办公用品的采购与发放流程及管理制度研究

办公用品的采购与发放流程及管理制度研究

1 曹康、 1 吴振荣、 2 杨曌璐

1 奇瑞汽车河南有限公司 河南 475000

2中国建设银行开封分行 河南 475000

摘要：在企业的日常管理中，办公用品的采购、发放流程的管理起着重要的作用。本文详细探讨了办公用品的采购与发放流程及管理制度。

关键词：办公用品；采购；发放；管理制度

随着经济社会的不断发展，企业管理流程的规范化已成为企业在自身发展中较为关注的一个问题。在企业发展的过程中，办公用品的规范化管理对企业管理质量的提升起到了一定的促进作用。因此，有必要对办公用品的采购及发放流程和管理制度问题进行探究。

一、办公用品采购与发放流程

1、采购流程。目前，我国大部分企业的办公用品采购流程包含多个步骤，涉及人员为需求部门、采购计划、行政部门分管领导。流程可简述为:需求部门填写办公用品采购申请单，然后将申请单提交给采购计划，采购计划将对其进行审批。经审批同意后，交由行政部门分管领导进行二次审批，经分管领导审批合格后，由采买工程师进行办公用品的采购，办公用品管理员将采购物品登记入库。

2、发放流程。办公用品的发放流程是指从发送计划到登记出库的过程。首先，发放计划由办公用品管理员填写，然后将其提交，行政部部长在审批合格后交由行政部分管领导进行审批，二次审批合格后，针对仓库中目前没有但却计划发放的物品提出采购申请，采购入库后进行发放登记，进行出库发放。根据采购及发放流程，可对管理制度作出探讨，在办公用品管理制度上，为了保证其在采购、发放流程上具有优化性，能使先办公用品的高效管理。首先，办公用品的采购要有计划性，要有统一的规格、品牌、档次划分标准，能实现预算安排，从而使资金能统筹使用；其次，降低日常监管难度。很多企业在办公用品采购中存在一些违规、违纪行为，财务部门难以对其进行监管，例如，一些企业的“关系账”现象就是典型的非正常费用报销；其次，要确保管理制度要求员工有节约意识。办公用品的发放不能太过随意，如笔、纸等办公用品中的工具不应出现随意浪费的现象；最后，在采购流程中，不能出现赊账购买的现象，这样会损害企业的自身形象。

二、办公用品在采购与发放过程中存在的问题

办公用品是企业日常运作及发展的基础，其中办公用品的采购和发放是十分重要的流程及环节，采购及发放流程的实施效果将直接影响企业在日常管理过程中的质量与水平。尤其是在当前企业快速进步及发展的背景下，为了从根本上有效提升企业管理水平，必须意识到办公用品采购和发放在管理中的重要性。然而，结合目前办公用品采购及发放流程的实际情况，发现仍存在很多问题，从而导致采购及发放的管理效果不是很理想。

首先，许多企业在采购或发放办公用品时，在日常运作及发展过程中仍然采用传统的纸质方式来管理。在这样的管理方式下，管理人员既不能及时了解办公用品的实际使用情况，也不能根据实际情况的需求对其进行调整。从而难以有效提高办公用品的日常管理效率，同时许多管理工作在实施过程中也会受到严重阻碍。

其次，在办公用品的采购、发放流程的制定及具体实施过程中，因办公用品在采购时的数量都有记录，而对企业来说，在发放过程中，通常是手工记录及操作。办公用品在出入库时，需手工对其进行核算，但因办公用品种类繁多、出入量大，若仅用传统的手工方式进行操作，难以顺利开展查询和统计工作。另外，在与实际情况进行结合分析时，发现在目前办公用品采购及发放过程中，手工核算时因受到一些人为因素的影响，因而不仅会直接导致办公用品出现严重的丢失情况，还会导致日常管理工作不能顺利进行。

此外，办公用品的采购环节在其中起到了十分重要的影响及作用，一旦采购过程中出现问题，将直接影响整体管理效果。在采购过程中，应提前结合企业日常运作及发展的实际情况，尤其是与办公用品需求进行结合，从而在采购前制定及落实符合实际要求的计划。同时，在保证办公用品采购质量的基础上，尽可能有效地控制采购成本，从而使企业的经济效益最大化。

