高校教学档案管理的问题及对策

高校教学档案管理的问题及对策

张金燕

青岛黄海学院 山东 青岛 266427

摘要：高校教学档案是高校教学方式创新的依据，也是教学效果的反馈，对教师而言，通过教学档案，可以总结过去教学过程中的不足，挖掘相应的解决方式。对于学校而言，可以通过教学档案挖掘学校的闪光点，加以利用。对于学生而言，可以通过教学档案了解自己的学习情况以及教师的教学进度。但是，在当下的高校教学档案管理工作当中，仍然存在一定的问题，无法让教学档案的作用最大化。本文将简析高校教学档案的特点，并且挖掘当下高校教学档案管理模式中的问题，找出相应的对策，希望能够为我国的高校教育发展提供一定的帮助，进而提高社会上的人才水平。

关键词：高校；教学档案；管理

引言：高校教学档案是学校在运作过程中产生的各种资料，包括且不限于教师的教学资料、学生的学习情况、学校的招生情况等等。对于管理人员来讲，教学档案管理工作较为繁杂，只靠传统的教学模式难以满足当下教师与学生的需求，因此，想要改善教学档案管理现状，就必须要推陈出新，不断填补当下教学档案管理工作当中的问题。

一、高校教学档案的特点

通常情况下，高校教学档案的来源渠道较多，包括且不限于学生的学习成绩、教师的教学资料等等^[1]。高校的教学档案不仅存在于课堂上，还包括校园对外的招生信息以及学生的毕业信息，这些都是高校教学档案管理的内容。另外，高校教学档案的内容较为繁杂，不同专业、不同工作都需要归档至教学档案内，对于管理人员来说，不同的教学档案能够产生的作用也不同，分类也不同，极大程度的增加了教学档案管理工作的难度。

二、高校教学档案管理的常见问题

（一）归档意识差

目前，大多数高校对教学档案的重视程度较低，对教学档案对教学方式以及学校运作的影响没有一个明确的认知，甚至对教学档案的认识仅停留在学生的信息以及学生的考试情况方面。大部分教师在教学结束后，也没有自主进行教学资料的收集以及归档，将教学资料的收集以及归档全部交给管理人员，这就导致实际的教学与教学档案中收录的内容存在偏差。另外，学校中的各部门对教学档案管理工作也不够重视，即便产生了应当归与教学档案的信息，也没有及时共享给教学档案管理部门，导致教学档案管理部门的工作过于繁重。

（二）管理人员缺乏专业素质

目前，大多数高校的教学档案管理工作都是由教师或者教务主任兼职完成，甚至由部分连教学经验都没有的工作人员进行管理工作^[2]。管理人员的专业水平较差，直接影响了整个教学档案管理的水平，导致教学档案过于混乱，在教师需要调取教学档案时，不能及时找出教师需要的资料，在教学档案整理的过程中，也不能明确分类，教学档案管理的效率过低，管理方式也较为随意。不仅如此，由于管理人员的专业水平较低，在开展管理工作的过程中，经常会发生文件泄露或者丢失等问题，不但不利于学校的发展，还难以保障学生以及教师的隐私信息。

（三）管理模式不科学

目前，大多数高校的档案管理工作模式都不够科学，在需要调取文件时，不能及时调取，需要保密的文件也缺少一定的安全性^[3]。这种管理模式，难以让教学档案在学校的发展中发挥自身的作用，甚至于在学生毕业后，在校期间产生的教学档案就变成了一堆废纸。完全无法为学校的后续发展提供帮助。另外，教学档案也无法服务于学校的招生系统，外界无法了解学校的优势，难以促进学校的未来发展。

