招标投标全流程电子化的实践与思考

招标投标全流程电子化的实践与思考

张辉

淮南矿业集团工程服务中心 ,安徽 淮南 232001

摘要：现阶段，各行各业的发展迅速，随着招投标工作的要求越来越严格，所需要记录的信息和数据持续增加，形成的档案资料也呈不断增加的趋势，传统的纸质归档模式已经不适应当前招投标档案管理的需求。如果仍然采用传统的人工记录和管理模式，就会越来越吃力，在相关业务员工质量和效率得不到保证的情况下，整个档案管理工作必定会产生很多问题，其中最明显的就是档案记录和保存不全，进而对招投标工作产生不利影响。从2000年开始，如何将现代电子技术应用于招投标活动及其档案管理中，并发挥出最佳效用，一直是社会关注的热点，也是本文重点讨论内容。其实，关于这方面的研究很早就已出现。我国经济的高速增长带动了城市化进程的加快，也增加了企业需要招投标行为的频率和数量，为档案管理工作增添了难度，提出了更严格的要求。本文通过分析传统纸质档案管理的不足，通过对比电子化管理的优势，对当前招投标档案管理提出了一些具有实用价值的建议，希望能够从准确性、安全性、查阅方便性、完整性和效率等多个方面得到本质的提升，通过提升档案管理的质量，促进企业更好地发展。

关键词：招标投标；全流程电子化；实践与思考

引言

随着经济的蓬勃发展，我国的社会建设速度也日益加快，建筑类项目的数量也是逐年增加，招投标工作作为建筑工程项目中必不可缺的重要环节，从根本上决定了整个建筑工程项目的最大经济效益。本文针对电子化招投标服务系统的特点着手，全面阐述电子化招投标服务系统现今阶段所存在的优缺点，同时也对在建设工程招投标中的应用要点进行初步探讨，并结合我国建筑行业招投标工作的现状，对电子化招投标服务系统的应用提出合理化建议。

1 招投标档案管理电子化现状及问题

1.1 招投标档案规范化的缺失

招标采购档案记录了企业进行项目招标和采购的全过程，具有原始性和真实性的特征，能够对当时的招标情况进行最大程度的还原，因此对于招标采购相关文书和资料的保存就显得尤为重要。然而，在具体的保管过程中，往往由于多种主客观原因会造成招标相关档案的遗失。首先，因为招标行为的一次性和需频繁操作等原因，档案数量多，给保管增加了一定的难度。第二，采购的相关商品招投标完成之后，基本上投入相关的领域发挥效用，为其源头追溯带来了相当大的客观难度。第三，在“互联网+”的推动下，招投标逐渐向电子流程发展，带来了招投标的便利，同时也导致了相关工作人员、监管者甚至主管领导对档案管理的不够重视。

1.2 缺乏专业的电子招投标档案管理人才

在大多数单位中，招投标并未成立专门的业务部门，而是属于采购、法律或者网络管理部门的下属分支，其采购相关人员往往身兼多职，因此更没有单独进行招投标档案管理的员工，更不用说专职的管理者了。很多时候，招投标档案管理的职责由有关工作人员或其他人员兼任，没有固定的专门档案管理人员，由于人员调动和工作职能调整等原因，档案管理不善的情况长期存在，难以解决。目前，很多单位都开始尝试进行电子招投标档案管理，但却远未达到预计的效果，没有使设备发挥出应有的功效。有很多原因导致了这种情况的发生。第一便是招投标档案管理工作的本身性质，因为程序繁琐、流程复杂、资料数量庞大，需要管理人员投入大量的精力。二是没有深入了解和学习招投标档案管理相关技术，又没有经过专业的档案管理软件操作培训。三是对招投标档案的不重视和管理涣散。长期以来，有关机构、主管领域和社会各界都密切关注着招投标档案管理工作，并致力于其模式的改变和创新，力争开发和寻求到全新的技术，以技术手段改变人工管理的落后模式。然而，迄今为止仍没有一项技术和软件能够对招投标档案管理产生实质的推动作用。究其根源，一是当前技术不能完全满足招投标档案管理的需求，存在信息不全的缺陷。二是普及程度不够，后期维护不善。