三、办公用品采购与发放流程的管理措施

1、构建定点采购制度。办公用品的采购一直是企业日常管理过程中十分重要的环节，也可看作是其中的基础环节。通常，办公用品的采购要结合企业内部人员的实际情况，采购符合员工实际要求的办公用品。在此背景下，为确保采购质量能得到有效提升，有必要结合实际情况，构建并落实符合实际要求的定点采购制度。在制度制定及实施过程中，主要是一些政府机关在日常运作过程中，针对办公用品采购过程中可能出现的一些徇私舞弊、贪污腐败等问题，提出的规范化、标准化制度。同时，在结合对办公用品采购现状的分析，发现办公用品采购在实践中仍存在很多问题，因这些问题的影响，致使办公用品采购管理水平无法得到有效提升。在具体处理这些问题时，可科学合理地运用定点采购制度，对整个采购流程进行规范化处理，尽量避免出现一些贪污腐败和徇私舞弊的情况。在制定和实施相关措施的过程中，企业可通过招标的方式对参与竞标的供应商进行全方位有效的考核。

在整个考核过程中，会涉及到很多因素，如资金规模、日常经营业绩、信用度等，要综合考虑这些因素，以确定最终的供应商，并与之建立长期有效的合作关系。在具体操作过程中，科学合理的将这种方式运用在实践中，在保证采购质量的基础上，能提高采购效率，并能实现成本的有效控制。

2、构建信息化办公用品采购发放流程。目前，在信息技术不断进步及快速发展的背景下，办公用品采购制度制定及具体落实过程中，可与先进的信息技术等手段有效结合，从而能有效提升办公用品采购、发放的效率及质量，并且能保证管理制度在实践中得到有效落实。结合实际情况分析发现，定点采购制度在制定及具体实施过程中能实现规范化、标准化管理。特别是在计算机技术广泛应用于各个领域的发展形势下，企业在日常运作及发展过程中，也可合理的将计算机技术应用到各个环节中，在办公用品的采购和发放中也可实现计算机技术在其中的有效落实。

在办公用品采购发放流程的构建及应用中，应结合企业内部实际情况，制定并实施符合实际要求的信息化办公用品采购发放管理流程及制度。通过该制度在实践中的有效落实，不但能保证办公用品在审批、管理、发放等环节的具体实施过程中具有一定的便利性、规范化、标准化特征，而且能促进管理水平的有效提升。

例如，在分析及研究办公用品的采购流程时，要注意申领环节的重要性，并要提高对这一环节的重视度。办公用品的所有申领人在申请领用各类办公用品时，应根据实际情况准确、有效地填写申请单，并且还应生成电子申请单，进而有利于后期的查询及使用，还能提高办公用品的申请领用效率。所有流程操作完成后，申请人应在系统中提交相应的申请明细并同时签名。一旦出现问题，可由申请人直接负责。在整个审批过程中，审批人通常直接科学合理地使用电子系统，确定审批情况。电子系统可直接保存相关信息，并能快速有效地完成最终申请单的审批。

综上所述，在社会经济快速发展的背景下，当代企业在建设及发展过程中的势头普遍较好。为了顺应时代的发展，企业在管理流程方面也要逐渐朝着规范化、标准化趋势发展，从而为企业未来的可持续发展打下良好的基础。企业日常运作及发展过程中,办公用品采购是其中十分重要的环节,确保采购和发放流程的标准化与规范化，不但有利于及时有效的提升企业内部管理质量及水平,并且还能制定及落实符合实际要求的管理制度。

参考文献：

[1]周焕珍.办公用品的采购与发放流程及管理制度分析[J].赤子，2019(28).

[2]李雪蕊.办公用品的采购与发放流程及管理制度研究[J].办公室业务,2016(22).

[3]危南雁.办公用品的采购与发放流程及管理制度的分析[J].智富时代,2018(08).