探析计算机信息技术在机关档案信息管理中的应用

探析计算机信息技术在机关档案信息管理中的应用

孙德健

（辽东学院信息工程学院 辽宁丹东 118003）

摘要：计算机网络技术，是当代信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发，代表了计算机网络技术发展的新方向，它以强大的功能和快捷的速度，在各行各业不断蔓延和迅猛发展，把世界带入了网络信息时代。档案信息作为一种重要的信息资源在社会的信息系统中占有特殊的地位和作用。为适应当今信息处理技术发展的要求，提高档案信息现代化管理水平，计算机网络技术作为一种新兴的技术手段，在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

关键词：计算机；信息技术；机关档案管理；应用

当今时代，科学技术已经成为了第一生产力，各种先进的专项科技被逐步渗透于居民日常生活及企业的生产与经营管理工作当中，促进了我国社会综合生产力水平的整体性提高。档案管理是我国事业单位的重要工作部分，该项工作设计的内容比较复杂，传统人工档案管理方式已经无法满足当代机关档案管理需求，因此，相关机关单位应充分认识计算机信息技术在档案管理方面的重要意义，坚持以发展的眼光看待此项工作，积极引进现代化信息技术，提高档案管理工作质量，细化每一个环节，简化工作流程，为机关单位社会职能的有效发挥提供有效保障。

1机关单位档案管理工作应用计算机信息技术的意义

1.1能够促进档案资源范围的扩展

受档案信息技术水平的限制，传统档案管理方式只能在有限范围内进行信息的获取，无法实现信息的及时共享。通过计算机信息技术的应用则可以冲破传统档案管理方式的束缚，不但可以将机关内部现存的档案信息进行快速分类与整理，同时，还能够通过各部门信息的共享实现档案资料的开发，从而有效扩展档案资源的范围，使档案信息更加全面。

1.2实现档案资源管理工作的系统化

通过计算机信息技术的应用，可以将档案管理工作中的各项细节精准化，并将各环节相互联系成为一个工作体系，同时还能够扩大档案信息的容量保障信息的可靠性，将所有内容都体现在专项信息化系统当中，保证内部档案信息的完整与统一，促进档案管理进入信息化时代。

1.3促进管理人员科学规划水平的提高

在机关单位档案管理工作中应用计算机信息技术能够确保机关内部相关工作人员落实严格的精细化管理工作，不断提高自身计算机技术应用能力，采用先进的技术手段将各类档案资源进行快速、准确的处理与整合，并将其加以保存，为后续档案的查阅提供方便。

2计算机信息技术在档案管理所面临的问题

2.1电子档案原件真实性问题

从整体上看，电子文件是很容易被删除的，并且，删改之后不会留下任何痕迹，同时，在计算机形成之后的文件材料上，一般是无法留下自身的任何笔迹，一些单位的管理者同样也没法在已经形成的文件资料上进行签发，这样，在今后的工作中无法确定这份材料是否具有一定的真实性和权威性，如果是有人出于自身的目标将软盘中所存在的内容进行删除，也难以发现其中所存在的问题和确定。

2.2档案的保密性问题

网络上的任何终端设备都是利用能够索取到存储在网络上的某一个设备上的电子文件，同样的，在另外一方面，一个终端的信息文件可以同时发给几个网络上的终端，这样对于一段时间内所需要的内容进行保密，或者是可以限制提供利用内容的安全保密问题，这样就带来了全新的威胁。

2.3档案保留时间过长

在当前，随着办公自动化的不断深入，现在有很多的单位都基本上实现无纸化办公，所有的情况和决策存储在网络上，只需要进行操作一下键盘便可以得到所有需要的资源信息，而且，这种方法可以使得档案存储简化程序操作，但是，如果是网络突然出现瘫痪，这样就很容易出现黑客的问题，如果情况严重的话，遇到病毒问题和其他方面故障，电子文件就会同时消失，造成难以预料的经济损失。

3计算机技术在机关档案管理中的应用建议

3.1积极的革新管理理念

对于机关档案管理工作来说，要想在这项工作中充分的发挥出计算机信息技术的重要作用，就需要在观念上有所改变，只有在思想上对计算机信息技术产生认可，才能推动机关档案管理信息化的实现。长期以来，受到传统管理理念的影响，我国的许多机关档案管理人员在思想上对信息技术的存在偏见，这也是造成档案管理信息化迟迟不能推行的重要因素，在当前的时代背景下，机关档案管理人员需要冲破传统的观念的限制，认识到计算机信息技术的重要性和先进性，在档案管理工作开展的过程中，积极的融入这项技术，实现高效的数据收集、处理以及共享。

3.2提升档案管理人员素养

档案管理工作的信息化，不是简单的把档案工作与计算机信息技术进行简单的结合，而是需要采用合理的方式，实现两者的深度融合，形成一个系统会的档案管理模式，只有这样才能充分的发挥出计算机信息技术的重要作用。这种新型的档案管理模式对人员素养的要求非常高，机关单位要定期的委派机关档案管理人员外出学习，提升他们的信息技术素养以及信息技术的应用能力，在工作中可以灵活的运用计算机信息技术实现信息的高效获取和和实时共享。另外，在机关档案管理人员的委任上，机关单位要把计算机信息素养作为一个重要的考察目标，通过人员素养的提升，推动信息化建设。

3.3加强网络安全防护工作

在信息化的机关档案管理模式中，各种档案信息的安全性虽然相较于传统档案存储模式有所提升，但是还是会受到网络风险的威胁，所以，为了避免档案信息的遗失，保证档案信息的完整性，机关单位需要做好安全防护工作，减少网络风险的存在。信息技术带来的不仅仅是便利的工作条件和众多的应用功能，在网络环境中，机关档案管理的信息化，也无形中增加了许多的管理风险。当前我国的网络环境异常复杂，网络病毒会对档案产生严重的

威胁，所以，机关单位在信息化建设的同时，还需要加强网络安全建设。要定期的使用杀毒软件对机关信息管理系统进行查杀，消除系统中存在的漏洞，减少网络风险的存在，机关单位要使用防火墙技术以及隔离网闸技术，把单位的网络与外界的网络进行隔离，拒绝各种非法访问。

4结束语

综上所述，在当前的档案信息化管理过程中，计算机技术为档案管理带来了极大的便利，其自身所具有的特点是不言而喻的。如何在发展的大潮当中将计算机技术应用在档案信息管理工作中是档案工作者和计算机软件开发者共同努力的目标和方向。在知识时代和经济的到来中，应当抓住机遇和挑战，把日渐趋于成熟的计算机技术应用在档案信息的管理中，加速数据库的建设的步伐，加快新软件系统的开发和研制，把计算机技术合理的应用在档案信息管理中，让数据库和相关的档案信息管理系统在21世纪当中成为比较成熟的管理系统之一。

参考文献

[1]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报：社会科学版，2008(4④.

[2]丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究[J].南京工业职业技术学院学报，2006).