档案管理数字化建设发展现状及改进措施

档案管理数字化建设发展现状及改进措施

杜敏

济宁学院附属高级中学 272000

摘要:随着当前科学和信息技术的飞速发展，信息与科学的改革与创新推动了许多方面的进步与发展，同时在一定程度上给人们生活提供了便利，特别是对信息量繁冗的档案管理行业来说，档案管理的数字化建设在一定程度上减轻了工作人员的负担，提高了工作效率，节约了大量时间。但是，当下档案数字化建设也给当前的管理档案工作造成了很多的难题。比如，许多档案管理者不能迅速适应工作模式的突然改变。本篇论文将着重分析当前档案管理数字化建设过程中存在的基本问题，并提出了相应的改进措施，来供相关的管理人员参考。

关键词:档案管理；数字化建设；现状；改进措施

前言：档案管理的数字化建设是当下信息技术飞速发展的大势所趋，并已经发展成为档案管理行业的标志，以前的档案管理工作内容复杂，涉及的范围较大，完成一个档案管理任务就要消耗大量的人力物力，效率极低，并且档案纸质化的维护工作也要耗费大量的财产，给档案的管理工作提供了巨大的难度。信息科学技术的数字化与档案管理建设的融合极大地简洁了工作流程。

1. 档案管理数字化建设的意义

首先档案管理的数字化建设提高了办公效率，档案的数字化管理使数据能够及时归档并马上提供使用。比方说公司的人事部门干部的任用和晋升都需要准确丰富的档案信息。而且档案管理的数字化可以提供详细、实时的数据信息，并给公司的主管提供决策服务。同时，数字文件管理使获取信息非常容易，使办公室工作人员足不出户就能真正了解世界大事。由于信息的跨时空流动，数字档案实际上已经成为“无墙档案”，档案基本从文件实体的存储转变为提供方便利用信息操控中心。再者档案管理的数字化建设也会提高一定的经济利益，在之前的时候，解决档案繁重问题的唯一办法是增加办公室的工作人员和办公费用，导致行政费用迅速增加。档案数字化管理使得传统的纸质档案变成了机读文件，不但节省了存储成本和空间，而且查阅起来非常快速便利，避免了反复打印资料产生的纸张与人员的浪费。

2. 档案管理数字化建设的现状

由于我国科技水平的不断提高，对于档案管理制度的不断完善，通过引入数字化管理系统，大大提高了管理的效率，但是数字化管理仍然存在一些问题。

1.数字化技术的水平低

虽然我们目前的互联网市场表面的发展十分繁华，但是我们的数字化发展技术依旧保持着很低的水平，制约着许多先进技术的发展提高。据相关研究表明，只有极少的中国企业使用云计算进行数据存储和处理，而欧美国家的这一比例远远大于中国企业。同比来看中国公司在互联网数字化的资产投入只占他们总收入的2%，为全球平均水平的一半。尽管这一结论不能放在每一个中国企业上面,但是它至少可以表明,在一定程度上中国企业信息数字化建设的总体水平依旧远落后于欧美和其他许多发达国家,数字化技术水平低就会导致企业运营效率低。并且，在当下激烈的市场竞争中，企业经营效率低下就会意味着企业失去了竞争力，最终的结局就会是这个企业将会被社会淘汰。

2，数字化技术人才的缺乏

数字化技术人才的缺乏也是当前档案管理数字化建设中面临的主要问题，在目前数字化飞速发展的社会里,互联网和新媒体技术是一个重要的编辑和出版工具，在编辑人员信息采集、选题策划、加工生产和销售过程中,离开新数字媒体技术是困难的,有很好的能力,数字化技术人才也要熟悉掌握一些基本的数字多媒体应用技术。在这个信息瞬变的时代，多媒体应用技术几乎成为当下数字化建设里必备的，所以对这些数字化技术人员的培养是当今社会的大势所趋。

3.档案管理的数字化安全得不到保障，硬件设施不够完善。

数字档案必须存在的数字设备,其生成、传输和识别是离不开计算机及其相关软件和硬件、数字档案的存储也不是一定就安全的,他们也可能成为某些病毒与黑客等不法分子的袭击对象，从而使一些机密文件被泄密，更改甚至是盗窃，,等等此外,当下一些基础的设备也不是很完善，这严重影响了数字化档案管理的建设进程 。

三、档案管理数字化建设的改进措施

1.引进数字化人才

档案的数字化建设进程离不开数字化高科技人才，企业要不断提高人才选拔和素质开发水平，就必须改善自己的人才引进政策，当前企业的成功不仅依赖于精密的技术、精良的设备、充裕的资金、良好的资源，更重要的就是依靠于懂得时代潮流，熟悉新科技的数字化人才。当前新型企业应该对高科技数字化人才进行科学系统的合理化培养训练，用以来充分发现本公司所存在的基本潜力，提倡数字化人才的团队化合作，增强他们的团队凝聚力，提高数字人才的核心基本素养，这样也会使一个企业在资产投入很少的状况下获得最大的经济利益，给企业创造最大的价值。

2.选择合适的管理软件，加强档案的保护

^{选择合适的管理软件来加强数字档案安全保护工作。纸质化档案已经逐渐的被电子版取代，}相应的档案管理部门应对此采取不同的备案,档案的管理十分繁琐，相关的档案管理部门要选择合适的软件来管理，避免用纸记录的过程中使用或访问的可能性损失或修改,政府档案管理机构要构造一个信息安全系统所需的外部环境,用以保障档案的安全信息不被泄露。

四、结束语

档案管理的数字化建设任重而道远，它需要各方面的齐心协力来推进数字化建设进程，相应的部门一定要借鉴优秀的经验，为了档案数字化的建设奉献出自己的一份力量。

参考文献：

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