研究公路工程档案管理信息化路径

研究公路工程档案管理信息化路径

高波

潍坊昌盛公路工程有限责任公司 山东 潍坊 262400

摘要：随着我国社会经济的不断增长，国家大力支持基础设施建设并取得不错的成效，公路工程建设的规模和速度不断扩大。在公路工程建设中，档案管理工作是必不可少的环节，公路工程档案主要是对工程施工的详细记录，是对整个公路工程管理非常重要的基础工作。公路工程数量加剧，档案数量也增多，现在计算机技术被广泛应用在工程档案管理中，构建档案管理信息化平台可以保障档案管理规范化、动态化、科学化，促进档案管理效率的提高。

关键词：公路工程；档案管理；信息化；意义；现状；路径

引言：公路工程档案作为记录相关项目建设重要信息的载体，其自身能够为以后的公路工程项目建设提供可靠的依据，由此可见，公路工程档案管理工作的开展对于我国基础设施的建设发展有着非常重要的意义。而在当前的信息化时代下，相关单位部门则需要对传统的档案管理工作予以相应的改进，顺应时代发展潮流，实行信息化的档案管理模式，以此提高公路工程档案管理的有效性。

一、公路工程档案管理信息化的意义

1、使公路工程档案的使用期限延长

在对工程的档案管理实践过程中，我们发现将传统的纸质化的档案管理过程转化成信息化管理的过程可以提高档案的使用寿命，使用信息化管理技术可以在有效降低档案管理成本的同时减小空间的使用，从而降低在档案管理过程中的资源浪费。除此之外，在传统的纸质化档案管理过程中经常会出现档案丢失和被破坏的现象，信息化管理可以有效规避这些风险，从而使公路工程档案保存和使用的期限更加长久。

2、提高公路工程档案管理的工作效率

在以往的公路工程档案管理工作中，大都是采用人工式的管理模式，这样的档案管理不仅需要大量的人力、物力，还难以提升档案管理的工作效率，如，相关人员若想对公路工程档案进行查阅，需要经过多道手续才能够完成查阅，即使这样，在人工操作的工作流程中，也有可能出现信息不准确的情况，进而影响到后续的归档工作。而对公路工程档案实行信息化的管理模式，则能够实现档案的快速查阅以及调取，相关借阅人员只要在计算中输入档案资料的关键词，就能够快速查找出自己想要的公路工程档案资料，这样的操作流程不仅提高了查阅速度，还简化了相关工作流程。另外，对公路工程档案实行信息化的管理模式，还能够将大量的人力、物力等资源节省出来，应用到其他工作之中，同时也能够降低档案管理流程的复杂性，提高管理效率与质量。

二、公路工程档案信息化管理现状

1、公路工程档案数字化程度低

公路行业的飞速发展，使得公路工程档案也快速增长，形成了大量的公路工程档案，现存公路工程档案多为传统载体的纸质档案，档案数字化程度低，要将这些纸质档案全部进行数字化、信息化处理，工作量非常大。

2、利用公路工程档案的效率不高，不够便民

目前，在提供社会化服务时，在保障公路工程档案安全的基础上，若要查找利用某工程项目的档案，查档案者必须亲自到城建档案管理部门、提供查档所需的证件供核查，核查属实后才能进行查阅，且由于部分档案资料在移交进入档案管理部门时就缺乏完整性，所以查档案者实际不一定能查到所需档案，这就使得其可能历经几次都无法查到所需档案资料。

三、公路工程档案管理信息化的有效路径

1、完善信息化档案管理系统

相关部门若想实现信息化的档案管理目标，就要加强对档案管理的信息化建设，而且要将计算机技术、互联网技术等一些先进的信息技术，应用到档案管理工作之中，使其能够形成新型的档案信息管理系统。基于此，有关单位需要加强对档案管理信息化建设的重视，并加强信息化档案管理的宣传力度，以此提高档案管理人员的信息化意识，进而组建相应的工作团队，同时还要对档案管理部门进行一定的引导，让其选聘专业能力比较高的档案管理人员，并要求这些人员具备信息技术操作能力及专业的档案管理理论知识，使其能够适应信息化的档案管理工作，并借此提高档案管理的信息化水平。另外，在当前信息化的时代下，公路工程档案的数量以及种类非常繁多，这也为档案管理工作带来了一定的难度，这就需要相关单位借助信息技术在计算机中建立相应的档案管理系统，同时还要应用防火墙、杀毒软件等安全防护技术，建立健全的安全防护体系，还可以在其中设置权限或者是自查机制，以此减少档案信息管理系统中的安全隐患，确保其能够正常运行，保证电子档案信息的安全性。

　 2、建设复合型的档案管理队伍

在公路工程档案管理信息化过程中，对人才的培养是一项非常重要的基础工作。第一，应该使档案管理人员熟悉电子文件的相关特点，使其了解网络安全防护的相关知识，从而保证档案信息的安全性和完整性。第二，档案管理人员应该从自己的实际工作出发，不断进行强化学习，持续学习最新的专业技能，提高自身的业务水平和素质。为了加快传统档案管理模式向信息化管理模式的转变，相关部门应该定期对档案管理人员进行培训，培训内容是信息管理和计算机网络的知识。档案管理部门还应该购买先进的档案管理设备，使档案管理人员及时了解最新的档案管理技术和发展趋势，从而使档案信息化管理能够与时俱进。档案管理者必须严格执行相应的规章制度，规范管理人员的行为，使安全至上的理念深入人心。

　 3、加强公路工程档案信息化管理力度

第一，相关档案管理机构要对基层档案管理工作加强重视，对于残缺不全的公路工程档案文献要予以有效的弥补，并且还要对档案资料中的信息进行严格的核查，确保档案信息的真实性，若是遇到造假档案，则要对其予以严厉的惩罚；第二，相关单位还要对信息化的档案管理实施全面的监督与管控，对于信息管理系统要定期进行维护，避免在系统中留下安全隐患，导致档案信息出现泄露情况。

4、保证档案信息安全

为了保证档案信息的安全性，我们应该不断对信息数据库进行完善和补充。信息化时代，互联网实现了信息的共享，使用户之间能够方便快捷交流。公路工程的相关档案数量巨大且种类繁多，这就使得公路工程的档案管理信息化极为困难。所以，在对公路工程进行信息化管理的过程中，面对档案进行精确的筛选是保证公路工程数据库准确性和完整性的关键。除此之外，对公路工程的数据信息中心进行建立和完善也是提高档案安全性的关键工作。由于公路工程的建设数量不断增多，数据库中的信息量也开始不断增加，这就使传统的信息管理弊端开始暴露。基于这个原因，为了更好地给人们提供便捷和人性化的服务，应该从公路工程的实际情况出发，增加对公路信息档案管理的资金投入，充分利用现代化的手段，建立并完善档案管理的信息化体系。虽然目前档案信息化管理过程中存在很多安全性问题，但是只要相关人员能够对档案管理进行统筹规划，提高档案管理的水平，就可以有效保障档案的安全性。

四、结语

综上所述，当前我国公路工程档案管理工作中尚且存在档案管理人员的工作素养不足，管理技术不符合信息化的要求以及档案管理模式不完整等需待解决的问题。因此，公路工程档案管理机构应重视全面提高档案管理人员的工作素养与档案管理技术，并不断优化档案管理模式，加强档案管理工作，弥补残缺的档案文献，对造假档案予以应有的惩处；借助数字技术建立高度统一的档案管理体系，充分挖掘档案资源的内在价值，对档案进行重组和有效地分配，从而全面推动档案管理工作步入信息化、高效化与数字化。

参考文献：

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