2 电子化招投标服务系统的应用要点

2.1 成功搭建电子招投标管理平台

虽然电子化招投标服务系统还在不断发展阶段，但是不可否定它的出现对招投标服务带来的便利，我们一定要充分的取长补短，让电子化招投标服务系统能够发挥出它最大的优势，促进我们招投标工作的效率和质量。目前来看，我国建筑行业在电子化招投标服务系统的建设上是有一定要求的，必须要通过正规程序的申请，取得相关管理部门的有效批准后，按照我国相关法律的要求和规定，进行电子招投标管理平台的建设，成功搭建电子招投标管理平台之后，才可以进行相关的招投标业务工作流程。

2.2 电子化招投标服务系统的广泛应用

随着我国建筑行业的快速发展，国家对建筑行业活动重视程度也日渐增加，与此同时，颁布相关的法律法规政策也更加完善和全面，这就加强了对电子招投标服务管理系统的高标准及高要求，在一定程度上更快促进了电子化招投标服务系统的发展，使其不断完善现有的功能及开发新的性能以适应招投标管理工作。从目前电子化招投标服务系统的功能来看，其中投标签字、开标、评标等招投标的必要环节，都是可以正常实现功能的。在实际工作应用中，信息数据的稳定性是电子化招投标服务系统的效率的基础保障，只有保证在电子招投标过程中数据足够的稳定，才能够保证招投标进程的顺利，保证工作效率，这样才能实现电子化招投标服务系统应用的意义。数据的安全性也是电子招投标服务系统应用中的重要问题，同时也是应用中存在的缺陷，因此，一定要找到有效的方法和措施可以做到提前防范和避免，保证数据的安全性，避免一些恶意破坏投标规则的不法分子对投标文件进行改动和损坏，保证招投标活动可以顺利地进行。

2.3 加速对电子化招投标服务系统的完善

电子化招投标服务系统在应用过程中，难免会受到很多因素的影响，直接导致整个招标活动的预期效果和应用范围。其中包括社会经济的发展情况、网络技术和信息化的发展情况，以及招投标工作中参与的团队成员的个人水平程度，都将对招投标活动产生一定程度的影响。因此，最大程度的进一步发展电子化招投标服务平台，加速完善电子化招投标服务系统势在必行，这就需要我们制定一个长远的且有效的实施计划，去一步一个脚印地认真坚持和实现，达成期望的目标。首先就要从电子化招投标服务系统的功能开发和内容完整度上入手，尽可能地完善功能，最大程度上满足招投标工作所需的各种功能，利用现代的信息技术，有效地提高服务系统的效率。随着科技和经济的不断发展，随时对服务系统进行升级和更新，保证功能和信息是最新的，促进我国的建筑工程发展，为未来的电子化招投标发展奠定良好的基础。

3 结语

疫情期间，招标投标全流程电子化得到了进一步推广应用，远程异地评标方兴未艾。经此疫情，远程异地评标及专家共享管理未来有望逐步常态化，但仍有一些问题亟待解决。比如制度方面，远程异地评标尚缺少具体的制度指引；技术方面，在不同交易系统之间开展远程异地评标，系统对接上还存在不少困难；监管方面，主场方只能通过系统监督副场方评标场景，但不可能监督到其在评标过程中所有的情形，尤其对于“过夜”的评标项目更是如此，需要副场方监督部门配合监督。另外，对违规评标专家的处理究竟是由主场方还是由副场方的监管部门负责，目前并无明确规定。实践中的监督一般靠主场、副场双方约定，有的甚至是口头约定，缺乏法律法规支撑。远程异地评标及专家库共享管理

参考文献:

[1]李文凯.浅谈业主单位利用北京建设工程电子招投标进行招标的利与[J].现代国企研究，2018（14）：153-154.

[2]王嫚.电子招投标在建设工程招投标中的应用[J].建材与装饰，2018（16）：194.