大数据时代档案管理的思考

祝常兵

曹县普连集镇政府便民服务中心

摘要：当前科学技术不断发展，社会也处在不断进步的过程中，迎来了大数据时代。这一时代背景下，档案管理工作面临着全新的机遇和挑战，同时人们也在用全新的眼光审视档案管理工作，这都会推动档案管理的发展。对于档案管理来说，传统的管理模式已经不能满足时代发展的需求，想要促进档案管理的可持续发展，必须要紧密结合大数据的特征，做到与时俱进，分析大数据时代给档案管理工作带来的机遇和挑战，以此来提出针对性的策略。本文主要分析了大数据时代下，对于档案管理的思考。

关键词：大数据时代;档案管理;思考

中图分类号：G4  文献标识码：A  文章编号：（2020）-30-349

数字化是当今时代的主要特征，人们在这个时代生活，衣食住行都与数字密不可分，大数据时代能够方便人们的生产和生活，提高工作效率。对于国家发展而言，档案管理工作是非常重要的，也是不能被替代的，信息需要不断更新才能发挥最大的作用。大数据时代下，只有充分发挥出大数据技术的作用，创新档案管理方法，注重档案建设工作，才能提高档案管理的有效性，促进档案管理工作的不断发展。

一、大数据时代档案管理面对的挑战

（一）管理流程与理念面临挑战

对于传统的档案管理来说，对管理人员的要求较高，第一档案管理人员需要把不用的档案进行分类，第二，要把每个档案登记，记录下来方便查找。但在大数据时代下，数据更新速度极快，每时每刻都在形成新的档案信息，与此同时档案之间也出现了相互交叉的现象，若采用传统的管理档案的方法，对档案进行分类保存的时候没有办法做到保质保量，还有，有的档案信息没有办法用传统的方法来保存[1]。

（二）保存档案的形式面临挑战

大数据时代下，出现了多样化的数据信息形式如电子文档、视频、图片等，这些都是非常重要的信息载体，这些信息没有办法转换成纸质材料来保存。所以想要提高档案管理有效性，必须要创新档案保存形式，只有这样，才能更好地保存新型档案信息。还有，开展档案管理工作的时候，还要做好数据信息的标记和分类，可以依据档案的关键词来标记，这样既可以降低档案管理人员的工作压力，还可以提升档案管理效率。

二、大数据时代档案管理面临的机遇

（一）工作效率得以提升，档案管理成本大大降低

大数据具有明显的优势，通过大数据技术的有效应用可以在极短的时间内精确处理大量的数据，这一优势在档案管理工作中愈发明显。首先可以最大限度提升档案管理工作的效率，其次能够有效降低档案管理工作的成本[2]。如今，随着社会的不断进步和经济的持续发展，每个领域、每一个单位都在制造着数据，不同主体产生的档案数量也在持续增加，这种情况下，保存和整理档案的工作中，如果仍旧采用纸质档案来完成，就需要大量的纸质资源和档案保存空间作基础，导致过高的档案管理成本，如果应用大数据来完成档案信息保存和整理工作，能够突出大数据的作用，通过信息库来保存数据，节约保存空间的同时提高工作效率，同时还能降低档案管理成本。

（二）促进档案保存质量的提高

传统的档案管理下，档案只有较弱的抵抗风险的能力，很容易在外界因素影响下被破坏，甚至丢失。如果保存档案的地方发生火灾、水灾等意外情况，会直接影响档案的完整性，档案如果保存时间过长会出现字迹模糊和纸质老化等现象，变得不完整。在大数据时代下以上问题能够得到巧妙解决，应用大数据来保存档案只需要足够的储存空间就能够完成，大大提升了保存档案的稳定性，防止因为外部原因造成档案缺失等情况出现，档案保存的时间更长久，保存质量也会得到有效提高。

三、大数据时代下档案管理策略

（一）建立大数据档案信息资源平台

众所周知，档案资源数量和种类都很多，想要促进档案资源共享，需要有完善的大数据档案信息资源平台做支持，确保档案信息能够被充分利用。当前我国已经建立了很多开放性的档案信息资源共享平台，但其中有很多不够完善，需要进一步改进。首先要充分利用大数据技术把档案资源整合，完善档案资源共享平台的各项功能，为大众提供优良服务;其次，要把数字化的档案资源整合到信息资源共享平台中，推进平台的不断发展。

（二）應用云服务和云存储

大数据时代下，想要促进档案管理的持续发展，需要应用云服务和云存储。第一，档案管理中，需要吸取云存储的优势，注重与相关企业的合作，设定特殊的档案管理云存储服务器，提升处理数据的能力;第二，交互性强是云服务的主要特征，能够促进服务质量和效率的提高，档案管理中，需要重视云服务多元化的服务模式，提高档案管理有效性。与此同时，档案管理部门可以使用网络授权等方法设定相应权限，帮助人们根据自己权限选择所需要的服务，更好地满足人们的实际需求，提高档案管理的可靠性和稳定性。

总之，随着社会的发展档案管理工作也面临着全新的形势，大数据时代下必须要重新审视档案管理，分析档案管理面临的挑战和机遇，确定新的档案管理策略。只有这样，才能提升档案管理效率，满足时代发展的要求。

参考文献

[1]郭雪萍.对大数据时代档案管理的思考[J].价值工程，2020，39（13）：102-103.

[2]周强.大数据时代对档案管理发展的思考[J].现代经济信息，2019，（26）：174.