论加强工程档案管理促进工程建设质量

论加强工程档案管理促进工程建设质量

马春茹

中国葛洲坝集团国际工程有限公司 100025

摘要：随着我国城市化进程和相关领域技术的深入发展，工程建设的规模而数量不断扩张。工程档案管理作为在建项目管理中一个重要的环节，需要客观有效地反映工程建设项目在建设全周期的真实过程，是工程建设的原始记录性凭证。而进入大数据时代，传统的工程档案建设由于工程规模、人员素质等客观条件限制日益显现出滞后性、分散性、操作复杂的特点。工程档案如何合理结合现代信息技术，实现档案管理工作的内在价值，更好地促进建筑项目工程的长远发展，是工程建设管理需要高度重视的问题。

关键词：工程档案；管理；策略

引言

对于建设工程档案方面的管理工作来讲，专业性较强，需管理人员具有良好的专业知识，并且管理中运用新的管理技能。档案丰富的资源特征决定了建设工程在管理时的工作比较繁琐，需加强对信息技术的运用，提升管理人员综合素质等，进而促进管理质量和效率的不断提高。

1建筑工程档案管理工作的重要性

每一个建筑工程所涉及到的施工程序、施工技术都较为复杂，只有细致地记录和保存施工活动的相关内容，才能保证项目工程顺利、有序开展。建筑工程施工往往会产生海量的数据资料，这些资料不仅可以直接体现活动的开展情况，而且可以为质量管控提供数据支持。作为施工企业，只有建立科学、完善的管理制度，将档案管理工作落到实处，才能真正提高企业内部管理控制的水平。目前，国家针对建筑施工档案管理工作已经提出了相关要求，在开展工程建设施工的过程中，必须严格做好档案资料管理工作，否则可以认定为工程不合格。相关规范的提出和实施极大程度地提高了企业档案管理工作的严谨性和科学性。项目只有通过规范化、标准化、合理化的施工才能达到相应的质量控制标准，通过档案资料对工程施工过程进行记录，可以为后续的质量控制工作奠定基础。作为原始的施工资料，工程档案资料包含了项目的全部信息，不仅可以为实际施工提供指导，而且可以为后续检修工作提供依据。

2加强工程档案管理的策略

2.1提高在建项目工程档案建立的信息化管理意识

在建项目团队必须首先认识到信息化的工程档案管理意识与整体项目管理的质量和水平有着直接的关系，不仅关系到施工进度与建设施工各方资源的调配，也是对施工安全和信息安全工作的负责。由此，档案管理人员有必要进行关于档案管理的专业培训与考核，提高自身的业务素质和信息化管理意识，与工程档案管理有关的法律法规，并积极学习最新的信息化档案管理的趋势，才能更好地提高档案信息化管理的效率的水平。

2.2建立现场档案室，强化档案登记工作

应在指导现场建立专门的档案室，采用预立卷制度，确保所有档案资料的填写更加完整、相关人员签字及印章齐全，并由专门的档案管理人员负责预立卷，将之存储于现场档案室中，为档案资料的完整性与规范性提供保障。档案管理人员还要对同一时期产生并归档的重点工程档案资料进行汇总与分析，确保及时解决整理与分析中发现的问题。同时，还应确保档案登记工作的及时与规范，定期统计档案文件的登记情况，对重点工程项目的进展以及档案文件的产生情况进行及时了解，强化对各个阶段的监督与指导工作。进而在重点工程建设开始之初进行档案数量、档案内容完整性与准确性的有效控制，并使档案文件的形成与归档更加规范，减少重要档案文件遗漏或损坏事件的发生，实现档案收集、归档、管理以及移交整个过程的监管与控制，进而实现前端控制的目标。

