大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究

大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究

刘小玲

陕西龙门钢铁有限责任公司 陕西韩城 715405

摘要：随着经济的发展，我国的科学技术的发展也日新月异。科技档案主要指的是在生产技术、自然科学研究以及基本建设等活动过程中逐渐形成的拥有参考价值的文字、图像等等，并且将其进行归档保存的科学文件材料。科技档案作为科学技术的载体，做好其管理，在推动科学技术发展中发挥重要作用。

关键词：大数据时代背景；科技档案管理；数字化建设研究

引言

大数据时代下，传统行业不断变革，传统档案管理模式也受到质疑。档案是知识和信息资源的重要组成部分。从纸质档案到档案的数字化再到大数据时代，档案信息的资源呈指数增长。现有的档案数字化方法，工具和管理模型使得在大数据时代难以满足对档案信息资源的开发与管理。在大数据时代，不再缺少存档信息。相反，有多种方法可以保证归档数据的长期可读性和可靠性。挖掘和分析大量的存档信息以提供有价值的信息是科技档案存档管理的新挑战。

1科技档案数字化的意义与作用

1.1科技档案数字化管理是科技档案管理部门重要的战略目标之一

如今，我国科技档案馆正面临着数字化、网络化的转变，科学技术档案馆数字化程度与其发展潜力紧密相关。传统的档案管理仅涉及收集、分类与归档、记录和存储各种档案信息。档案管理的目的主要是登记、查阅、参考，而不是档案信息资源开发利用与共享。传统管理模式下，即使档案查询本身也不是那么顺利，因为搜索一项科技档案也必须基于手册才能在整个目录中查找所需档案并逐页搜索。频繁搜索会导致数据磨损或丢失。因此，科技档案的数字化运用和科技档案信息管理系统的建立，是科技档案管理部门发展的必然选择。

1.2档案数字化提升了科技档案管理服务水平

大数据时代背景下，科技档案的形成越来越电子化，档案传输逐渐网络化，档案存储被数字化，档案管理也由此变得动态化，各种现代设备的出现大大增加了信息存储的范围。科技的发展为科技档案数字化建设创造了良好条件并奠定了坚实的基础。系统理论的应用为档案的数字化管理提供了完整而有效的思路。复制技术使收集和集成档案更加容易。模糊查询、组合查询和分类查询等查询方法使检索档案极为容易。微型技术和电子技术用于分离档案。储存空间有限的问题得到解决。文本、视频、音频和其他信息可以同时记录在同一文档中，更多信息可以存储在较小的空间中。科技档案数字化建设，不仅扩充了科技档案资源，同时也增加了档案服务范围，提升了科技档案管理服务水平。

2 科技档案管理存在的问题分析

2.1科技档案管理理念落后

当前一些科技档案管理工作者依然片面地认为档案管理不外乎将资料分门别类装订成册、上架、入库入柜即可，在管理过程中未能真正树立起为科学技术发展而服务的管理理念，更未能清楚地意识科技档案不但是技术资源和技术实力储备，同时还是生产力的新型管理理念。特别是一些科研成果在很早之前便在实践中得以熟练应用，但是因为缺乏被检索、被调用，不能将其应用到实践中，也不能将其转变成生产力，以至于出现相似或者相近的问题时不能较好地应用档案解决，而是重复开展试验，不能将科技档案的作用充分发挥出来，让其变成了死档案。

2.2从事科技档案管理队伍专业水平有待提高

科技档案的管理手段从最初的传统模式逐渐转变成现代化模式必然需要经历较长的时间，并且该过程非常复杂，此过程除了离不开大量的资金作保障外，更重要的还需要专业的技术人才做支撑。由于科技档案管理属于后勤工作，不具备较强的挑战性，在促进员工晋升方面优势不大，所以当前科技档案管理队伍老龄化严重，难以吸引优秀的青年人才。由于队伍老龄化严重，对新知识和新技术的接受能力偏低，从而影响了档案管理的效率。

3 企业档案管理工作的推进思路

3.1创新档案管理制度

随着社会的进步，档案管理工作想要更好发展，需要有进一步的创新意识，以全新的管理规范制度，来取得更好的工作效率。第一，要制定信息化的档案管理制度，以满足档案管理人员的应用，在现有的机制上进行完善和规范，明确其中实际的工作流程和技术运用方法，并且将电子档案工作环节和步骤进行精细化。第二，将工作责任划分为每一位职工，建立一个以上率下、工作积极、团结友爱的工作氛围，同时也要求每一位员工都要遵守工作秩序，以便能更好地推进档案管理工作的开展。第三，企业负责人应要求档案管理部门职工明确自身职责，并且能牢牢掌握管理系统的工作流程，同时对软件的操作也要求熟练，进一步完善其中的细节，自上而下进行推广。此外，要在一定时间内进行座谈会，定期对档案管理人员进行培训和测试，对其中的管理系统和流程进行讨论，以便查漏补缺，及时补充、完善。

3.2管理模式创新

据了解，现在部分企业没有单独成立档案管理科室，仅是挂靠在其他部门，并没有独立的行政机构，这样的方式是行不通的，不仅对工作效率打了折扣，也难以促进新时代的进步。因此，无论是企业的高层负责人，还是档案管理部门的员工，都应该有自觉性。在新时代的改革背景下，想要企业发展得更好，想要档案管理部门有所进步，应该有一个科学、合理的管理模式，全力实现和追求企业获得最大的经济利益，以及实现可持续发展。因此，企业有必要将档案管理作为一个单独、独立的部门来管理，这样才能提升其工作的地位，使得档案管理能获得真正的决定权和选择权。

3.3档案管理标准的统一

在档案管理工作中，必须要有一定的标准进行衡量和评判。档案管理的标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，这也是衡量工作效率高低的专业尺度。如果没有这些标准，那么档案库中的数据将无法建立，当然如果各单位的档案管理部门不遵循这样统一的标准去完成，自成一套体系，那么其中档案信息网络无法顺利通过，其中的资料资源也无法进行共享。此外，在企业中，档案管理部门需要尽早制定或是修订企业电子文件管理方面的规章制度，用这些制度来规范和约束企业电子文件的采集、保管和应用，也使各二级单位能参照相关制度，做好各自单位的相关工作。同时，档案管理部门应该制定项目设施设备的管理和正确的使用方法，明确大型、贵重设备的责任人和应用的范围以及使用的程序等。还需要建立一个工作台账，用于档案管理内部员工登录。此外，有必要制定一个安全措施程序，以确保电子档案的安全性和防止泄露。

结语

加强科技档案的管理便于对科技文献和资料进行迅速鉴别和筛选，提高了效率，确保了科技文件的系统化与规范化，有利于将科技档案的价值充分发挥出来。虽然，当前我国很多机构在科技档案管理方面还存在着科技管理理念落后、档案管理队伍专业水平有待提高、科技档案的利用率有待提高、科技档案的信息安全遭受威胁等问题，但是只要找准问题，与时俱进，通过树立现代化科技档案管理理念、提升科技档案管理人员专业水平、加强对科技档案的开发与利用、提升科技档案的信息安全防护水平，从而提升科学技术发展水平。

参考文献

[1]王建玉,龚维权.杭钢档案信息化的实践与思考[J].中外企业家,2015(04):266-267.

[2]张羽.企业科技档案管理推进思路——以南京钢铁股份有限公司为例[J].黑龙江档案,2014(05):68.