基于信息化的高校财务自助报销模式优化研究

基于信息化的高校财务自助报销模式优化研究

魏琳

宁波大学，浙江省宁波市， 315211

摘要：本文以提升高校财务报销效率为目标，在现有的自助报销模式基础上，利用信息化技术手段，提出若干优化建议，希望能为高校的财务工作带来更多、更优质的可能性。

关键词：信息化；高校财务；自助报销

一、引言

财务报销是高校财务的一项重要窗口工作，其工作效率的高低将直接影响高校财务的服务质量和管理水平。近年来，随着科研经费来源渠道的多元化，高校财务在巨大的资金盘面前，其报销业务面临着巨大挑战。加之2016年国家出台文件，提出在科研资金管理方面应以人为本，坚持“放管服”原则，简政放权，将科研人员从繁杂的财务报销工作中解放出来，使他们能够潜心钻研科研事业。为了给科研人员营造更好的科研环境，提升财务报销效率，提高师生对财务服务的满意度，国内许多高校将信息化技术引入财务工作中，建立了自助报销模式。本文拟从不同主体的不同视角对现有自助报销模式进行分析与研究，进而提出一些优化建议。

二、高校财务自助报销的现有模式及存在的问题

1. 高校财务自助报销现有模式

报销人登录自助报销系统填写报销信息，点击提交后系统自动生成预约单号，报销人将报销单打印后，找经费负责人签字审批；报销人将报销单及其他资料投递至财务部门的投递柜中；财务人员取单后通过扫描报销单上的条形码提取报销信息、审核资料并编制记账凭证；财务复核人员复核后由出纳完成支付。自助报销模式的应用，突破了传统线下报销模式的种种局限性，减少了师生花费在报销工作上的时间。同时在报销单核算环节也进行了优化，财务人员能够通过扫描报销单上的条形码直接读取报销信息，不再需要手工录入凭证，提升了工作效率。目前自助报销模式已推行多年，为高校构建了全新的报销模式，也获得了广大师生及财务人员的一致好评。

2．高校财务自助报销模式存在的问题

信息化手段给高校财务报销工作带来巨大便利的同时，也衍生出了一些新的问题，这些问题的出现不断提醒着我们要重视模式优化。所谓模式优化，不仅仅是站在报销人的角度去解决问题，还应站在财务人员的角度来进行优化，优化后能够带来双赢才是最佳的财务报销模式。笔者通过在日常财务报销工作中的积累及师生问卷发放等方式，收集了以下几点问题：

2.1师生视角——报销手续繁

2.1.1财务报销制度更新快，报销人无法及时掌握。在实际的报销工作中，常常出现由于报销业务不合规或报销资料不齐全被财务人员退单的情况，导致报销周期延长。

2.1.2 财务报销审批难。一份报销单将涉及多方签字确认、审批。从经办人、验收人、经费负责人到业务部门的审批人等。许多报销单甚至会涉及到5-6人签字，有些还需要跨校区审批。如果都由经办人逐一线下跑腿，签批环节将耗费太多时间，大大降低了报销时效，同时也与政府提倡的“最多跑一次”政策相违背。

2. 2财务视角——退单工作量大且部分环节存在风险

2.2.1 由于目前的自助报销模式缺乏有效的初审环节，因此报销业务不合规或报销资料不齐全的情况逐渐增多，继而导致退单量大。每一份退单均需财务人员逐一电话通知，而部分老师由于联系不上，报销单则一直存放于财务人员处，增加了财务人员工作量的同时还存在较大的风险。

2.2.2 报销单投递时没有财务回执，存在风险。因为缺乏一定的技术支持，存在部分老师误以为单据已投递进财务设置的投递柜，但实际却未投递的现象。或是报销单已投递，但财务人员未及时取出，将其遗漏在投递柜中。最后导致报销单未能及时处理，容易引起老师不满，影响财务服务的满意度。