2.3强化过程监管，确保及时归档

强化对建设工程档案管理的过程监管是提高建设工程档案管理水平的重要手段。强化建设工程档案管理过程监管，有利于促进文件资料的及时归档，及时发现档案管理过程中存在的问题并落实整改。①阶段验收控制。以工程阶段验收为重要节点加强对档案管理工作的监管，每一次阶段验收都是对档案管理工作的检阅，要充分利用阶段验收的机会，查漏补缺，完善工程档案资料，为工程档案专项验收做好准备。②督查检查控制。要以工程督查检查为重要契机，及时发现工程档案管理中存在的问题，有针对性地补充完善相关资料，提高档案的完整性。③审核把关控制。档案管理相关责任单位、责任人员要切实履行好对档案资料审核把关的职责，强化对档案管理工作的监管，加强对档案资料的质量控制。

2.4提升管理人员工作素质

首先，管理人员在进行市政档案管理时，应该形成科学意识，具备高度责任感，并且具有良好职业素养以及相关的专业知识与专业技能。因此管理人员在实际工作中，应积极学习专业知识，对知识结构进行优化，实现综合素质的提高，这样才能在工程档案管理中获得更好效果。其次，注重档案管理水平的提高。随着信息技术在档案管理中的运用，在对信息进行处理时，会使用信息管理系统，进而实现文件运转、形成以及转化的自动化处理，先进操作技术的运用是管理人员在工作中需掌握的内容，在此基础上，才能使数字化管理得以更好实现。其次，运用信息技术对建设工程档案进行整理。这种利用信息技术对档案进行整理的方式，能够在一定程度上促进工作效率的提高，工作人员的实际工作负担减少。在此过程中，可以使用计算机对人工立卷进行模拟，然后将内容打印出，打印时需按类别进行，实现文件归档效果的提高，促进计算机在进行信息管理时优势的发挥。最后，对档案管理人员进行继续教育。档案管理人员需形成继续学习思想理念，在具体实施时，需做到实事求是，根据层次、岗位、形式、渠道等实施继续教育，以全面性、系统性的方式对档案管理相关知识进行学习，实现专业水平不断提高，使信息技术能够在档案管理中获得广泛运用。

2.5借助新技术，创新管理

充分发挥信息技术的功能，促进档案管理工作不断向着信息化、数字化的方向发展，首先，企业的管理者必须正视现代技术在施工技术资料管理中的作用，并且积极将信息化管理思想、模式以及方法引入到本企业档案信息管理工作中来，加大投资力度，建立完善的电子文件资料库，提高档案管理工作的信息化和标准化水平。从工程立项到工程竣工，每一个环节都会产生相应的工程档案资料，传统模式下档案资料的收集和整理由不同的单位或者部门负责完成，这种模式效率较低，而通过建设数字化网络平台，提高档案资料的共享度，不仅可以释放劳动力，而且提高了档案资料的管理效率。在建设信息平台时注意将档案管理信息系统作为中心，完善档案数据管理库，保证更好地完成档案资料的收集、归档和整理，建立信息查询连接，实现档案信息的动态化管理过程，提高档案信息服务的有效性和高效性。

结语

综上所述，在网络化、信息化和大数据环境下，信息资源已成为经济建设和社会活动中的重要战略资源。在建筑工程项目建设过程中，需要按照规范性、系统性、安全性和效益性原则[3]，通过提高档案管理工作人员的业务素质和信息化技术应用水平、加快建立电子档案保存的优质安全的存储环境以加强其保密性和信息安全性、建立健全在建项目工程档案信息化管理的制度建设和运行机制保障制度，从而有效提高工程档案管理的真实性与完整性，更好地适应信息化时代的发展要求，为城市化建设与建筑工程档案管理工作提供优质价值借鉴。

参考文献

[1]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案,2020(01):16-17.

[2]黄闵春.大数据背景下建筑工程档案信息化建设研究[J].办公室业务,2019(17):57-59.

[3]黄涛,谢旭,张丽微.也谈档案管理中的前端控制[J].卷宗,2016(06).