公路工程档案管理信息化路径分析

公路工程档案管理信息化路径分析

高峰

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【摘要】随着我国社会经济的不断增长，国家大力支持基础设施建设并取得不错的成效，公路工程建设的规模和速度不断扩大。在公路工程建设中，档案管理工作是必不可少的环节，公路工程档案主要是对工程施工的详细记录，是对整个公路工程管理非常重要的基础工作。公路工程数量加剧，档案数量也增多，现在计算机技术被广泛应用在工程档案管理中，构建档案管理信息化平台可以保障档案管理规范化、动态化、科学化，促进档案管理效率的提高。本文首先论述了公路工程档案管理现状，然后对其信息化路径进行分析。
　　【关键词】公路工程;档案管理;信息化;路径
　　在实施公路工程建设中，如何有序管理档案是关键环节，工程档案管理环节在整个工程建设中起到记录、保存公路数据整合作用，为以后进行公路修建和维护提供主要依据。公路工程档案主要由招标文件、施工技术方案、验收文件、施工设计图、工程质量文件等组成，内容繁多、种类多样，档案管理工作难度加剧。由于网络技术不断迅猛发展，公路工程档案已经逐步向信息化管理转变，使档案管理更加便捷，因此对公路工程档案管理信息化路径进行分析是十分必要的

1档案信息化概述
　　我们可以从广义和狭义这两个角度对档案信息化的含义进行描述：从广义的角度来描述，公路工程档案管理信息化其实就是使企业本身的信息与社会生产中的各种信息相结合，通过相关的步骤，最终形成一个完整的、全面的信息系统，进而为管理人员的相关判断和决策提供信息依据;从狭义的角度来描述，就是将档案进行信息化的管理。狭义的信息化是广义信息化的基础，但是两者都是为了将档案进行信息化处理，从中提取有用的信息便于决策者的判断。在现阶段的背景下，将社会经济和政治相关信息与档案有机进行結合，整合成更全面的信息是发展的大趋势。
2公路工程档案管理信息化的意义
2.1使公路工程档案的使用期限延长。在对工程的档案管理实践过程中，我们发现将传统的纸质化的档案管理过程转化成信息化管理的过程可以提高档案的使用寿命，使用信息化管理技术可以在有效降低档案管理成本的同时减小空间的使用，从而降低在档案管理过程中的资源浪费。除此之外，在传统的纸质化档案管理过程中经常会出现档案丢失和被破坏的现象，信息化管理可以有效规避这些风险，从而使公路工程档案保存和使用的期限更加长久。
2.2使档案管理的服务效率提高。在传统的纸质化档案管理过程中，需要大量的物力和人力，但档案的管理效率低下，比如在档案的查阅过程中往往需要很复杂的手续才能完成，而且也会出现信息不准确等问题。对公路工程中的档案进行信息化管理，可以对整合好的档案进行快速阅读和调取，只要在计算机中输入相应的关键词，就可以查找到自己需要的档案和与之相关的档案，整个过程操作简单且查阅速度快，节省了很多人力物力。

