如何提高城建档案的利用效率

如何提高城建档案的利用效率

陈宇

身份证号码： 41010219720216**** 河南郑州 450000

摘要：城建档案的形成又有其特殊性和专业性，因为各种各样的问题，使查阅利用工作效率始终无法大幅提高。城建档案管理部门应该积极响应时代号召，认清局势，加强基础建设，发展网络化服务能力，进一步提升城建档案的利用价值和效果。

关键词：城建档案；利用；效率

引言

如今随着社会的逐渐发展，人们更加重视自己的财产问题，针对不动产的管理会要求其产权规定明确，因此不动产登记中心的相关信息管理就变得格外重要。随着不动产登记中心的档案信息逐渐增多，且民众对档案信息的需求量增加，需要对档案的管理逐渐重视，并对现有的档案信息进行好利用和保护，才能将不动产的相关工作进行的更加顺利，也能够满足民众的要求。

1影响城建档案利用效率的因素

1.1城建档案利用方式不断增加

在大数据背景下纸质档案数字化已是大势所趋，城建档案数字化管理和应用在日常借阅利用中占据重要位置，因此在原本复印、阅览、摘录等利用方式的基础上，档案利用管理者普遍添加了电子件拷贝这个新的利用方式。尤其在工程竣工图的利用上，电子档案拷贝方便快捷，查档者在选择利用方式时很少再选复印，电子件拷贝在此成为了主流。

1.2城建档案信息管理水平还处在初步发展阶段

1.2.1城建档案信息化基础设施建设薄弱。

（1）城建档案信息管理软件的技术水平不高。大部分中小城市在20世纪90年代开发了“城建档案馆信息管理系统”，能够实现馆内各类档案资料的归档、入库、查询、借阅，能够实现对工程、案卷的著录和查询，能够实现档案总目录和分类目录的检索；但无法实现对电子文件的管理，无法接收电子文件，无法实现档案存储数字化，城建档案信息资源无法在部门间共享，不能很好地为城市规划建设管理服务。（3）城建档案信息网络覆盖范围不广。大部分中小城市建立了城建档案馆内部的局域网，也有部分建立了与主管单位办公网的连接，但难做到建设系统其他各部门与工程建设各参建单位的连接；部分城市建立了门户网站，但基本上只是一些政务信息的公开，未能实现城建档案信息共享和电子档案网上归档，未能开展网上查询和利用服务。

1.2.2数字信息资源建设还处在起步阶段。

（1）数据库建设内容单一。大部分中小城市建立了城建档案目录数据库、竣工项目数据库；但城建档案全文、原件数据库和城建档案多媒体数据库等还有待建设。（2）城建电子档案归档移交尚未建立起有效机制。大部分中小城市规划建设主管部门产生的电子业务和技术管理档案、工程建设各参建单位产生的建设电子文件如何保存、归档和移交，还没有制定归档细则和管理规范。建设行业产业的建设电子文件大多散存在各经办人员手中，其安全情况不容客观。（3）城建档案数字化进程缓慢。城建档案数字化需要大量资金，目前只有部分城市对馆藏档案进行了数字化，大部分中小城市尚未对原已归档的纸质档案、声像档案进行大规模的数字化。

1.3对城建档案信息化建设重视不够

在很多地方，“重建设、轻档案”的思想仍根深蒂固，工程文件作为一种有价值的企业资产，没有得到应有的重视，很多单位将精力放在城市规划、工程建设上，注重工程施工技术、施工工期和工程质量，但对在城市规划、工程建设过程产生的电子文件和纸质文件重视程度不够，没有建立健全相关的归档制度，没有配备必要的设备，没有建立一套规范的管理机制来保障建设电子文件的完整和齐全，对城建档案信息化建设重视不够。

2提高城建档案利用效率的办法

2.1尽力解决城建档案信息化建设的瓶颈

1.想方设法做好城建档案信息化人力资源建设。信息技术人员的缺乏和档案馆人员信息技术知识和能力的缺乏，是城建档案馆信息化建设的瓶颈之一，解决这些问题必须多条腿走。一是补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。二是积极开展信息技术培训，在分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则上对相关人员进行培训，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。三是对计算机等信息化技术人员进行城建档案工作知识和技能的培训，使其掌握城建档案工作的客观规律，更好地开展城建档案信息化工作。2.推进档案信息化标准规范体系建设。在信息化社会，标准的重要性与日俱增，如果标准统一，那么建成各信息系统就可以轻而易举地实现信息共享，进行信息交流，如果标准不统一，各自为政，那么将来势必会形成一个个“信息孤岛”。因此，必须贯彻落实《建设工程文件归档管理规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》《纸质档案数字化技术》《电子文件归档与管理规范》等标准规范，结合本地的实际，逐步建立起统一的应用软件技术规格、数据为基本规格和主要数据格式标准。3.想方设法将城建档案信息化建设专项经费列入地方财政预算。要积极争取各方面的重视和支持，尤其是多向主管部门、财政部门汇报国家和省里对城建档案信息化工作的要求，充分说明城建档案信息化建设的必要性、重要性和紧迫性，积极争取将城建档案信息纳入数字城市、智慧城市和电子政务平台，争取将档案信息化建设专项经费列入地方财政预算。

2.2加大城建档案编研力度

应加强档案编研工作，利用城建档案现有资源，结合地方建设发展特色，汇编特色城建档案文化产品。应利用新媒体网络，结合抖音、微信等大众新锐传媒手段，做好城建档案编研成果的宣传推广工作，推陈出新，让广大人民群众更加深入地了解城市重大工程的历史贡献与深远意义。平时要定期采编汇集整理城建历史图片、文字资料和影像资料，出版城建编研成果，将文史资料与城建档案数据融会贯通，从而为大众带来更好的城建及城建档案文化产品，让城市在历史变迁中形成的独特品格于潜移默化中薪火相传。

2.3完善城建档案软硬件基础设施

1.切实做好城建档案的计算机管理工作。应根据本地经济社会发展的现实情况需要，逐步配备相应的计算机软、硬件设备和网络设备，并要尽快开发适应本地城建档案信息管理的软件系统。城建档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、检索利用、鉴定、统计等环节，并要重点考虑城建档案管理电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势，扩充电子档案管理、与地理信息系统相结合、远程管理等其他功能或预留相应接口。由于城建档案本身就带强烈的地理特征，还要搭建起使传统的城建档案系统与地理信息系统相结合的应用平台，使城建档案系统管理软件更加有利于突出自身的特点，拓宽城建档案信息的应用前景。2.积极加强城建档案网络建设。应根据信息化工作的需要，积极加强和不断完善计算机局域网建设，推进网络技术在城建档案馆的应用。要争取尽快与本地政务网联接，成为政务网中提供城建信息和完成城建档案管理工作的子网。尽快建立城建档案门户网站，实现城建档案信息上传因特网，逐步实现城建档案信息传递和信息共享网络化。

结语

城建档案是随着城市的产生和发展而形成的城市科学技术档案，是城市规划建设发展兴衰的真实的历史记载。科学地管理和开发利用城建档案，是城市现代化建设的迫切需要。让我们发掘城建档案在城市建设中的巨大作用，更好地助力城市的建设管理和繁荣发展。

参考文献

［1］陈潇.城建档案在城市建设中的重要作用刍议［J］.现代经济信息，2019（10）.

［2］李蕾.浅析旧城改造中档案管理工作的长期发展措施［J］.卷宗，2017（1）.

［3］葛春丽.城建档案管理在城市规划中的应用［J］.价值工程，2019（9）.