浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新

浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新

周艺环

国网陕西省电力公司 陕西省 西安市 710048

摘要：企业生产与经营过程中受到内部因素与外部因素双重影响，经营风险比较高。尤其随着2020年国际贸易收紧情况下，国内市场竞争更加激烈，企业在外部因素不稳定情况时，更应该加强企业内部管理，提高企业档案管理工作水平，充分掌握内部资源分布情况，并作出科学管理决策。目前，我国企业档案管理问题主要体现管理方式滞后、资源开发有限、人员素质不足等多个方面，不利于企业优化内部档案资源管理工作。企业内部在新形势下，应该应用信息技术开展档案管理工作，推动企业内部档案管理工作改革，为企业发展提供必要的数据信息基础。

关键词：档案管理;改革创新;

引言

企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着详实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。

1企业加强档案管理意义

1.1提供数据依据

企业决策需要多项数据作为依据，不仅要掌握会计工作报表，市场调查信息等内容，还要关注企业内部人事安排、历史决策、生产信息、技术水平等多项内容。企业档案能够为企业内部决策提供必要的依据，让企业掌握生产、管理、技术、人事等各项信息，在此基础上做出科学决策。企业在决策时掌握的信息越多、越准确，制定的决策愈加理性，让企业在激烈的市场竞争中避免出现较大的决策失误，降低企业运行风险，帮助企业获得更大的经济优势，促进企业长远发展。

1.2稳定企业发展

在传统企业管理认知中，将档案管理工作视为企业发展历史资料记载工作，档案管理也是属于企业管理边缘部门，企业在发展过程中也甚少考虑档案管理对于企业发展的作用。其实不然，加强档案管理需要企业各部门配合工作开展，可以整合企业内部管理资源，整体提升企业管理水平，促进企业稳定发展。在外部风险因素加大、国际市场经济形势尚不明朗的情况下，加强企业内部档案管理工作，可以让企业管理水平稳中求进，降低企业运行风险，帮助企业渡过困难时期，保障企业的经济效益。

2企业档案管理存在的问题

2.1企业档案管理意识亟待加强

一方面，有些人认为档案工作是档案部门或档案人员“一家”之事，加上档案管理这项基础性工作的收益价值不是立竿见影，导致企业对档案管理工作的计划安排与资金投入不足。另一方面，一些部门管理者和非专职档案管理人员档案意识不强，狭隘地认为档案仅是对收发文的归档整理，或者认为文件资料自己保管更方便，不重视企业研发、设计、经营、管理各环节形成的文档资料的及时移交与归档，造成档案资料断代、存档不及时甚至档案安全威胁等问题。此外，一些档案管理人员依赖于手工管理经验，管理创新不足，为档案数字化建设带来一定阻碍。

2.2档案管理制度不健全

在实际档案管理的过程当中，很多企业没有针对档案管理制度和档案管理流程进行完善，没有对档案管理进行一个标准的统一，导致实际的过程中会存在着很多问题，大大降低了档案的信息的准确性、有效性。导致企业需要运用这些档案的时候，没有办法很快地提取出有效的信息，无法满足档案管理的标准化和规范化，影响了档案信息管理的质量。

2.3档案管理人员专业素质不强

目前，不少企业对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况，普遍停留在资源保管的层面，缺乏现代化的管理手段和方式，导致各类资料无法在企业发展中充分发挥作用。另外，由于相关管理制度的缺失，导致资料无法及时地收集和保存，造成资料丢失、损坏等情况，使企业遭受一定损失。企业对档案管理工作缺乏重视，也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足，管理人员的专业素质不高，导致资料利用率下降。

3企业档案管理实施创新实践改革举措

3.1构建管理平台

档案管理工作包含内容较多，涉及部门较广，更与企业的每名职工有着切身利益关系。因此企业在开展档案管理工作时，要构建档案管理平台，用信息技术作为平台运行基础，科学整理各项档案管理工作。具体方法如下：（1）采用OA办公自动化系统构建企业档案管理平台，通过开放式框架结构纳入档案管理工作内容；（2）结合企业档案管理工作内容，将其分为“数据收集”、“综合管理”、“综合整理”、“安全管理”、“档案统计”六大模块，全面处理企业档案管理信息。

3.2改革档案服务的方式，推动档案信息产业的发展

服务方式的变化是为了满足服务受众的要求是为了提升工作的效率，所以，新的时代背景之下，需要在服务方式方面围绕着需求进行改革的创新。在信息化社会，从传统的标准来衡量，我们的工作效率是有了难以想象的提高，我们不仅仅只是单纯的保管档案，而且我们要注意到自身拥有的更多资源，在国家法规所允许的范围内，我们可以创新服务品种，通过高质量的服务创办新的档案管理收益增长点。例如，在信息社会，人们使用智能手机进行档案信息查阅的需求不断增长，这就要求管理工作人员要主动地满足这些需求，在手机App方面加大研发的力度，给单位和个人提供档案信息的更加便捷精准的服务，所以，这些创新实际上是为了真正满足人们新的需求，也会给档案管理事业提供利益的增长点.

3.3优化管理流程

企业在开展档案管理工作时，要设置明确的管理流程，确保档案管理工作平台能够顺利运转，提升管理工作规范性，保障档案管理工作质量。在优化档案管理流程时主要分为文件管理阶段与档案管理阶段两个部分，在文件管理阶段时要优化档案生成、转化、归类、入库等工作流程；在档案管理阶段时，要确保其准确、安全、可靠，能够随时满足企业内部对于档案管理工作的需求。

3.4提升档案管理人员的专业素质

为了能够更好的发挥档案管理者对于档案管理的重要作用，应当注意提升档案管理人员的专业素质，加强其进行档案管理工作的能力和职业素养。一方面，可以通过相关的业务、知识技能培训，让本部门员工积极参与，并从中获得专业素养的提升；还可以通过组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员主动学习专业知识，发展自身的学习能力，从而在当下信息化档案管理的时代发展中，紧跟时代步伐，提升档案管理工作的效果。另一方面，适当提升档案管理工作的人员门槛，只有在应聘人员专业能力水平达标的情况才准许从事档案管理工作；对于新入职的人员，积极发展老员工带新员工的档案管理学习方式，从而使新入职的档案管理人员能够对企业的档案管理流程有更快的熟悉和上手，从而提升档案管理工作的整体效率。
结束语

企业开展档案管理工作必须从企业长远发展角度出发，综合企业发展需求、管理需求、使用需求，优化档案管理工作。企业在开展档案管理时，要正视我国企业在开展档案管理时存在的问题，并提出具体创新实践管理举措，从制度、人员、平台、服务等多个角度着手，构建现代化档案管理体系，并借助信息技术提升企业档案管理效果。
参考文献

[1]张丽莉.浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新[J].兰台内外,2020(32):22-24.

[2]张路军.新时代档案管理工作的改革与创新[J].青年与社会,2020(25):141-142.

[3]秦紫英.档案管理创新及服务模式改革的探讨[J].中国集体经济,2020(18):47-48.

[4]王彦斌.改革创新提升管理类档案管理水平[J].办公室业务,2019(06):123.

[5]刘志慧.浅谈企业档案管理体制改革与创新[J].兰台世界,2018(S2):40-41.