新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径分析

新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径分析

王倩雯

兴安盟统一战线业务指导中心 , 内蒙古自治区 兴安盟乌兰浩特 137400

摘要：档案管理的过程实际上就是对各种资源集中调度的过程，事业单位的重要资产体现在档案资源上。档案管理水平不但影响事业单位未来发展，还影响事业单位科学决策。因而需要应用新技术、新理念、新思维，不断促进事业单位管理水平上台阶。

关键词：新形势；事业单位；档案管理

中图分类号：D630

文献标识码：A

引言

从本质上看，事业单位都是由政府通过国有资产设立从而形成的组织机构，事业单位始终受政府领导，同企业相比而言，事业单位是通过政府拨款或者其他资金作为收入来源，不以盈利作为经营目的。在此基础之上从事的公益服务事业，至于其日常开支等资金支持都是由政府部门直接提供，而档案管理在其中发挥的作用重大，也侧面表现出档案管理的重要性，因此，在当前阶段，必须要不断优化档案管理，穿心管理模式，尽可能避免档案出现丢失状况发生，不断革新思路，提高档案管理工作质量。

1新形势下事业单位档案管理存在的问题

1.1档案管理工作业务基础有待加强

就当前阶段的档案管理工作而言，部分工作人员对工作缺乏理性认知，工作中也十分乏力。档案管理工作的基础业务建设比较薄弱，有的导致了档案管理的混乱。据了解，部分事业单位的档案管理工作机制不明确，工作标准以及工作流程还需进一步优化完善，其具体工作很难落实到位，导致档案管理工作的流程不规范，卷宗不达标等；部分事业单位的档案资料归档移交不畅，甚至擅自销毁档案。这些都违背了档案法规的规定、档案管理的基本原则和业务工作的基本要求。

1.2档案管理制度不完善

现今，档案管理机制不健全，对于相应职责的划分十分模糊，相关工作人员很容易发生工作上的问题纠纷。事业单位档案资料编制体系不够细化，档案资料纸张的运用和档案归档、修建标准有出入。这样一来，不但加重了档案管理工作人员的工作量，还使得档案管理工作水平低下。另外，部分档案管理部门的相关程序不健全，尤其是关键档案资料的借阅、查阅流程不严谨，这极易导致机密文件遗失。事业单位档案管理不管是在前期的编排与划分上，还是后期的管理过程中都相对混乱，并未严格依照有关规章制度进行。值得注意的是，事业单位档案管理监督机制不完善，部分监督管理部门受到来自内部环境和人为因素双重因素的影响，导致档案管理工作滞后于单位发展。

1.3人员专业技能和业务能力不足

在新形势下，事业单位人事档案管理工作效率和质量要想得到显著提升，就需要配备专业化、技能化的管理人员，而从实践情况来看，相关管理人员往往都不是专职的，其专业技能和业务素养严重不足，很多人员是从其他部门调去的，由此由此导致档案管理效率不能得到充分提升，很多管理工作与相应的标准不够吻合，整体质量不容乐观。与此同时，相关单位在人事档案管理方面并没有着重做好员工的专业技能培训工作，培训内容不够科学合理，不系统全面，由此导致管理质量受到很大影响。

2新形势下创新事业单位档案管理效果的途径

2.1加强与其他工作机构的多元化协同合作

一是要重视信息合作。事业单位的档案管理工作部门要充分考虑到档案管理未来的发展前景，重视在档案管理工作领域应用大数据技术。利用大数据的先进创新技术，档案管理工作部门要加强与各单位档案部门间的信息共享，来更好地促使档案资源变得丰富化。二是加强数据技术的合作。档案管理技术在现代化技术的助推下能够得到不断健全完善。作为档案管理的工作部门对智慧档案互联网平台的建立要进行更加深度地考量，可以与部分高校或者科研所建立长期合作关系，将大数据技术的优势充分发挥出来，来为用户打造优质的服务。三是加强工作人员的合作。档案管理工作人员是衡量档案管理工作服务水平的基础因素，其综合素养和工作行为在一定程度上决定着服务质量。