三、高校财务自助报销模式优化建议

1．设置移动信息共享平台，报销人能随时随地查询财务报销制度

提供更多的信息共享平台，例如设置财务部门的微信公众号、学校app的财务板块等，由财务部门在信息共享平台中上传《财务报销指南》及《报销常见问题汇总》，报销人通过搜索关键字即可获取其需要的财务信息。如：报销人需报销差旅费，则搜索“差旅”即可获取报销差旅费的制度要求及其需准备的资料。财务部门安排专员对信息共享平台进行定期维护，根据财务制度的变化及时更新信息，避免老师获取信息的滞后性。同时提供财务人员在线咨询服务，满足报销人个性化的财务问题咨询需求。信息共享平台不受时间、地点的限制，即便在非工作时间、报销人不在学校的情况下，也能第一时间获取财务报销指南。

2．在自助报销系统中建立报销事前控制模块

在自助报销系统中添加一个“提示模块”，该模块中包含所有的经济业务报销要求，系统将根据报销人填写的报销信息及上传的凭证，自动识别其需要提供的资料。在其点击确认时，弹出温馨提示框，告知报销人该经济业务的审核要求，提醒其再次确认是否备齐报销需要的材料。待报销人确认无误后再进行提交。报销提示模块能对财务报销进行事前控制，很大程度上减少经济业务不合规、报销资料不齐全等问题，避免报销人反复跑腿的同时又降低了财务人员的退单工作量。

3．在自助报销系统中建立线上审批模块

传统的签字审批早已不适应如今信息时代的工作模式，建立线上审批模块能够最大程度加快报销时效，将网上审批系统与自助报销系统对接，报销人在自助报销系统中录入报销信息，同时上传原始凭证影像，点击提交后，报销单便自动流转到审批人的系统中。这里的审批人不仅仅是经费负责人，还应该包括各业务部门的审批人。审批事项流转到审批人处时，各审批人第一时间就能收到审批提示，点击审批链接即可进入审批界面。线上审批系统应支持手机端及电脑端登录使用，审批人即使不在电脑边也能随时随地收到待审提醒，以便审批人及时处理审批业务，线上审批模块的建立可以避免出现因经办人无法联系到审批人而导致的报销业务延迟现象。

4．在报销单投递环节设置扫码收单功能并提供收单回执

为避免在报销单投递环节可能出现的单据遗失风险，建议在每个财务投递柜的投递口设置一个具有扫码功能的设备。利用每张报销单均有唯一条形码的特点，报销人将报销单投递进投递柜时，投递柜均能自动识别并扫描报销单上的条形码，快递柜成功接收报销单后，系统将即时打印出收单回执，报销人可以当场取走收单回执。除此之外，报销人还能在报销系统中查询到报销单的物流状态。财务人员也能在接单系统中查询到投递柜的收单情况。双重保障能够大大降低报销单在投递环节可能会出现的纠纷。

5.建立退单系统并设置退单快递柜

将退单系统与财务系统和自助报销系统相连接，财务人员在审核报销单时，发现报销单出现资料不齐或其他问题，可直接在系统中录入问题原因及解决方案，系统将通过短信、邮件提示等方式通知报销人。财务人员将退单逐一放入退单快递柜后，报销人只需按照取快递的方式凭投递时获取的回执单，到财务部门设置的退单快递柜中进行扫码，退单柜将自动打开某一格柜门，报销人直接从柜中取回报销单。若报销人没有携带回执，也可通过手工输入报销单条形码的方式取回报销单。这避免了双方的反复电话沟通，大大减少了财务人员的工作量，可以将财务人员从大量的退单电话通知工作中解放出来。

四、结语

财务报销服务的好坏将直接影响高校师生对财务部门的满意度，因此不断的优化高校财务报销模式、提升财务工作效率、促进高校财务管理持续的良性发展，也是我们财务人员一直努力的方向。争取早日实现 “数据线上跑，师生不用跑”的理想报销模式。

参考文献

【作者简介】魏琳（1987~），女，江西南昌人，汉族，硕士，会计师，从事高校财务管理研究。