探究信息化建设在工程建筑档案管理中的应用

探究信息化建设在工程建筑档案管理中的应用

张淑会

山东江北水镇房地产开发有限公司，山东聊城， 252000

摘要：建筑工程档案是在工程建设活动中形成的各类资料，贯穿于建筑工程建设活动的全过程。建筑工程档案资料是建筑工程建设的依据和永久性真实记录，也是建筑工程建成后检查、维护、管理、使用的依据和凭证。在互联网技术和数据存储技术蓬勃发展的大数据环境下，建筑工程档案的数据形式繁多，档案数据量十分庞大，科学高效地管理建筑工程档案具有十分重要的现实意义和较好的经济效益。在建筑工程档案管理活动中，开展大数据环境下的建筑工程档案信息化建设，全面使用先进的管理理念、计算机技术、网络技术和信息技术，构建完善的档案信息化管理系统，对档案信息资源进行收集、处理、保存和网络化共享利用，使建筑工程档案管理模式从实体档案保管转变为数字化和网络化档案管理和应用，不断提升建筑工程档案的管理水平和质量。基于建筑工程档案信息化建设的现状，本文重点分析了建筑工程档案信息化建设的主要内容、存在问题，给出了建筑工程档案信息化建设的主要解决方案。

关键词：建筑工程；档案管理；信息化

1建筑工程档案信息化建设存在的问题
1.1档案信息化应用水平不高
一些工程建筑企业档案管理水平还有待提升，档案管理人员多是由行政或是人事部门人员兼任，但这些人员本职工作就相对繁杂，且不具备专业的档案管理知识及信息技术，同时也没有进行系统化的培训，因此无法适应工程建筑档案管理信息化建设的需求[2]。此外，在档案管理工作中，还存在着工作热情不高、接受新鲜事物能力不足的现象，很多档案管理人员主动学习意识不强，信息化操作水平不高，甚至对档案信息化建设的管理流程都不太清楚，无法在实际工作中快速利用信息化技术进行档案检索及利用，工作效率低下。
1.2档案管理流程需要完善
建筑工程企业虽然开展了档案信息化建设工作，但是档案管理流程和技术规范等还存在很多不足之处，档案归档和借阅仍然以纸质档案为主，档案数字化工作主要局限于扫描和管理电子档案，没有充分挖掘数字化的档案资料数据，没有实现档案资源的网络化分享使用。档案资料信息化建设存在形式化现象，注重将传统纸质档案转化为数字档案，忽视了数字化档案资源利用环境的构建，数字化档案资源的利用率较低。
1.3企业与施工单位之间缺乏信息共享
如今工程建筑行业企业之间的业务往来频繁，但彼此之间信息、数据的交流并不共享，很多有价值的资料多是在企业内部进行流传，如果企业想要获得一些外部的资料，需要重新进行收集、整理和汇总，这样势必要消耗过多的精力和时间，完全不利于企业人力资源的合理分配，也间接导致企业的人力成本的增加。

2工程建筑档案管理应用信息化建设的必要性分析
2.1实现资源共享
受工程建筑行业自身特殊性的影响，所牵涉的项目类型相对多样，并且项目与项目间区域分布较为遥远，不同项目间可能出现大量档案资源借阅或调阅的情况。由此可见，工程建筑档案管理利用计算机技术开展信息化建设，能实现分类管理海量档案信息的目标，促使档案管理模式由案卷级向文件级转变，极大程度上丰富其管理途径及管理手段[2]。同时，经信息化建设后，能合理整合工程建筑档案，为各个项目或各个部门随机借阅提供强有力的支持，甚至可建设档案管理网站，提倡各个项目或各个部门利用网站导航直接查看或检索资料信息，真正意义上做到合理开发及有效利用档案信息资源。
2.2满足长期保管
工程建筑项目具有建设周期漫长、网络格局复杂及环节纵横交错等鲜明特点，大大增加档案管理的工作量及工作难度。一旦档案资料存储或采集不及时则可能造成重要数据信息丢失的问题，特别是纸质档案经持续翻阅浏览，极易出现受损丢失的情况，甚至受氧化剂、酶、酸、高温及高湿等因素的影响发生氧化反应或水解反应，导致不可预估性损失[3]。同时，与常规纸质档案相比，信息化档案的存储时间长且易于传递，不易遭受外部环境因素的影响，其稳定性远远优于普通纸质档案，而搭建信息化、数字化及智能化的档案管理室能明显降低纸质档案受损或丢失的风险。