2.2加大对事业单位档案管理的资金投入

不管是工程项目还是公司管理部门，顺利进行的原因都是每个部门都投入了大量的人力、物力和财力，事业单位中的文件管理也是如此。为了能够及时更新旧设备并有足够的资金来引进高新技术，必须增加文件管理方面的资本投资。首先，在有关部门的大力支持下，事业单位可以积极引进现代化的管理设备，取代原来的计算机、扫描仪、打印机和其他文件管理所需的材料。但是，应注意的是，更换设备后，人员应保存原始数据并将其传输到新设备中，以进行有效的分类和集成。其次，为了确保所收集文件的安全性和机密性，还应建立完整的安全保护系统，以确保文件信息不会丢失，从而确保信息的安全性、完整性和有效性。

2.3革新自身工作理念

档案管理工作其本质是一项为单位员工服务的工作，所以在事业单位的档案管理工作期间，必须充分体现服务理念。目前，档案管理工作的职业诉求就是以人为本，这就要求档案管理相关工作人员在工作当中必须要尽职尽责，努力提升事业单位所涉及相关档案管理工作效率。第一，档案管理部门工作人员必须十分清楚自身责任所在，能够有效认识到档案管理工作在事业单位当中不可忽视的作用。第二，档案管理部门工作人员一定要努力建立服务理念，强化档案管理工作认真态度。第三，对于事业单位相关档案管理工作做好宣传工作，从而使单位同事对于档案管理工作能够有较为清晰的认识，有效配合档案管理人员的相关工作。

2.4采用信息化技术手段

在信息时代，事业单位每天都有大量信息数据产生。事业单位应跟随时代发展的脚步，善于在档案管理中运用现代化技术及手段。在事业单位档案管理制度体系建设中，加大信息化技术手段的利用，能够促进其工作更加有效的展开。第一，配备必要的信息化设施设备。信息化设施设备的配置，将直接影响信息化技术手段的采用，促进档案管理工作的有效开展。与此同时，在计算机网络技术的支持下，电子档案与纸质档案的管理能够真正做到双向促进，提高档案信息资源的收集、保管和利用效率，充分发挥档案的作用。第二，优化档案管理流程。在信息化技术的支持下，对各项业务工作进行充分的分析挖掘，建立起完善的体系，保证档案管理工作的高效开展。在信息化技术的支持下，对档案管理工作中的流程进行优化并根据事业单位的运行需要进行技术创新，提高工作效率。

2.5建设监督机构，实施奖惩制度

为确保档案工作部门在数字化管理的过程形成有效的监督，所有的规章制度既要约束职工也要约束领导，同时，档案管理部门的领导要带头学习数字化的管理方法，应用数字化的管理软件，并且按照数字化的标准和原则对自身进行约束；在此基础上，建设奖惩分明的数字化管理制度。如：在培训结束之后，职工仍然没有学会数字化的管理方式或者效率仍然低下，就可以采用物质或精神处罚的办法，或者二者相结合的办法，提高其工作的效能意识。

结束语

综上所述，档案管理一项系统性工作，只有从人员管理和设备管理的综合角度入手才能够不断进行创新。从本文的分析可知，创新事业单位档案管理工作，有利于促使我们从可持续发展的角度对待工作存在的不足。因而我们要完善外部环境和内部制度，加强内部人才培养，提高团队建设的科学性，由此来实现档案管理工作的优化，为事业单位的发展打下坚实基础。

参考文献

[1]张新颜.新形势下事业单位档案管理与创新策略初探[J].办公室业务,2019(14):121.

[2]王莉莉.新形势下事业单位档案管理的改革探究[J].办公室业务,2019(09):86+91.

[3]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2019(05):84-85.