获得的结果进行登记。

2.3健全数字化建设规划

无可厚非，档案数字化工作并不是非常轻松，从这个任务的提出一直到全面贯穿落实，每个环节都面临着各种各样的问题。对于电力企业未来发展而言，运用档案数字化管理有着非常重要的意义，而在实际操作过程中，依然要根据企业的实际情况做出更加科学合理的安排，对于出现的问题要第一时间进行调整。首先就要不断健全企业内部的数字化建设规划，进而保证数字化进程的高效率以及有序性。对于数字化前期环节而言，其牵涉到各种细节，比如需要具备有关操作技术和设备，同时对于可能出现的风险提出有效对策等。科学且全面的规划方案能够达到统筹协调的作用，有效将不良现象出现的概率降低，为后面工作营造更好的环境，并且提供更加安全可靠的引导和依据。除此之外，还要分阶段的制定实施方案，对于每个流程做出更加具体的落实对策，条件允许的情况可以提前进行模拟解析。由于数字化自身就有一定的复杂性以及高度虚拟性，同时很容易被外界环境所干扰，对于这种情况要求专业性人员对实施过程进行监督把控，如果出现不利影响，须第一时间采取有效对策进行解决，由此可见，数字化建设规划并不是笼统的，而是具体到每个环节以及细节当中，不断健全规划方案，能够规避很多不必要的问题，从而也可以将实际工作的科学性以及高效率提升，因此电力企业要提高足够的重视。

3电力企业档案数字化安全保障对策

3.1健全安全管理制度

档案数字化实施过程中，需要制定更加健全的安全管理制度，这样才可以对企业内部违反安全要求以及有关法律行为进行限制，并且确保数字信息保密性的安全。因此，企业需要特别重视安全管理制度的健全。由此，对于数字化系统设备需要制定相关管理制度，提出非常清楚的使用安全保密要求。以此为基础，科学合理的设置日常管理以及维护等相关工作。档案数字化有关工作人员进行管理期间，结合扫描工作人员以及质量检查人员等各个不同岗位职能责任要求，制定出对应的管理方式，并且制定出更加严格的身份认证程序，同时要对工作人员开展分级权限处理。设定企业内部工作人员对档案进行访问的权利。其次，针对保密等级非常高的档案进行管理过程中，要制定有关的出入要求，严格限制人员随意出入，从而将该项管理工作的安全性提高。

3.2制定安全保密方案

精心策划、周密的安全方案，有利于增强档案数字化管理的安全性，推动其顺利开展。所以，电力企业应从实际出发，制定合理的安全保密措施。在这个过程中，首先要确保档案数字化的管理和运行在企业局域网内开展，保障局域网跟外网的有效隔离。另外，确定文件数字化软件安装环境不易受人为因素破坏，环境温湿度适宜，具备防火、防爆、防电磁干扰等性能。另外一方面，在安全保密的环境下进行档案数字化，确保纸质档案信息向电子版本转化的效率。最后，确保任何使用文件数字化软件和服务器的人都将通过识别技术进行验证，以确保非法用户被隔离。

3.3提升档案数字化管理技术水平

现阶段档案数字化管理期间，需要重视数字档案的多重加密，使档案更加安全、保密性更强。提高档案数字化管理的安全技术主要涉及网络防火墙等业务技术。该类技术在数字化管理过程中得到大量运用。在数字化管理期间，数字加密技术是一种直接且安全系数高的加密手段，可以大大提高档案数字化管理的安全和质量。在信息的传输过程中，更难使用密钥来保护信息不被泄露。运用密钥保密对策时，可以选择两个相应的密钥，一个以公共模式发送信息，另一个以保密模式接受私有文件资料。只有从各个环节保护档案信息，才能确保该项管理水平的提升，使档案信息更加安全保密。

4结语

总之，在新时代的发展下，使我国电力企业步入一个新的阶段。传统的档案管理形式和方法已不能适应现代电力企业的需要。从目前发展状况来看，未来档案信息化将成为电力企业档案管理的重要发展趋势。对电力企业来说，须从实际出发开展档案数字化，加大质量管理和安全保障，推动企业自身发展。

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