档案信息资源共享云体系建设的思考

档案信息资源共享云体系建设的思考

曹春敏

内蒙古兴安盟扎赉特旗廉政教育中心

摘要：档案信息是企业的重要资源，记录各项信息，同时也能够为决策提供更多的信息和数据支持。因此，应当重视档案信息资源的管理，传统的档案信息资源管理工作中主要以纸质档案管理为主，这种管理模式较为不便，影响了档案信息资源的高效利用。在当前时代，互联网和信息技术飞速发展，为档案信息资源管理提供了更多的方法，依托互联网和云计算、大数据等技术，构建档案信息资源共享体系，能够更好的发挥档案信息资源的价值。基于此，本文本文对档案信息资源共享云体系建设进行了探讨。

关键词：档案信息资源；共享；云体系；建设

引言：

随着计算机科学技术的不断发展以及互联网信息技术的普及，云计算技术在各个领域得到了广泛应用。依托云计算技术能够搭建有效的信息资源共享平台，将计算机设备进行有效组织，提供优质的信息服务系统，在进行档案信息资源管理的过程中，将档案信息录入到系统中，提高了检索效率和应用效率，使档案信息资源发挥出更大价值。

1、档案管理存在的问题

首先，档案管理未能实现统一移交保管。在档案管理工作中，需要成立专门的档案管理部门，通过档案管理工作人员对档案整理归档后，分门别类进行入库保管，这样才能确保档案信息资源的安全性，为今后的档案信息资源使用提供基础保障。

其次，档案管理未能得到应有的重视。在进行档案管理的过程中，未能认识到档案信息资源的价值，导致档案管理工作边缘化。一些单位甚至没有专门的档案管理部门，档案管理人员也由其他部门兼任，这样的问题导致档案管理工作的时效性难以提高。

最后，档案管理人员素养不高。档案管理工作中涉及的内容繁多，随着档案信息资源发挥的价值越来越大，对于档案管理工作人员的工作要求越来越高。但大多数档案管理人员由其他部门兼任，缺乏专业能力，在工作中缺乏积极性和创造性，也影响了档案信息资源的高效利用。

2、档案信息资源共享云体系建设的必要性

首先，针对档案信息资源建设共享云体系能够弥补传统档案管理工作中存在的问题。随着当前社会的不断发展，对信息资源的应用要求越来越高，传统的档案管理模式和办法已经难以适应需求，因此依托互联网和云计算等信息技术构建档案信息资源共享云体系，有利于从根本上解决传统档案管理工作中存在的问题，同时也能够极大的提高档案管理工作的实效性，使其发挥出更大的价值。

其次，档案信息资源共享云体系建设顺应当下时代的发展。当前时代背景下互联网信息技术飞速发展，并且与各个领域实现了深度融合，极大的提高了生产效率。在进行档案信息资源管理的过程中依托云计算技术构建共享云体系，能够基于互联网构建云档案馆，在查找信息和检索资源的过程中依托互联网和计算机便能够实现各类信息的精确查找，省去了传统档案管理工作的各个步骤，实现了档案信息资源的高效利用。

3、档案信息资源共享云体系建设的思路

（1）加强基础设施建设

做好基础设施建设是实现档案信息资源共享云体系建设的基础和前提。构建档案信息资源云体系需要加强底层技术平台的软硬件设施，对现有的基础设施进行科学分配，降低闲置和重复的设备购置。因此，在构建过程中首先要针对现有的设备进行统筹，能够应用于构建云体系的设备加以应用，无法进行利用的应当及时淘汰。同时还要根据体系建设的需要购置新的设备搭建新的系统。这也需要成立专项资金用于基础设施建设，并且保证专项资金的应用落到实处。

（2）做好共享云资源的安全保障

通过云计算技术，能够将数字档案馆的档案信息资源进行云储存，也能够依托云储存空间进行备份，这样能够极大的降低档案信息丢失损毁的风险。档案信息资源共享云体系的建设是对传统的数字档案管理方式的一次大升级，在这样的升级过程中，由于云计算相关法律法规的不完善，行业标准和管理机制不健全，导致档案信息资源受到各种安全威胁，恶意攻击、信息泄露、病毒等各种因素都有可能威胁到档案信息资源的安全性。因此，必须做好共享云资源的安全保障，通过云计算平台提供的杀毒备灾服务建立常规备份，同时，要结合档案管理的要求制定有效的管理体系，促进管理工作的标准化和规范化，在档案管理部门树立安全意识，这样才能有效防范管理工作中出现的各种安全威胁。

（3）加强共享云资源的整合

在档案管理工作中加强档案信息资源共享是重要的工作内容，也是对档案信息资源进行服务增值的重要手段。通过云共享等一系列“云”技术，能够将原本处于离散状态下的成员馆和档案资源整合起来。在此基础上通过成立档案信息资源库，能够实现各项资源的共享，这样的模式省去了传统资源共享中通过物理拷贝来实现的方式，极大的提高了档案信息资源整合的效率。

（4）提高管理人员的素养

新技术的应用以及新体系的构建对于档案管理工作提出了更高的要求。构建档案信息资源共享云体系，需要管理人员具备较强的综合素养，能够针对信息资源收集、信息资源整合、信息资源处理、信息资源管理等各个环节进行专业处理，同时还要能够娴熟的运用各项技术进行高效的管理工作，因此，只有不断提高管理人员的专业能力与综合素质，才能更好的满足档案信息资源共享体系建设的需要。为此，应当对现有的档案管理人员进行培训，提高其专业能力和综合素养，在培训工作中建立有效的培训体系，提高其参与培训和再教育的积极性。另一方面，还要优化人力资源结构，将具有专业技术的人才调到专业的管理岗位上，才能使人才发挥出最大的价值。同时，还要吸引优秀的人才进入档案信息资源共享云体系建设之中，这样才能更好的进行管理工作。除此之外，还要建立有效的管理制度，通过明确的奖惩制度将具体的权责落实到个人，以此进一步提高档案管理工作人员的积极性和工作的创造性，不断提高档案信息资源共享云体系建设的成效。

结语：

综上所述，传统的档案管理工作中存在的一系列问题，影响了档案信息资源的应用效率，档案信息资料也难以发挥出真正价值。计算机技术的发展和互联网的普及为档案信息资源共享云体系的建设提供了基础。在构建档案信息资源共享云体系的过程中，要做好基础设施建设，加强安全保障，强化信息资源共享与资源的整合，提高人才的专业能力与综合素质，这样才能更好的建设档案信息资源共享云体系，发挥出档案信息资源的价值。

参考文献：

[1]王 宁.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].教育科学,2019(10):43-44.

[2]刘 强.对档案信息资源共享与体系建设的思考[J].智富时代,2019(08):32.