关于电网企业物资采购合同履约管理探讨

关于电网企业物资采购合同履约管理探讨

张硕英

广东电网有限责任公司中山供电局 广东中山 528400

摘 要：本文首先介绍电网物资采购合同履约的特点和意义，对电网物资采购合同履约管理过程及控制及风险进行分析，提出了加强电网企业物资合同履约管理具体策略。

关键词：电网企业；物资； 合同履约；风险

引言

改革开放以后我国经济不断发展，尤其是近几年来发展尤为迅速，导致社会结构不断发生变化，对于电力能源的需求量也处于持续增加阶段。用电量的不断增长带动了电力工程建设速度及规模的提升，因此电力物资增加趋势明显，所以说电力企业物资供应合同复杂性随之提高。合同履约作为企业经济活动中的一个重要组成部分，其履约的实效性对企业经济活动具有重要的影响。对于电网企业来讲，物资供应合同能否顺利履行，对保障电力输送和城市经济发展至关重要。因此，加强对电力企业物资供应的合同管理，成为电力企业生产、服务的重点。

1 电网物资采购合同履约的特点和意义

电网企业的物资采购需求主要来自电网输配电工程建设，包括在整个电网建设中所需要用到的设备、备件、建材、工器具等。目前电网企业物资主要按照集中采购、分散履约、统一评价的模式进行。合同履约始于合同签约，终于合同约定最后期限。具有显著的特点：(1)采购物资需求大、种类多、金额高，极小比例的履约事件也可造成较大的损失；(2)涉及项目多，分签的合同数量多，各合同物资都有特定的设计、供货时间和质量要求，对履约过程管控的要求很高；(3)物资履约的生命周期长，跨越设计、制造、安装调试、运行等过程环节，涉及多个不同的专业部门和多行业供应商，沟通协调难度大。

近年来，电网企业大力开展物资管理集约化建设，精简了组织，降低了物资库存量，提升了效益。但其对物资履约管控、保障及时供应提出了更高的要求。因为低(零)库存降低了系统的柔性，一旦出现物资履约违约、供应不及时的情况，则会对工程建设和电网安全稳定运行构成更大的威胁。电网物资供应涉及到很多工程和行业，面广人多。因此，做好电网企业物资合同履约管理工作，保证电网建设过程中所需物资质量和良好供应，是确保整个电网安全、稳定运行和有序发展的重要环节，对整个社会供用电甚至国民经济发展都有着至关重要的影响。

2 电网物资采购合同履约管理过程及控制

2.1 合同履约过程管理

目前电网企业物资合同履约总体按照“三级管理、分级实施”的模式进行管理。其中三级管理是在网、省物资部设置履约处/科室，在地市物流服务中心设置相应管理岗位，负责合同履约制度、规范和管理方面的工作。实施由省、地物流服务中心和县公司履约管理专责负责辖内各物资供应合同的履约过程把控、沟通协调、结果确认和问题报告。总体来说，目前履约管理职责明确，流程清晰，相应的管理办法和作业指导书健全，具有信息系统的良好支撑。比如某电网企业通过物资管理系统、电子商务平台(供内外交互)、物资采购综合服务平台(以下简称综服平台，主要服务于履约跟踪和内部沟通)，将物资合同履约进行了有效的内外部衔接和过程管控。

2.2 合同履约事件的处理

履约事件是指供应商及其所提供物资在设计、制造、安装调试、运行(质保期内)等期间出现的不符合合同约定的相关事件。按照类别分为质量类事件和服务类事件。

合同履约事件的处理分为履约事件处理和履约事件后期处理。履约处理是指对履约事件按照合同约定进行处理，如图1所示。属于本级负责解决的履约问题，在本级履约管理人员接收、核实事件信息。如果是质量类问题，则进入缺陷处理流程；如果需要上级协调处理，则报上级并按照上级提出的处理意见与合同约定处理；否则在本级按照合同约定和履约后期处理流程处理。

图1 履约事件处理流程示意图

履约事件的后期处理是针对供应商出现的履约事件进行评价，对供应商进行约束和威慑。其中一级物资由总部物资部负责，二级物资由分子公司物资管理部门负责。

3基于流程的项目物资合同履约风险分析

物资合同履约风险是指在项目物资合同履约的实际结果与缔约主体按合同约定履约义务与职责的预期目标存在偏差的可能性。物资合同履约风险贯穿于合同签订后所有过程的各个环节，主要有变更风险、解除风险、品质风险、服务风险、交期风险等。

一般电网企业仅注重项目物资合同履约的静态管理，而忽视物资合同履约的动态管理。在签订合同前，虽然注意审查合同对方的资信和履约能力，但物资合同履行是一个动态的过程，包括合同签订、合同跟踪、设备监造、专项抽检、到货抽检、缺陷处理、履约事件处理、合同变更 / 终止等环节，物资合同履约的质量与实效，是在合同履行过程中体现出来的。因此，应重点从履约流程中分析挖掘履约风险，全面分析履约管理流程中存在的风险进行了全面的识别与分析，形成了基于流程环节的物资合同履约风险清单（如表 1）。

