信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用

信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用

马磊

国网新疆电力有限公司奎屯供电公司，新疆 奎屯 833200

摘要：现代信息化建设为多行业的共同发展提供了内在支持，企业也因此受益。依靠信息化技术手段，在采购及处理物资的过程中，企业能够对相关物资进行直接管理，在降低人力开支的同时，大大提升管理效益。本文从当前企业物资采购管理工作出发，简要论述信息化技术在相关工作中的应用。

关键词：信息化；企业管理；物资采购；创新分析

1企业物资采购管理中出现的问题

1.1供求信息的不全面

企业对于物资采购的需求较大，同时，物资需求的种类也比较多种多样。目前企业物资管理中对于供求信息的获取较不全面，主要表现为以下两个方面：①企业与供给企业双方对于物资的实际需求量和供应量不匹配，使得出现物资缺乏或者其后勤管理部门物资产品积压等问题。②企业对于供应商的相关资料获取不完整，使其在采购过程前期没有对物资的供应商进行全方位地了解，对于物资产品的质量把握不足，从而造成后期实际使用过程中物资质量与实际需求不匹配。

1.2管理制度的不完善

随着我国市场经济的不断发展，科学有效的物资采购管理对于企业的发展具有十分重要的影响。同时，物资采购管理过程中，完整的采购渠道和管理制度能够有效地为企业的发展提供帮助，降低不必要的人力资源浪费，减少经济损失。但是目前大多数企业中物资采购管理过程较不统一，未形成严格的管理制度。具体主要体现在以下两个方面：首先，针对物资采购的信息获取和调查，企业的各个部门需要根据自身的实际需求进行物资申请上报。但是缺少统一严格的采购形式管理制度，不仅使得部分物资进行重复采购，而且造成了经济和时间的浪费，为库存管理造成了一定的压力。同时，针对物资采购的渠道，企业的各个部门根据授权自行选择采购方式，使得采购的物资质量出现参差不齐的情况，影响了企业整体发展。

2信息化技术在企业物资采购管理中的应用分析

2.1利用电子签章技术提高合同签订效率

下面以第三方平台——Saas云平台为例，具体分析电子签章技术的应用：

①提高物资采购管理合同身份认证的严格性

对用户身份的核验往往需要收集详细的相关信息与资料。需要指出的是，在对个人用户的验证中，许多云平台并非通过要求用户自行填写或录入相关信息来进行收集，而是通过再与其他第三方软件或是平台的合作并获得授权来收集用户的详细信息。对于企业用户的认证，则需要用户自行上传营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人的身份证等相关信息，从形式上看要比个人用户的身份认证更为严格。

②通过电子签名认证提高签订效率

在此种语境下的电子合同中，最为显著的特征便是采用了电子签名技术来完成合同的签署。完全处于互联网在线环境，通过数字证书与PKI签名等技术进行认证与签署，不需要通过手写的形式呈现。并且该种电子签名必须符合专属于电子签名人、对电子签名的改动可发现性、签署后数据电文的改动可发现性、仅被制作电子签名人所控制四个要件。电子签名的形成需要经过第三方机构的认证。第三方云平台在收集到用户的信息之后便传输到与其有合作授权关系的CA机构，为用户申请个人数字证书。相应的CA机构必须得到工信部与国家密码管理局批准，性质上属于电子政务与电子认证服务机构。电子签章便是电子认证服务机构签发的包含数字证书使用者身份信息和公开密钥的电子文件。其表现为数据电文中一个载有数字签名结果的图形，将公文数据与图章数据捆绑在一起作为签名内容进行签名计算，有效提升了合同签订的效率性和安全性。

除此之外，该数字证书往往采用非对称性密钥加密技术，每一名用户的证书产生两个相互配对的一对数字，即两把密钥。其中一把为公钥，用来对普通的电子文本进行加密。另一把为私钥，是用户个人用以访问和使用，并且只能以相配对的这把私钥对文件予以还原，极大地保护了企业物资采购合同管理的保密效果。

③保留电子合同签署的真实性

云平台中既提供了大量的模板合同，也允许用户自行上传并固定为电子合同。在电子合同被平台固定以后，用户在平台中输入对方当事人的相关信息，并以二维码或网址的形式向对方发送电子合同，对方也会用平台认证后提供的电子签章进行签署。值得注意的是，许多平台在签署这一环节中仍然保留了数字签名，即当事人以手写的形式进行签名的形式，有效保留了物资采购合同签订的真实效果。

2.2加强采购合同全过程管理力度

采购合同的管理主要包含采购订单的审核、变更、注销以及订单的初始化和回退等系统功能。采购人员在采购订单、询价方案及采购方案的基础上编制采购合同，通过信息化的采购管理，采购合同内容应包含企业与供应商名称、交货的时间和地点、采购总价与标准等。采购员能够修改和删除采购合同，并在采购合同执行完后核销合同。企业要严格审核采购过程中的合同性和审批手续，建立与之相应的合同管理台账，使合同的执行过程能够随时被监督，还能有效了解合同到货与付款等情况。

2.3建立健全合同管理信息化、标准化体系

合同管理信息化发展是一个综合性过程，其与众多部门、业务之间存在紧密地联系。信息共享、传递、互换是提高合同管理信息化的基本要求。建立健全信息化以及标准体系，能够促进合同管理信息化的信息传递和共享，提升整体管理的统一性和规范性，促进信息化建设协调发展。在体系建立过程中，企业管理部门需要结合不同的物资采购实际情况，对采购过程中的各项措施进行及时调整。同时，为了充分保障各项措施的有效落实，可以制定相应的工作考核制度，提升员工的工作效率。合同管理信息化标准体系的建立需要一个较长的过程。因此企业管理人员需要在建立过程中，根据国家不同管理政策的变化，在对实际物资采购情况进行调研的基础上，及时修改和完善管理制度，以提高标准在企业实际工作中的可操作性。除此之外，成立专业的监督机构，对标准执行和应用情况进行监督检查，提升标准化建设的效率和效果。

2.4合理利用大数据技术

大数据技术可以分为“数据”和“分析”，“数据”是指互联网服务器上的各种行业、企业和个人的信息数据资源。“分析”是指计算机系统根据用户需求进行的庞大的数据收集、挖掘、分析、计算和整理过程。应用大数据技术能够为企业提供庞大且专业的物资采购数据分析和数据计算支持，提高物资采购数据采集的高效性。随着移动通信网络技术的发展，大数据技术在企业物资采购过程中发挥越来越明显的作用。大数据技术为企业物资采购管理进行快捷且高效的数据挖掘，并且根据不同物资采购需求进行不同方式的结果展示，逐渐形成独特的“物资采购大数据画像”。

3结束语

综上所述，物资采购在企业的运行及发展过程中占据重要位置，企业应充分了解物资采购中存在的误区，采用合理有效的方法解决物资采购中存在的问题，充分展现出信息化在企业中的发展优势，确保能够及时了解到物资采购中供求信息资料及内容，确保产品的健康持续发展。

参考文献：

1. 张磊.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科技创新与应用,2020.

2. 齐术国.信息化在物资采购管理中的应用分析[J].现代经济信息,2019,000(012):156.

3. 张西原,刘建明,鲁菲.深化物资采购管理工作的创新与实践[J].经济视野,2018(3):92-92.

4. 李娜.信息化技术在企业物资采购管理中的应用[J].中国市场,2019(32).