工程总承包项目采购风险及防范措施

工程总承包项目采购风险及防范措施

高洁

中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司 北京 100024

摘要：科技的进步，促进工程建设事业得到快速发展。随着电力工程行业的迅速发展，电力工程模式也在快速变更。近几年，工程总承包模式在我国已逐步走向成熟。在总承包模式下，总承包商的利润得到提高，合同权利得以加强，但由于有的总承包商管理能力仍有所欠缺,对风险控制的认识不足,极容易产生风险事件,导致项目建设出现困难。本文就工程总承包项目采购风险及防范措施展开探讨。

关键词：采购风险；工程总承包；采购计划

引言

在工程总承包项目中，采购成本一般占总成本的60%左右，设备材料的采购和质量控制等是项目顺利实施的一个重要步骤，采购成本决定了总承包项目的盈利水平。控制了采购成本就控制了项目成本，降低采购成本就提高了项目利润。采购成本包括设备材料从采购到货到现场后安装调试的全过程，其中采购方式的选择、采购过程中质量进度的控制等都是影响采购成本的重要因素。

1工程采购管理现状和意义

工程是一项复杂的、综合性的活动，工程总承包项目的采购，通常定义为广义采购，即包含：设备材料、施工分包商、技术服务三类采购。工程中会涉及到很多环节，材料、设备、人员、技术服务等都需要大量的资金投入，整个工程质保期内的设备维护、修理、更换等都涉及到费用的支出。因此总承包项目的采购管理对于工程的成本控制以及提高工程的利润具有重要意义，总承包项目过程工程造价需要根据工程的实际情况进行预判、分析，并且提出具有针对性的采购管理措施。在进行采购管理过程中没有在项目前期充分分析施工费用和设备价格水平，因此脱离了市场的实际情况，造成缺乏合理的价格定位。采购管理缺乏合理有效的预算编制直接影响到后续的采购管理效果。因此采购管理人员对于总承包项目全过程采购管理需要提高重视，并且全面分析，综合考量，对工程以及市场的实际情况进行调查，制定科学、合理、有效的管理方案，对项目工程进行总承包项目全过程的管理和监督。

2总承包模式的优势

随着电力工程生产规模的不断提高，其承包的方式也在不断创新、优化，具体的承包方式主要可以分为三个阶段：设计阶段、招投标阶段与施工阶段。运用总承包模式，可以保证电力工程每个不同的阶段都由不同的企业负责，整个建设过程会更加规律、有序，又由于其管理的模式比较成熟，工作人员对相关的工作流程与技术掌握也非常的熟练，在国际上受到了较大的认可，并且一直被应用到各种类型的电力工程之中。与传统的电力工程管理模式相比较，采取总承包模式可以对电力工程的建设发挥主导的作用，加强电力工程每一个阶段的交叉合作，提高工程的施工质量，并且还能有效减少建设单位的管理工作量，降低管理的难度，增强对投资成本的严格控制管理的同时对于缩短工程的工期与节约施工成本也会起到积极的作用。同时，通过总承包模式还可以确保电力工程施工中各种信息数据交流的准确与及时，从而实现电力工程各项标准与指标的要求，并根据工程的具体特点进行全面的思考分析，制定合理的组织计划与方案，其中主要优势具体体现为以下几点：（1）在总承包管理的过程中，相关的建设单位需要对工程的安全、质量、工程与成本进行宏观的掌握，达到工程的建设要求。与传统的管理模式相比，该管理模式可以节约很多的审批程序，提高了工作的效率。另外，还可以实现资源的合理利用，确保项目管理的创新发展，实现效益的共同发展。（2）传统的管理模式中会存在责任不明确与相互推卸责任等不良的情况，这样就会导致各个施工环节出现很大的问题，而总承包方式具有更加完善的责任管理制度，可以促进各个施工环节的流畅性以及资源的合理利用。（3）相关的企业不用再专门设置监督管理队伍，可以有效减少人力资源的浪费问题。

3工程总承包项目采购风险及防范措施

3.1项目前期阶段的采购风险管理

项目前期阶段是对工程的整盘考虑，需要对项目情况进行全面调查，继而制定合理的项目预算，项目预算环节是采购管理的基础环节，需要做到准确，避免在实际采购过程中出现严重偏差，影响采购工作的顺利开展。在工程项目总承包合同签订之前的投标报价阶段，采购人员需紧密配合报价部门进行投标询价。还有关键的一点容易受到忽视，即不同类设备、材料的付款方式，这牵涉到公司的资金使用情况。因此项目前期阶段的采购管理非常重要，有利于后续的工作的开展。

