新《条例》背景下推进院校教学档案工作的思考

新《条例》背景下推进院校教学档案工作的思考

高婉清

陆军边海防学院乌鲁木齐校区，新疆 乌鲁木齐 830002

摘 要：在国防和军队改革深入推进的背景下，2020年1月中央军委颁布的《军队档案条例》正式实施，条例在推动档案工作信息化建设、规范化建设，构建新体制下军队档案工作机制等方面具有重大的意义。文章主要针对院校在教学档案工作现状中的几点问题，探讨了新时代院校教学档案工作提升质量和水平的实现路径。

关键词：军队档案条例；院校；教学档案工作

《军队档案条例》（以下简称《条例》）以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平强军思想、新时代军事战略方针，深刻把握新时代军队档案工作特点规律，在档案优化制度设计、完善工作机制、专业队伍建设、信息化工作转型等方面，为院校教学档案工作提供了制度遵循。

一、新《条例》实施的重要意义

1.有利于推动教学档案工作的信息化建设

教学档案是军队院校在教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是院校档案的重要组成部分。《条例》第二十一条对制作传统载体档案数字复制件作出了明确，第二十二条、第二十三条也增加了电子文件归档制度，对电子文件、电子档案管理作出规定，明确了电子档案与实体档案具有同等法律效力，这对于推动档案数字化建设有重要的意义。

2.有利于优化教学档案工作机制

针对制约军队档案工作发展的难点痛点堵点，《条例》在制度设计、工作机制方面做了完善修订。比如在第三章中强化档案的形成和归档责任；第四章中对档案利用审批作出适当调整和简化；在第六章中充实完善了战时档案工作规定，明确战时全军档案资源保障机制，完善战时档案移交管理办法。这些都对档案的管理工作在法规层面提供了政策制度保障。

3.有利于加强档案管理队伍建设

《条例》为了适应新体制下军队档案人员在队伍构成上的新变化，特别是文职人员、专业士官将成为档案人员队伍的重要力量，在对档案专业人才队伍建设上提出了新的更高要求。《条例》中第五十三条对档案人员的选拔、培训、考核都做了相关规定。

4.有利于提升全民档案意识

《条例》中第四条明确了所有单位和人员都有形成、保护档案的义务，《条例》首次提出了档案的形成责任，这有利于把档案工作的触角向文件形成的前端延伸，有利于提升全民的档案意识，确保档案资源的源头活水。

二、教学档案工作现状

1.教学档案内容不完整

教学档案内容不完整的原因主要有两方面：一方面是档案收集材料不及时、收集困难；另一方面，档案材料的形成单位或者个人的归档意识不强。很多人普遍存在一种错误的观念，认为档案的管理和形成自然都是档案工作人员的事，不积极配合档案的收集工作，造成很多资料没有完整保存甚至流失，收集工作比较困难。

2.教学档案归档整理不规范

教学档案归档整理不规范主要有两个方面的原因：一是形成档案的单位和个人将不符合归档范围或者条件的材料进行了移交，导致材料无法进行规范整理；二是档案工作人员素质不高，不熟悉《军队院校教学档案整理技术要求》等规章制度，没有按要求进行整理归档。

3.教学档案数字化程度不高

教学档案的数字化程度之所以普遍不高我认为也存在以下三个方面的原因：一是因为院校在档案管理方面人员配备不足，日常管理工作量大，档案的整理和日常利用是工作的重心，没有时间、没有专人来进行档案的数字化；二是院校在档案管理方面投入的经费比较少，导致缺少专业的数字化设备；三是有些档案资料年代久远，字迹模糊消失、纸张残破易碎等原因增加了档案数字化的难度，加大了工作量，档案数字化进程比较缓慢。

三、以新《条例》为遵循，提升院校教学档案工作质量与水平

1.加强引导，深化教职员工档案工作意识

档案工作人员应该有较好的政治素养、较强的专业能力，通过教育引导，让档案工作人员主动担当，将工作落到实处。院校可以组织广大教职员工学习《条例》，提高档案工作的政治站位，将档案收集工作纳入到个人的职责范围，强调教职员工本人要及时记录和保存有价值的资料，及时进行归档保存。

2.严格标准，确保教学档案内容完整、管理规范

要坚持严字当头，细处着手。教学档案工作人员要注重档案的内容建设，建立材料收集工作责任制，及时与材料的形成单位或个人联系，掌握材料形成的时间，由被动接收变为主动收集，认真审核档案材料，确保材料符合条件、内容完整、手续齐全，严格把好归档材料的入口关。同时，档案工作人员要严格按照相关制度要求进行管理归档。《条例》中对于档案的形成责任、收集、鉴定、整理、保管等都作出了明确的规定。

3.推动数字化建设，提高教学档案信息化水平

《条例》对于为什么要为传统载体档案制作数字复制件以及怎样制作复制件都作出了明确的规定，在加强电子文件的归档管理时，还要推动原有教学档案的数字化进程，坚持高标准、严格执行技术操作、遵守安全保密制度，保证纸质档案和档案复制数据的安全。同时，利用档案数据分析，开发利用档案信息资源，提高教学档案的信息化水平。

4.完善制度，构建从严管档长效机制

深入贯彻学习《条例》，完善院校档案工作制度。制定档案工作职责，对档案工作人员的职能任务进行明确；建立档案整理个人责任制，切实把从严管档落实到具体处；制定档案监督制度，在工作中自觉接受组织和群众的监督，确保档案接收审核按程序进行、档案管理按要求规范，努力提升教学档案工作水平。