表 1  物资合同履约风险清单

针对形成的风险清单，应对履约各环节的风险进行原因分析，以便形成各个风险基本的管控措施

4 电网企业物资合同履约风险预警管控机制构建

不同的工程项目，其物资合同履约的风险不同：有风险组合不同，有风险影响程度不同，有风险发生概率不同。因此，针对项目物资合同履约风险应采用体系化的预警管控机制，而不是单纯被动的风险应对措施。履约管理是基于合同要求保证项目物资实现有效完整履约的一系列活动。本文借鉴履约管理活动链各个模块之间的关系和风险预警原理，构建项目物资合同履约风险预警管控概念模型。项目物资合同履约风险预警管控概念模型，分为履约管理目标、履约管理活动、履约风险管理、预警约束系统四个模块。

其中，履约管理目标模块保证项目物资合同如期如价、保质保量

地完成。它不仅保证项目物资完成履约，亦保证电网项目系统目标的实现，同时，也是物资合同履约风险预警管控的目标。

履约管理活动模块涵盖了从合同签订开始到合同完成支付后的质保运行物资履约全流程，大体可分为履约计划、履约执行、履约评价三步。履约风险管理模块主要是进行风险识别、风险分析、风险评估。重点是基于项目目标对风险进行评估、排序，根据风险发生的概率及后果确定重点风险，输入预警约束系统。预警约束系统模块是预警模型中的关键环节，当预测到采购目标可能偏离时，目标模块给约束系统发出指令，采取相关的约束机制，寻找适当的规避措施（即预警措施）。通过采取约束机制，使履约活动回到正常的路径，不偏离预期的履约目标，如保证质量、保证交期等。约束系统中的主要约束措施有制度约束、严禁程序、全过程监控、签订廉洁责任书、选择合格供应商和商务谈判等。

5、电力企业物资合同履约管理具体策略分析

第一，在电力物资供应合同内明确标注具体的履约内容和责任。也可解释为电力企业进行物资供应合同管理时为了对管理有效性进行保证，应当明确标明电力物资供应合同内各项内容以及相关责任，尤其需要对电力物资合同履约过程中发生违约现象的具体处理方法进行标注，以对电力物资供应合同签署后合同双方可依据合同实际内容进行履行，从而电力企业物资供应合同管理的有效性得到切实提升。

第二，电力物资是典型的以按单生产(make to order)为主的模式“抢单为王”是供应商的自然之举，但可以进一步施以手段让供应商主动量力而行。建议从以下几方面入手：一是进一步评估摸清供应商的产能，并在电网系统内部做好采购与供应信息的共享，避免供应

商这边吃饱了那边继续抢；二是在合同中明确并加大违约的处罚力度，严格执行履约保证金制度，确保能对违约及时惩处；三是执行更加严肃的履约进度报告(供应商通过电子商务平台进行)和事后评价制度，增加供应商评价在再投标评标中的比重，增加供应商的违约成本和代价，避免供应商违约有恃无恐。针对配网物资或投资高峰违约率高的问题，一方面需进一步通过投资计划和采购策略从源头上分散供货需求并做好供应商平衡，同时在需求提报的及时性、采购的计划性上严加考核，避免明知供货周期不现实的合同签订，从源头上避免甲方导致的履约不能行为。

第三，提升资金解散管控。物资供应合同履约管理的最后步骤为资金支付，同时也作为合同履约管理过程中最重要的环节存在。资金及时支付且保持高效运转状态是电力企业正常运转的基本前提，为了对资金支付的及时性以及准确性进行保证，电力企业接收物资供应合同之后应尽快与物资供应单位沟通，然后开具对应的物资票据、可将每月内固定的一天设置为物资合同台账信息日，对于所有符合企业内部支付规则的合同申请支付资金；每个月月底将物资公司资金支付明细作为基本依据仔细记录并复核资金的实际支付情况，对电力企业内物资采购资金可做到月月对、月月清，从而提升资金的利用率。

第四，加强对合同履约的监管。监管不是形式，而是一种有效的手段和方法。因此，在实践过程中，电力采购部门要根据上述流程在执行中存在的问题进行及时的修订、完善，从而减少合同履约过程中的死角。同时，增强合同管理人员的合同变更意识，使得合同在履约中不断完善，为电力项目建设提供保障。

5 结束语

电力企业物资供应合同履约管理相比其它企业同等类型的合同履约管理而言复杂性及特殊性更强，为了对电力企业物资供应合同的合理性、有效性以及科学性进行保证，并确保物资供应合同可规范签订并完美的履行，需要将当前阶段电力企业物资供应合同管理要点作为核心然后结合电力企业自身发展现状，选取作为科学合理的物资供应合同履约管理方案，从而最大限度推动电网工程建设的有序进行，进而保障我国电力系统持续稳定的发展，有利于我国社会经济水平的持续发展。

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