试述电子文档与改进和加强档案管理

试述电子文档与改进和加强档案管理

朱萍

平凉新安煤业有限责任公司甘肃省平凉市744201

电子文档以计算机盘片、磁盘和光盘等为载捧，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。其特点：(1) 文档本身不再是直观的纸质资料，文档的阅读和利用需借助于现代办公设备；(2)文档可以通过现代办公设备迅速进行处理和传递；(3)文档利用的共享性突出，不受时间和距离的影响；(4)文档的保存场所不需多大容量，但对环境的温湿度、防磁性等保存条件与环境的要求很高。

关键词：电子文档管理要求

1由电子文档引出的改变

(1)管理流程的改变。传统的档案管理以纸质文件资料为工作对象，而电子文件取代文字材料，是由拟稿者直接写人磁盘并在磁盘上进行修改，一旦定稿即可在贮到办公信息数据中由人们共享，这就使得文件与档案之间不再有明显界限。纸质文档的管理经过长期实践，已形成成熟完整的工作流程和工作制度。厨电子文件随时产生、随时更改，并存贮于计算机中，如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是文件本身，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。^【1】

(2)文档分类的改变。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在对电子文件的管理环境中，文件的形式特征和内容特征都发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可班根据需要对电子文件进行自由组合分类。

(3)存档价值的改变。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均已发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，会产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充．因此很难划定固定的保管期限。目前电子文件的凭证价 值尚无法律保证，对其鉴定、管理方法亦无定论。由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外 利用等方面也需不断进行总结和完善。^【2】

2电子文档的生成与发展对传统的档案学理论产生的影响

(1)对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。档案的原始记录性，区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内 容与形式特征不复存在。^[3]电子文件是计算机文字处理系统 中的最后一个文本，没有草稿与印穰的区别、正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们在机器上随时方便地复制电子文件，这些文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定．电子文件能否作为档案，是否具有法雄凭证作用等，成为挡案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为真正 意义上的档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客 观需要。

(2)对档案来源原则的影响。档案来源原则包括两个方面：扶外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角 度看问题，才熊正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原 始顺序进行整理等，而必须正确说明挡案的原始联系，了鳃在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

(3)对档案学理论研究内容的影响。，档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，其理论研究的对象发生了变化。原有的一些定论、模式将被薰新审视，原有 的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。这些研究课题如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机癍毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

3电子文档对档案管理的要求

(1)积极进行归档电子文件技术处理，切实加强电子文档管理。档案工作者必须深入到现行文件工作钡域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组台的来龙去脉。要通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

(2)认真研究解决电子文件保存同题。以亿学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够氏期保存，因为它的信息读出是元接触式的．不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时问短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行 深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，必须定期进行复制，防止信息损失。

(3)要促使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结扮只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上又增加丁一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

结束语：改进档案管理人员的知识结构。档案管理要适应信息技术和档案事业的发展，搞好管理人员的知识更新，引进、消化、适应信息技术成果，使档案管理人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。加快改进档案管理人员的知识结构，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命的最根本对策。

参考文献：

1. 
   

2. 胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化 [J].镇江高专学报,2012,7(3):40-42.

3. 刘景洋.基于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略[J].办公室业务，2018（09）.

[3] 陈嵩.档案管理的数字化建设与安全保密实施策略[J].兰台世界，2017（09）.