企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化建设的实践与思考

孙锐

国网内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司 内蒙古赤峰市 024000

【摘要】随着我们国家经济建设的迅猛发展，国家的综合国力得到了显著提升，人们的生活水平也极大地提高了，为了能够促进经济的发展，缩短与发达国家之间的差距，我们国家促进各种行业的兴起，在企业的运营当中，最重要的一个环节就是档案信息化建设，档案信息化在企业发展当中，具有非常重要的应用价值，本文主要研究分析的就是档案信息化的实践，以及档案在信息化过程中遇到的问题，还有解决问题的方法。只有彻底地实现企业档案信息化，才能够更好地推动企业向前发展。

【关键词】企业；档案；信息化

引言

当前，国家的发展速度越来越快，虽然在国际上的地位越来越高，但是与发达国家相比还是存在较大的差距，我们国家的起步非常晚，想要缩短与发达国家之间的距离，必须要不断创新，不断提高科学技术水平，只有这样才能够在激烈的竞争中，维护我们国家在国际上的地位。企业档案信息化的建设具有非常重要的意义，能够提高企业在运营阶段的效率，解决档案信息化建设当中存在的问题也成为当务之急。

一、企业档案信息化的重要意义

企业档案的信息化具有非常重要的意义，随着科学技术水平的不断提高，信息化技术成为当前发展的潮流，信息技术和网络技术得到了广泛的应用，在应用的同时给我们带来了较多的便利，得到了广大群众的认可。随着信息化的不断发展，文档一体化已经成了档案管理的重要体现形式，也是未来的发展趋势，因此必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，只有有效的结合才能够发挥重要的价值，实现高效的管理，才能够提高企业的工作效率，提高档案管理的效率。档案信息化建设已经成为市场竞争的有效途径，在激烈的市场竞争当中，能够有效地提高企业的竞争能力，因为信息本身就具有较强的时效性和准确性，能够对企业收集的信息进行有效的评断，不断地对数据库进行更新，保证信息的更新速度，能够帮助企业更加明确自身的漏洞，及时进行处理，只有不断地提高信息化建设，才能够及时发现自身的缺点，才能够及时得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据，提高企业的收益，促进企业的发展。

二、档案管理的现状
  2.1存档材料的存储介质单一，一旦损坏，就无法修复
  在传统观念、技术条件和实践习惯的影响下，纸质档案保存中国等因素的影响。纸张的最大缺点是它容易受到外部因素的影响。如果纸留得太久，变黄。此外，纸张本身会变得很弱，一些笔迹会因时间或水分的影响等因素而变得模糊，这极有利于文件盒数据的保存，如果这些文件在火灾中永远无法修复，这是不可避免的。带来难以估量的损失。
  2.2文件管理的落后方法
  传统的文件管理、归档、检索和存储都是基于手工的方法。流行的计算机文件管理是文件的录入和检索。使用计算机方法，信息管理是不正确的。传统方法的缺点是显而易见的。这导致许多公司未能积累多年积累的数据。信息数据库对档案的保存和管理产生了巨大的负面影响，使档案利用不可能，更好地利用档案的价值。