3公路工程档案管理现状
3.1公路工程档案管理制度不够规范。公路建设的过程其实就是工程档案的建立过程，这就意味着工程档案的建立需要经历漫长而复杂的阶段。从工程立项逐步到工程验收结束的各个环节形成的档案材料来源于不同单位或部门，实际上，也就加大了工程档案建立的难度。所以信息化档案管理就是促进工程档案管理效率提高的重要手段。但是在公路工程管理中，有些单位尽管已经初步建立档案管理方面的制度，但是不够全面，很难确保档案材料建立完整。比如：工程竣工资料的要求不清楚，缺少竣工资料质量的措施。档案管理部门对建设单位在资料的收集、整理和保存上要求较低，各个公路工程有关单位对于档案管理欠缺统一化标准，缺乏规范制度体系，阻碍了公路档案信息化的建设。
　3.2档案管理人员综合专业技能不高。公路工程信息化档案管理需要人员具备一定的专业技术、过硬本领和知识储备，从而能有序开展信息化档案管理工作。但是现在很多从事公路工程档案管理人员普遍都存在专业知识匮乏、技术能力不过关等现象，有些对于利用计算机软件进行信息数字化档案管理的工作不够了解。在公路工程档案管理中，有些是档案专业人员，他们具有较好的档案专业知识，但是对于公路工程建设方面的知识不够清楚。另一些是工程专业人员，掌握工程施工知识，但是对于档案管理有关规定不清楚。因此缺乏综合性公路工程档案管理人才。
　4档案管理信息化路径
4.1强化档案管理人员的意识。在进行档案信息化管理过程中，相关的工作人员及领导应该意识到档案管理的重要性，只有从心底意识到档案管理信息化的重要性，才能将工作落实到实处。但是，现在档案管理相关人员还是习惯传统的管理方式，思想观念和意识很难发生改变，所以应该对档案管理人员进行相关的培训宣传，使他们尽快适应信息化的档案管理方式。
4.2规范档案管理。公路工程中的相关档案会涉及大量数据和工程图纸，所以在对公路工程的信息化管理过程中应该对管理人员的管理行为进行规范，进而保证档案的安全性。与此同时，还应该建立健全相应的档案信息化管理制度，使制度建设的信息化与档案管理信息化同步进行，从而通过完善档案管理信息化的相关制度对档案管理的工作进行约束。除此之外，也应该注意文件档案的备份和保护，防止数据的丢失。

4.3建设复合型的档案管理队伍。在公路工程档案管理信息化过程中，对人才的培养是一项非常重要的基础工作。第一，应该使档案管理人员熟悉电子文件的相关特点，使其了解网络安全防护的相关知识，从而保证档案信息的安全性和完整性。第二，档案管理人员应该从自己的实际工作出发，不断进行强化学习，持续学习最新的专业技能，提高自身的业务水平和素质。为了加快传统档案管理模式向信息化管理模式的转变，相关部门应该定期对档案管理人员进行培训，培训内容是信息管理和计算机网络的知识。档案管理部门还应该购买先进的档案管理设备，使档案管理人员及时了解最新的档案管理技术和发展趋势，从而使档案信息化管理能够与时俱进。档案管理者必须严格执行相应的规章制度，规范管理人员的行为，使安全至上的理念深入人心。
4.4建立档案数据库，保证档案信息安全。为了保证档案信息的安全性，我们应该不断对信息数据库进行完善和补充。信息化时代，互联网实现了信息的共享，使用户之间能够方便快捷交流。公路工程的相关档案数量巨大且种类繁多，这就使得公路工程的档案管理信息化极为困难。所以，在对公路工程进行信息化管理的过程中，面对档案进行精确的筛选是保证公路工程数据库准确性和完整性的关键。除此之外，对公路工程的数据信息中心进行建立和完善也是提高档案安全性的关键工作。由于公路工程的建设数量不断增多，数据库中的信息量也开始不断增加，这就使传统的信息管理弊端开始暴露。基于这个原因，为了更好地给人们提供便捷和人性化的服务，应该从公路工程的实际情况出发，增加对公路信息档案管理的资金投入，充分利用现代化的手段，建立并完善档案管理的信息化体系。
　5结语
　　为了顺应时代的发展要求，应该全面提高公路工程档案管理信息化的水平，从事相关行业的人员应该加强对档案管理的分析和研究。加强档案管理信息化的创新和调整，完善安全体系，提高档案管理人员的素质，可以为公路工程档案管理信息化奠定基础，为今后公路建设提供支持，从而保证公路档案管理过程中的高效性。
　　【参考文献】
　　[1]王明芳.试析新时期公路工程档案管理信息化创新路径[J].办公室业务，2017（14）：57.
　　[2]张前进，刘严.公路工程档案管理信息化问题研究[J].建筑工程技术与设计，2015（28）：146.