三、优化高校教学档案管理的路径

（一）加强各部门对教学档案管理的重视

首先，高校教务部门要认识到教学档案的重要性，只有教务部门切实了解到教学档案的重要性，才能下达正确的教学档案管理工作决策^[4]。教务部门要为管理人员发挥主导以及协调作用，并且深入到具体的管理工作当中。首先，就是要制定明确的教学档案管理制度，并且让管理人员严格按照管理制度开展相应的工作，教务部门也要为管理人员制定相应的考核机制，确保管理人员能够明确自己的工作职责，并且在档案管理工作中时刻保持正确的认知。其次，要最大化教学档案管理的协调性，强化学校内各部门与管理人员之间的沟通，将各部门产生的信息共享于档案管理部门，管理部门内部的管理人员也要以学校教务部门为核心展开相应的管理工作，确保教学档案管理能够契合学校的发展与运作。最后，就是要加强教师对教学档案的重视，在教学结束后自行进行教学资料的整理与归档，让教学档案管理穿插在整个学校运作的过程中。

（二）建立专业管理团队

想要让管理工作井然有序的进行，就必须要有专业的管理人员^[5]。对于高校教学档案来说，其中包含大部分学生的信息以及教师的教学信息，同时，也包含一部分关于学生隐私的文件，一旦管理模式混乱，不但无法发挥教学档案的最大化应用，甚至会让学生的隐私被泄露。因此，想要提高档案管理水平，就必须要有一个专业的管理团队。学校应当摒弃过去兼职管理的模式，在社会上招聘专门的管理人才进行档案管理。为了避免学校秘密文件或者学生隐私被泄露，在招聘管理人员时，也要对管理人员的职业道德进行考核，并且与其签订相关的合同，如果教学档案未经允许被发布于社会公共平台，那么管理人员将担负相应的法律责任，以此约束管理人员的管理工作以及管理行为。另外，在日常的管理工作中，学校也要定期为管理人员开展相应的技术培训，提高管理人员的专业技能。不仅如此，还要为管理人员制定合理的奖惩机制，通过适当的奖励激发管理人员的工作热情。对于部分工作态度消极的管理人员，也要给予一定的处罚，最大程度的减少管理工作中存在的懈怠问题。

（三）建立网络档案管理平台

近些年，我国的网络信息技术发展较为迅速，各行业都在网络信息技术的加持下加强了自身的发展。在当下的高校教育中，大部分教师的教学模式都已经跟进了网络信息技术的发展，对于高校档案管理工作，也可以通过网络信息技术的帮助，提高管理效率。在教师教学的过程中，可以利用网络信息技术将自己的教学方式以及教学手段共享给管理部门，而管理人员也可以通过网络信息技术，将教学方式中可以公开的部分向教师以及教务部门申请公开，提高教学档案在学校招生方面的应用。其次，目前学生的纸质考试都是通过答题卡的形式进行，管理部门也可以将管理平台与扫描机共享，将学生的成绩直接录入到教学档案中。除此以外，学校还可以利用线上考试的方式，为学生展开辅修课程的考核，并且将成绩直接上传至教学档案中，方便管理。

在教师需要对教学档案进行调取时，管理人员也可以通过网络信息技术自带的检索功能，在教学档案平台中直接找到教师需要的教学档案，以此提高档案的应用效率。除此以外，利用网络信息技术，也可以自行辨别档案的秘密程度，加强对学生隐私以及校内信息的保护，同时开放部分可以向外开放的档案，提高学校知名度的同时，加强学校的招生力度。

结束语：

综上所述，高校档案管理工作虽然具备较高的基础性，但是在当下的高校中，仍然存在一定的问题，无法让教学档案最大化自身的效用。想要提高高校教学质量，并且发挥高校档案的最大效用，就必须要从管理人员的水平出发，创新管理模式，提高管理效率以及教学档案的应用，以此促进高校教学工作的发展。

参考文献：

[1]晏红莲.我国档案高等教育师资队伍建设问题及对策[J].山西科技,2017,3201:105-107.

[2]田甜.高校基建档案管理中存在的问题及其对策分析[J].办公室业务,2017,07:122.

[3]胡维维.高校教学档案管理:问题与对策[J].安徽农业大学学报(社会科学版),2017,2605:63-65.

[4]刘琪.数字化校园背景下档案管理模式研究[D].郑州航空工业管理学院,2017.

[5]谢文倩.档案学专业实践教学基地研究[D].福建师范大学,2017.