科研设备档案管理存在的问题及对策

科研设备档案管理存在的问题及对策

刘萌萌 许诺

天津市半导体技术研究所 天津 300051

摘要：近年来，社会进步迅速，科研单位发展历史资料记录在文书档案中，是单位历史发展过程中所留下的珍贵数据，也是众多工作者总结的宝贵工作经验。文书档案主要通过图表、视频等形式存储下来，这些资料能够将科研单位发展情况充分反映出来。加强科研单位文书档案管理工作，除了能够为科研单位管理者、领导者提供决策指导以外，还有利于工作人员总结经验教训，为科研单位进一步发展打牢基础。

关键词：科研设备档案管理；存在的问题；对策

引言

科研单位档案数字化管理在提高经济效益、增强工作连贯性、提升管理水平、实现档案共享方面均有着不俗表现，由此可初步了解科研单位档案数字化建设和管理的必要性。但结合实际调研可以发现，数字化建设意识不高、数字化设备不完善、管理标准不规范等问题仍较为常见，这类问题的解决必须引起重视。

1科研单位文书档案管理的意义

科研单位文书档案可以将人员工作情况、重要活动开展情况等翻译出来，在对文书档案进行查阅后，能够掌握所有人员的工作状态，也是科研单位人员评优、晋升等可靠的依据。发挥出文书档案的作用，可以有效激发科研单位工作人员的积极性，促使他们主动提高工作效率，保证高质量完成各项工作。在市场经济快速发展的时代，科研单位的发展备受各界关注，要想全面掌握科研单位发展历程，需要提高对文书档案管理的重视程度，这样才能明确科研单位发展中出现的问题，总结经验教训，促进科研单位长远稳定发展。

2科研单位档案数字化管理现状

2.1数字化管理设备有待完善

科研单位在档案数字化管理期间，数字化管理设备不够完善属于较为显著的问题之一，而数字化管理设备运行情况则会直接与管理质量紧密相关，部分科研单位若没有按照实际需求来购置相应的数字化管理设备，档案数字化管理期间自然也会出现管理效率不高等情况。再加上现如今数字化技术的不断发展，部分科研单位为了能够有效提升整个档案数字化管理安全性，自然需要及时进行设备优化，可是有些科研单位对于这一项工作尚未起到足够重视，没有做好定期管理，所以，在应用期间也容易出现一些问题，最终容易引发信息档案丢失、泄露等现象。

2.2数字化档案建设意识不足

现如今，科研单位数字化管理实践实施情况还存在档案建设意识不足这一现象。一方面科研单位档案数字化管理实际运行情况与工作人员重视程度相关，可是因为缺少足够重视、没有与时俱进进行创新与管理，这自然也就无法提升档案管理效率。另一方面，档案数字化管理方式还是存在问题，员工自身数字化操作水平有待提升，最终也降低了其价值的发挥。

2.3管理标准有待完善

科研单位档案数字化管理期间，管理标准有待完善也是管理期间的具体问题，缺少完善的档案管理制度约束管理人员，整个档案数字化管理质量自然也会受到影响。由此可见，数字化档案管理标准有待完善也是数字化建设期间存在的问题之一。

3新时代科研档案高质量编研工作路径选择

新时代科研档案高质量编研工作是一项系统性、多学科交叉的工作，在档案编研工作中不单要从科研档案管理的水平与质量提升入手，同时也要借助信息技术、人工智能等能够促进和提升档案编研的辅助手段来实现档案编研工作的实效。在新时代科研档案高质量编研工作开展中可以从以下四个方面进行探索与实践。

3.1强化科研档案管理工作的管理体系

科研档案编研工作是科研档案管理工作中的重要组成部分，因此科研档案编研工作质量的提升基础是科研档案管理工作的质量提升。在科研档案管理工作质量的提升路径选择上，应通过制定科研档案管理的工作计划，工作制度、工作岗位、工作流程、工作监督等各个环节管理水平与业务能力的综合提升，实现科研档案管理质量的提升。在此基础上，重点围绕科研档案编研工作与科研工作之间的重要性、紧迫性、必要性以及辩证关系进行深入研究分析，并探索实践路径，则可以有效地提升科研档案编研的水平和质量。

3.2充分借助和发挥信息技术所带来的编研技术

档案编研的方式方法众多，但是传统档案编研工作以文献汇编、大事记等形式居多，缺乏深入的研究，信息技术的不断发展，为以研究和分析为基础的高质量编研提供了可能，档案编研工作人员应不断创新探索，特别是科研档案的深入编研工作，能够更好服务于科研工作的本身，因此，科研档案编研工作应以深入研究为目标开展科研档案编研工作。在科研档案高质量编研工作开展中，信息技术发挥了重要的作用，特别是电子存储技术、大数据挖掘技术、大数据分析技术、人工智能专家系统等各类信息技术的综合运用能够极大地提升科研档案编研的广度与深度，实现档案编研工作的高质量开展，更好地助力科研工作创新与高质量发展。

3.3突出问题导向服务科研工作的实际需要

科研档案编研工作服务于科研工作，在编研工作中应注重对于科研工作的重点、难点、热点问题的跟紧，选择能够为相关问题开展提供有益参考的编研内容，使编研工作具有针对性，能够真正体现编研工作的价值。在编研的主题上应尽量科学选题，抓住当前本区域、本部门科研工作的重点，选择具有理论意义与实践意义，并能够为科研工作高质量开展提供服务的选题进行编研工作，使科研档案编研工作具有针对性、重点性、实效性，更好服务科研工作，真正发挥科研档案的编研作用和价值。

3.4做好科研档案信息资源开发利用工作

对于科研档案编研工作而言，一方面是要提升科研档案管理的水平与质量，全面、系统、规范地提升档案从保存到最后编研各个工作环节的合规性、科学性、严谨性。另一方面，则在平时做好科研档案编研工作的基础性工作，而科研档案信息资源开发利用工作则是能够将馆藏科研档案进行系统的整理、分类、鉴定、保管，使用档案信息资源开发利用的指标和标准体系，能够提升科研档案编研工作中基础材料的收集效率与质量，为科研档案编研工作提供基础性保障。此外，高质量的档案编研工作可以不断提升自身的能力，在档案理论与实践方面不断学习、借鉴，通过科学的理论与成功的经验，能够更好地开展科研档案编研工作。档案资源共享的探索应关注大数据时代变革，由此做好档案资源的整合工作，并将其归类为档案数字资源、档案基础资源、档案管理资源，即可结合大数据精益化管理理念，有效划分档案资源种类，配合相关标准和制度的整合与升级，大数据精益化档案管理标准体系可由此建设，该体系可较好服务于科研单位档案数字化管理升级。

结语

总之，科研单位档案数字化建设与档案管理需关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的提高管理人员专业能力、强化建设意识、完善管理标准、探索大数据档案精益管理等内容，则提供了可行性较高的档案数字化建设与管理路径。为更好满足科研单位需要，各类新型档案管理理念与工具的应用必须得到重视。从科研单位文书档案管理现状分析可知，因为思想观念未及时发生变化，在文书档案管理重要性上缺乏足够的认识，造成文书档案管理人力、资金投入不足，制度先进性不足，无法将文书档案借鉴作用体现出来。这要求科研单位将应对措施做到位，发挥出先进科学技术的作用，保证文书档案管理更加规范化。

参考文献

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