新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

周灵燕 1 郭艳华 2

1. 国网河北省电力有限公司南宫供电分公司 河北 邢台 055750 2. 国网河北省电力有限公司清河供电分公司 河北 邢台 054800

摘要：信息化时代，科学技术的快速发展促进了档案管理的现代化建设进程，而进行档案管理现代化建设也是档案管理顺应时代发展的必然趋势和必然需求。因此，在进行现代化建设过程中，要正确看待现代化建设所带来的好处，不断提高档案管理人员的职业素养和业务能力，高度重视档案管理的现代化建设工作，为档案管理现代化建设的实施做好一切准备，并通过规范、健全的管理制度，为档案管理现代化建设的落实营造良好的氛围。

关键词：电力企业档案；现代化管理；加强措施

1档案管理现代化的特征

新时期的档案管理具有如下特征：一是最优化。档案管理需要投入一定的人力、物力和财力，而档案本身并不会创造直接的经济效益。这就决定了档案管理部门在开展工作时，除了要考虑档案本身的完整性、安全性外，还需要考虑成本方面的问题。而档案管理的现代化，就是要做到两者之间的协调，既要完成岗位工作要求，又要注意控制成本。二是统一化。以档案为管理对象，实行一致的管理规范，保证档案管理必需的秩序和效率。不论是不同的档案还是档案管理被分割成不同的部分，都应实行统一化管理，无疏忽、无偏颇、无漏洞。三是标准化。档案管理标准化原理分为基础标准、技术标准。基础标准是指在进行档案管理的过程中，依据最基本的、具有广泛指导意义的标准进行档案管理。技术标准是指在进行档案管理时，要求运用电子信息技术等多媒体手段进行档案管理。

2新时期电力企业档案管理工作中存在的问题

2.1电力企业档案管理人员的专业素养有待提升

现有企业管理人员的关注点大多在生产经营效益上，在人员招聘和日常培训工作中，以生产人员的能力提升为主，而对一些表面上对生产经营无帮助的档案管理部门无过多关注。长此以往，这些人员就失去了工作积极性和主动性，一直保持固有水平，距离实际要求还具有很大的提升空间。特别是人工智能时代来临，企业资源不断增加，档案管理工作量不断增加。工作人员更无法抽出时间学习来提升自己。若企业内部不定期组织档案工作人员专业技能培训，这些人员的整体水平也很难提升，因为无机会接触现代化科学的工作模式，工作效率也就一直保持原有水平。

2.2电力企业档案管理工作方法及形式有待发展

经调查，我国目前常用的档案管理办法大多数仍旧沿用过去的日常工作形式，多数繁琐的工作通过人工完成，通过记号标识完成纸质档案的归类。从以往工作经验不难看出，在工作量繁重的情况下，人工极易发生疏忽，如果出现重要资源的损坏或者丢失，会给企业的后续工作带来诸多不便。大数据时代的来临，电力企业的档案资料不断增加，电力企业施工也要紧跟时代发展的步伐，积极引进先进的管理技术，不断改进原有的工作模式，加快电力企业的发展速度。

2.3档案管理经费投入不足

对于档案管理现代化来讲，经费是主要影响因素。如果对档案管理投入的经费出现不足就会严重影响其发展，在档案管理过程中，经费投入是否充足主要取决于管理者对档案管理现代化的认识程度。由于认识程度较低，导致很多档案机构存在经费紧张的问题，无法保障拥有足够的现代化档案管理设备的配置，再加上基础条件差，根本无法实现档案管理的自动化建设。

