企业档案管理的问题与策略

企业档案管理的问题与策略

江楚琪

广州珠江建设发展有限公司，广东广州， 510000

摘要：企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着详实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。基于此，以下对企业档案管理的问题与策略进行了探讨，以供参考。

关键词：企业档案管理；问题分析；解决策略

引言

企业生产与经营过程中受到内部因素与外部因素双重影响，经营风险比较高。尤其随着2020年国际贸易收紧情况下，国内市场竞争更加激烈，企业在外部因素不稳定情况时，更应该加强企业内部管理，提高企业档案管理工作水平，充分掌握内部资源分布情况，并作出科学管理决策。目前，我国企业档案管理问题主要体现管理方式滞后、资源开发有限、人员素质不足等多个方面，不利于企业优化内部档案资源管理工作。

1企业档案管理的重要性

企业档案能够真实的反映出企业各个项目和生产经营的情况，不但是企业中的一份信息资料，是组成企业资产的重要部分，更是企业未来发展的基础。好的档案中完善地记录着企业人力资源的细节性信息，从而让企业能够依据档案中记载的人员行为和功劳，在有职位升迁、裁员减缩、事故处理等需求时，予以相对应的奖惩措施，保障企业的长远、可持续发展。好的档案管理可以帮助企业增强知识储备和技术储备，保障知识产权与企业机密，为企业未来的发展机遇强有力的后勤保障。同时，好的企业档案管理可以帮助企业在未来的发展中的抵御风险的能力，在法律纠纷当中提供重要凭证与依据，帮助保护企业利益和法律权益。最后，企业档案管理还能够帮助企业建立自身企业文化，通过档案资料向员工们展示出企业发展历程，增强员工对企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高企业形象。

2企业档案管理的问题

2.1管理素质有限

由于企业对于档案管理工作重视程度不高，导致档案管理工作边缘化，甚至被视为企业“养老”部门，专业档案管理专业毕业人数不多，导致企业内部档案管理工作效果受到影响。随着档案管理创新实践改革工作推进，企业档案管理工作朝向信息化、科技化发展，档案管理人员素质明显满足不了企业新时代发展需求。现有档案管理人员法制意识不高，没有从法律角度思考过档案管理工作，并缺乏应用信息技术开展档案管理工作的能力，无法适应新时期档案管理改革新趋势。

2.2档案管理制度不健全

在实际档案管理的过程当中，很多企业没有针对档案管理制度和档案管理流程进行完善，没有对档案管理进行一个标准的统一，导致实际的过程中会存在着很多问题，大大降低了档案的信息的准确性、有效性。导致企业需要运用这些档案的时候，没有办法很快地提取出有效的信息，无法满足档案管理的标准化和规范化，影响了档案信息管理的质量。

2.3监管缺失

企业档案管理工作不仅是保存档案与整理档案，还需要为档案利用者提供查阅服务，帮助档案利用者录入、更正部分信息，并根据企业领导人员要求，整理出相关档案，为领导提供决策依据。但长时间以来，企业档案管理工作缺乏必要的监管，管理人员工作积极性不足，部分档案内容长期没有得到更新，部分档案管理工作甚至陷入混乱之中，不仅为企业内部查阅档案工作带来困扰，容易出现档案遗失的情况，给企业造成经济损失，档案管理质量难以得到保障。

3企业档案管理的策略

3.1加强企业经营管理模式的持续性

档案管理模式和企业创新模式是相互影响的，档案管理人员要尊重企业的发展模式，确保档案工作支持企业保持经营管理的持续性，便于各个部门对档案的利用和处理。企业经营模式的主要改革方向就是加强经济利益以及持续性发展，所以在进行兼并或者新设置企业的过程中，对档案应该进行统一管理使用。档案的处置原则和分类原则一定要明确，管理人员对没有去向的档案也要按照企业主管部门所在地或者国家档案馆的原则进行处理。档案具体的处理原则需要列入双方合同范围，企业需要按照相关规定进行处理，对于整改或者重组的企业则需要按照股份制企业规则处理，也可以移交给具体的主管部门或者档案馆。合资企业合作之前的档案归国家所有，也可在新的企业中进行保管，终止合同之后档案需要归中方保管，外方需要则可以提供复印件。针对企业改革或者资产重组，不同的形式需要采取灵活的档案处置方法，确保档案的完整性和安全性。

3.2完善企业档案综合管理制度

完善的档案管理制度不仅能让档案管理人员的工作行为逐渐规范化，还可以让工作流程更加清晰，细节更加明确。建立完善的企业档案综合管理制度首先要考虑的是要完善档案管理工作的具体流程。对档案的收集、整理、保存、查阅等基本流程作出详细而具体的规定，让档案管理人员有据可依。在制定档案管理工作流程的同时，还应明确各个工作模块需要完成的工作内容和达到的工作效果，让档案管理人员严格按照制定好的制度开展工作，这样才能让档案管理工作有序进行。此外，企业所指定的档案综合管理工作制度还需要明确工作人员的责任，这样可以有效避免企业员工之间出现推卸责任的情况。企业可以在明确责任的同时建立问责机制，当档案管理工作中出现纰漏时能够找到责任人，让其承担管理过失和尽快弥补失误。良好的问责机制可以有效激励员工做好档案管理工作，避免因为粗心大意出现的失误。

3.3根据企业需要，对档案工作进行适当改善

现代企业制度改革过程中，企业往往会产生大量的新文件，所以档案管理部门需要对相关文件材料进行整理更新，确保实现现代企业制度的有关合同、章程或者董事会等相关机构的会议材料可以收集齐全。档案管理人员需要建立一个健全的管理体系，包含企业成本管理、资金管理等各个管理项目才能为企业的发展战略提出切实可行的工作计划，科学决策可以帮助部分企业加强产品质量以及技术升级，档案资料内容也会更加准确。档案管理人员需要确保企业重大技术改造等方面的内容得到最高级别的保密，确保系统中的文件材料完整。

3.4加强培训活动

在现代化企业的发展过程中，人才是保证工作效率和效果的关键因素，只有培养出大批高素养人才，才能够真正提升企业档案管理工作的水平。企业应当对负责档案管理工作的人员实施有效的培训活动，提高工作人员的档案管理技能，使工作人员可以更加有序地对档案资料进行整理和归纳。档案的类型和内容较多，如果工作人员专业能力不够，则无法对档案进行有序的整理、归纳、分析。因此，在培训的过程中管理人员也需要对工作人员实施一定的考核，确保每个负责档案管理的人员都可以拥有专业的工作技能，可以将培训过程中学习到的理论知识应用到实际工作过程中。同时，需要对工作人员的专业素养进行培养，在实际的工作过程中利用管理模式向工作人员渗透思政教育，促使工作人员形成专业的职业素养，使其可以认识到自身在工作中所需要承担的责任。但管理工作的责任极其重大，必须让工作人员拥有一定的职业素养和意识，从而推进档案管理工作的现代化发展。因此，管理人员也需要对培训活动的内容和形式进行改革，改变传统单一的讲座式培训方式，利用多样化的手段提高培训效率。

结束语

新形势下，各个领域均得到显著发展，传统的档案管理模式和管理观念已经和企业的发展需求不适应，在企业管理中档案管理所发挥的作用日益显著。因此，企业要对档案管理工作引起重视，充分认识其重要性。同时，在档案管理工作中积极革新管理方式和观念，建立健全管理制度，运用现代化手段促进档案管理工作效率有效提高，进而为企业的持续、稳定发展奠定坚实的基础。

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