三、电力企业档案管理信息化建设的路径
  3.1树立正确的建设理念，充分认识档案信息化的重要性
  立足于现阶段的形势来看，要想加深电力企业领导对信息化重要性的认识，需做好以下两点：第一，开展基础知识的培训。在电力企业中领导发挥着极为重要的作用，所以电力企业领导必须充分了解档案相关建设内容才能将员工管理好。当电力企业领导对档案信息化建设的相关内容有所了解后，便能够关注档案信息化建设。第二，使电力企业领导充分了解档案信息化建设速度慢的不良影响，如此便能让其认识到存在的危机，从而更加注重加快信息化建设。
  3.2健全制度和机制
  电力企业需要建立信息化管理机制，以此实现档案信息化管理的规范化和制度化。第一，在实际建设中，电力企业要立足于自身的实际情况对管理制度机制予以完善。电力企业需要对档案管理信息化建设中网络技术人员和档案管理人员之间的关系引起高度重视，向网络技术人员和档案管理人员提出要求，两者应加大合作交流力度，确保档案管理更好地开展信息化建设。第二，电力企业可以结合实际将绩效考核制度落到实处，将档案管理人员的工作积极性充分调动起来，确保有效开展信息化档案管理建设。除此之外，电力企业还可以把奖惩制度构建起来，就档案管理人员的表现实施差异化的惩罚和奖励，以此促进档案管理人员工作积极性的提高，并有效约束档案管理人员的行为。第三，就网络技术人员管理方面而言，电力企业要结合实际情况制定维护检修制度，要求网络技术人员在固定的时间更新和维护档案信息化管理设备和管理软件，以确保数字化档案存储和运用的安全性。
  3.3档案管理信息化平台建设
  新时期，电力企业档案管理工作若要真正实现信息化，则需依赖于信息化平台建设，因此在建设过程中需要做好以下几点：第一，硬件建设。电力企业在发展过程中能够借助自身已有的管理平台，开发出既统一且又相对独立的档案管理功能模块，充分结合档案管理职能和流程特点有针对性地设计功能模块，并立足于企业业务发展需求建设合理化硬件，在实践过程中完善和升级硬件环境，如此方可把系统平台的价值充分发挥出来，让档案管理信息化建设真正落到实处。第二，资源整合。在将硬件建设做好后，信息化建设过程中另一项重要内容就是资源整合，若要使这一点成功实现，就必须借助相关管理软件，诸如ERP、EDP等。因此，除了硬件建设，软件建设也必不可少，档案管理人员可以此为着手点来实现信息化建设目标。

  3.4健全档案管理人员培训机制，提高人员职业道德和技术素养
  企业所有的运营管理工作都需要强大的人力资源支持，档案管理工作更是如此，人员素质的高低直接决定着档案管理工作水平。企业要注重对现有档案管理人员的教育培训，通过参观学习、座谈、讲座等方式不断提升档案管理人员的专业素养、道德素质、信息技术、安全风险防范知识储备。通过相应的奖惩激励机制，引导和督促档案管理人员以良好的心态认真负责，深入钻研，积极主动地去学习现代化的档案管理方式方法，并且能够在日常工作中广泛应用和创新。企业也可以根据工作需要，大力引进年轻有为的专业型档案管理人才，这些人员集档案管理专业知识和现代化信息技术于一身，工作起来会更加高效。

四、企业档案信息化建设的实践
  在企业档案信息化建设的推进过程中，取得的建设成效有：首先，符合企业的数字档案管理系统，系统功能设计合理，运行可靠，档案管理效率、效果得到大幅度提升，初步实现档案数字化；其次，档案管理网络统一，档案管理将企业的各个部门、下级单位都纳入到统一管理体系中，形成统一的管理网络，实现了档案无缝衔接，解决了各自为政的弊端；三是档案管理模式改进，利用数字化、信息化手段，提高了档案的统计、整理以及检阅等效率，减轻人力负担，强化档案利用程度，提升档案管理水平。

结语
  要从根本上摆脱现行档案管理方法的创新，有必要推进档案信息化和信息管理，最终建立一个实用便捷的档案管理体系。为了提高文件管理的相关水平，用户可以更方便地使用文件，从而为用户提供良好的用户体验。随着科学技术的不断发展，互联网技术作为一种新技术将对档案的数字化管理产生深远的影响。因此，在生产实践中，对企业档案信息建设的深入思考和探索，不仅将对提高企业档案信息利用率，促进档案馆持续快速发展起到重要作用。

参考文献：
  [1]言冰.供电企业档案管理信息化建设[J].办公室业务,2019(14):81.
  [2]赵丽娜.供电企业档案管理信息化建设[J].办公室业务,2019(10):137.
  [3]许敏玲.新时期供电企业档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务,2018(14):69+47.

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