3档案管理现代化中档案管理原理的运用

3.1加强理论研究，为档案管理提供指导

档案管理原理和相关理论的研究，能够为档案事业发展提供参考，让档案管理现代化发展少走弯路。因此，在档案管理的理论研究方面，应当始终走在行业发展的前列，才能提供前瞻性、预见性的支持。基于档案管理原理的理论研究，重点把握以下几个方面：首先，开展充分的调研。理论研究如果脱离了实际，就会变得空洞，不具备参考意义。为此，研究人员应当具备丰富的一线工作经验，对档案管理工作开展情况、实际遇到的问题等，有全方位的了解。针对现阶段存在的不足、遇到的问题，通过创新理论加以解决，提高档案本身的实用性。其次，做好理论应用的反馈与收集工作。将理论与实践联系起来，观察理论应用中还存在哪些不足，不断加以完善，始终发挥指导、参考作用。

3.2完善基础设施，为档案管理夯实基础

档案管理的现代化，需要有完善的基础设施作为支撑。档案管理机构需要拿出专项资金，顺应行业发展趋势，做好本单位内部配套基础设施的建设工作。在硬件方面，档案存放室内部需要安装空气温湿度调节装置、杀毒灭菌装置、防火报警装置等。加强档案存放环境管理，避免因为空气潮湿导致纸质档案发霉，或是因为虫蛀导致纸质档案损坏等问题。对于数字档案，除了安装计算机管理系统外，还可以在大厅放置几台自助服务设备，满足档案使用需求。在软件方面，从档案管理和利用角度出发，运用大数据技术、云计算技术，对海量的馆藏资源进行整合，实现资源的共享。基于档案的动态管理原理，做好数据的定期更新、动态维护、容灾备份等工作。

3.3加强现代档案标准化建设

在档案管理现代化建设过程中，标准化建设是重要的基础。档案管理现代化建设是以先进的技术、严密的分工和广泛的协作作为基础的。特别是在当下信息化时代，信息的共享、网络的沟通都需要统一的标准来规范，只有通过建立和制定档案管理的标准，才能够使档案管理现代化建设形成标准的体系，进一步促进档案管理现代化工作实施。

3.4建立了档案管理复合型人才的培养机制

为了进一步加强档案管理的现代化建设，必须要依靠同时具备科学技术和经济管理方面知识的复合型人才。因为档案管理现代化建设对工作人员的职业素养和业务能力都提出了更高的要求，只有具备计算机技术、网络技术以及档案管理能力的人才能够推动档案管理现代化的建设。但就现阶段档案管理的现状来看，在复合型人才的配置上呈现出严重的匮乏。因此，要想推动档案管理的现代化建设，必须要先培养出复合型人才，档案管理相关负责人要制定复合型人才的培养机制以及引进机制，不断吸收高素质的人才，进一步培养。但在档案管理复合型人才培养和演进过程中，还要注重留住人才、用好人才，这样才能够使复合型人才发挥最大的作用。

3.5加大对档案管理现代化建设的资金投入

档案管理现代化建设必然要花费大量的资金。因此在建设过程中必须保证有充足的资金投入，这样才能够使档案管理现代化建设顺利完成。档案管理现代化资金投入并非一次性投入，而是一种随着建设过程的持续性投入。但就档案管理现代化建设的现状来看，资金的投入是影响其进程的重要因素。由于很多领导人在观念上和思想上都存在对档案管理工作认识不够深入的问题，当面对大量的资金需求时，就会对资金投入进行压缩，这将对档案管理现代化建设造成严重的影响。因此，在档案管理现代化建设进程中，必须要提高领导人的认识程度，以保障档案管理现代化建设过程中各个环节能够拥有足够的资金。

结束语

对于任何一个企业来讲，档案管理都是专业性强、较为机密的管理工作。因此，在进行档案管理工作时，必须要高度重视，才能够保障管理工作顺利完成。在传统的档案管理工作中，由于在工作方法和模式上都存在一定的不足。导致档案管理工作的效率极低。随着计算机技术的发展和应用，使得人们充分认识到档案管理现代化建设的重要意义，因此在档案管理工作中必须加强现代化建设，通过使用现代化先进的技术来不断提高档案管理工作的效率。

参考文献

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