3工程建筑档案管理应用信息化建设的要点分析
工程建筑档案管理加快信息化建设进程能提高其资源利用率，极大程度上节约总体运维成本投入。总结起来，其信息化建设要点如下：

3.1建立完善的数字化档案信息数据库，确保档案资料信息化的完整性
建筑工程档案资源信息化建设主要以档案数字化为基础，重点做好电子文件的信息化管理归档，建立完善的档案信息化数据库，推进档案信息化资源建设。建筑工程的项目前期文件、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等各阶段的档案文件都应纳入数字化档案信息数据库中。按档案文件类别建立各类档案的目录数据库，做到档案实体、电子目录和电子档案的一一对应，目录数据录入完整、准确、规范。建筑工程档案资料必须真实地反映建筑工程的实际情况，图物相符。工程建设过程中的重要照片、图表、影像、录音等材料，以及出现的重大事故和事件，都必须编制相关说明资料。建筑工程档案资料必须保证系统性、准确性和完整性。通过建立完善的数字化档案信息资源库，积极推进建筑工程档案信息化进程，构建数字化、网络化的多层次建筑工程档案信息化管理系统。

3.2树立建设意识
在实际管理的过程中，相关建筑企业秉持以人为本的工作原则，大力吸纳专业扎实且技术过硬的复合型档案管理人才，持续优化档案管理团队的人才组成结构，侧重于提升管理团队的专业技能及素质水平。同时，重视在职档案管理人员岗位培训，不断丰富其岗位培训的形式，例如：脱产进修、继续教育及交流学习等，树立档案管理人员信息化管理意识，大大增强其信息化管理技术水平，促使其于具体实践活动中形成更为健全专业的理论知识体系。此外，突出培训考核的作用，引进相应的奖惩机制，不得脱离档案信息化建设的要求，方可实现优化重组人才队伍的目标。

3.3转变服务方式
受时代发展的影响，传统档案服务早已无法满足时代进步的要求，而档案管理部门必须凭借现代化信息技术手段，深入挖掘档案信息资源，持续创新档案服务的方法及形式，例如：以微缩技术服务为例，逐渐得到从业人员的关注及重视，适用于保存价值高且相对珍贵的档案信息资源，能有效缩减档案管理空间，节约人力物力财力的投入。目前我国尚未出台统一的工程建筑档案管理规范，特别是档案信息管理系统的类型多样且数量庞大，说明其管理制度亟待完善。此外，光盘具有处理速度快及存储量庞大等鲜明特点，而应用于工程建筑档案管理中能服务于编目及信息检索等领域，大大提高其工作效率。

3.4健全档案信息化管理制度，规范业务流程
根据建筑工程档案资料特点，逐步健全档案信息化管理制度，规范业务流程。（1）完善档案管理中的收集、整理、归档和管理等业务流程，健全建筑工程档案文件的归档制度和档案管理制度，不同岗位的档案人员、档案管理相关部门相互协作，各尽其职，及时、完整、规范地开展档案资料的归档和档案管理工作。（2）制定建筑工程档案管理人员的岗位职责，根据档案管理的业务流程建立档案管理的人员岗位责任制，完成档案资料的收集、整理、归档和管理工作。（3）制定严格的档案资料保管和档案利用制度。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，树立严谨的工作作风，严格按照档案管理工作流程开展档案管理工作，提高档案管理工作效率，促使档案管理工作更加标准化、规范化和系统化。

结语
综上所述，工程建筑档案管理信息化建设相较于传统管理模式有着一定优势，加大对信息化管理技术的推广，有助于保障施工的进度和安全性，发挥档案管理功能。当前工程建筑领域应将档案管理的信息化发展作为研究重点，在结合档案管理经验的基础上，积累信息化建设经验和理论知识，建立系统的信息化档案管理体系，进一步推进建筑行业健康发展。
参考文献
[1]王垚迪.探究信息化建设在工程建筑档案管理中的应用[J].居舍，2020（01）：180.
[2]李珍.信息化建设在工程建筑档案管理中的应用研究[J].城建档案，2019（07）：20-21.