3.2供应商选择

供应商选择不当会对采购工作带来诸多风险，主要表现在：（1）选择的供应商等级水平与设计要求的设备技术条件不符，导致货物高于设计条件（性价比不高），或低于设计条件（质量难以控制）；（2）供应商采用的原材料以次充好、偷工减料，省略生产工序，导致货物质量难以达到技术条件要求；（3）售后及伴随服务不满足要求，影响设备调试及后续试生产，项目整体进度难以保证。所以在选择供应商和货物生产周期内的风险管理应注意以下几点：（1）建立合格供应商数据库。供应商短名单在数据库内选择，尤其是重特大货物招投标之前，还应确保掌握相关供应商的管理能力和生产现状，并在项目结束后对其进行评价，按照管理规定作相应处理，供后续项目参考；（2）把控供应商生产自检环节。每道工序完成后，供应商需要向项目采购人员提供自检结果，待确认后方可继续生产。其中，原材料证明是把控货物质量的基础文件，必须要求供应商提供并备案。（3）提高监造对设备生产周期内的质量、进度的控制力度，并对重特大货物提高过程检验频次，安排专业检测人员作出厂检验验收和见证出厂试验。（4）制定供应商选择、货物质量、生产进度把控和伴随服务等相关管理规定，不断完善供应商管理机制。

3.3施工阶段采购风险管理

采购部门应管控设备、材料有计划的供货到现场，保证工程项目的顺利实施。既不能使工程因设备、材料供应不及时而造成项目工期延迟，也不能因设备、材料过早发至施工现场造成积压、胀库，和占用较多资金的现象发生。因此，必须对设备、材料的交货进度和数量进行跟踪控制。由此可见，设备、材料的采购进度，直接影响整个工程项目的进度，绝不可掉以轻心。建立重点监造设备项和催交清单项，有效地控制质量和进度，严格执行厂内验收，规范现场验收和缺陷反馈及处理流程，确保开箱合格率、设备到货及时率，降低返厂率，以及设备安装合格率。设备、材料的质量，不仅会影响工程项目的进度和费用，而且对整个项目的工程质量有着直接的影响，并将决定工程项目建成后能否顺利开车并达到连续、稳定和安全运行的要求。

3.4合同审批进度和付款风险管理

1. 合同审批进度。合同审批速度的快慢会影响合同执行。采购方的合同审批流程一般比较严格、流程较长。而合同的审批进度对合同的执行和交货期都有一定的影响。一般情况，与采购方合作较多的国内供货商有可能在接到项目中标通知书后就能安排生产，但有些企业必须以生效后的合同作为生产的依据，而合同只有在双方法人授权代表签字并加盖合同专用章后才算生效。有些合同如果由于采购方的审批时间过长，或不及时将生效后的正式合同转给供货商，往往会成为供货商不按时交货或不排产的理由，且合同没有审批完也会制约预付款的支付，令采购工作陷入被动局面。所以及时地审批合同是采购管理不可忽视的环节。（2）付款管理。付款的及时程度会影响到合同的执行和采购方的信誉。在合同执行过程中，按照合同规定及时支付预付款、进度款、到货款，也是合同顺利执行的保障，是采购方与供货商之间建立互信的基础。如今的供需市场，是双向选择的市场。付款不好的采购方很难与供货商保持长期良好的合作关系。因此，良好的付款对维护采购方信誉将起到积极的作用，使供货商愿意与之合作，在供需市场中占据有利的地位。

3.5现场管理过程风险管理

项目建设现场设备、材料管理是控制项目成本与质量的重要环节。在这一环节容易出现的主要风险有：（1）现场设备、材料管理制度不完善，导致现场管理混乱，发生问题无据可查；（2）设备、材料到货检验验收不细致，设备、材料的错发、漏发不能完整记录，导致安装和调试阶段进度难以把控；（3）项目现场仓库管理不规范，导致设备、材料发生丢失、损坏等情况发生，直接导致成本增加。针对以上风险，应具体做到以下几点：（1）根据项目特点建立完整的设备、材料进场、检验和出入库移交等工作现场管理制度，完善相关组织架构、工作流程和工作标准。（2）编制开箱检验工作计划，明确开箱检验重点，规定参与单位不得随意开箱。开箱时，不仅要对设备、材料的数量和外观进行检查，还需要在开箱前检查包装和外观检查有无破损、划痕等，开箱后根据技术附件对设备、材料的部件是否存在错发、漏发以及外购件的品牌进行查验，并及时编制开箱检验报告，对发现的问题尽快组织相关人员确认，并发送相关部门进行整改；重特大设备还必须有相关专业人员在场陪同检验。（3）设备、材料到达现场前，根据到货计划编制设备、材料储存方案，不同类型设备根据要求分类储存。建立仓储管理队伍与设备、材料仓储台账，严格把控设备、材料的出入库，提高仓管人员的工作积极性和责任感。

3.6竣工后阶段风险管理

工程竣工后项目进入质保阶段，质保期内整体工程的投运效果是对工程施工质量的体现。因此在竣工后阶段的采购管理需要对工程采购工作进行全面复盘，对于设备的质量、运行效果进行跟踪；对于一些预算编制中没有记录的单价需要进行最后的核对；对于预算编制中价格不合适的单价在今后的工程项目中要及时进行调整，积累工程项目经验，更好的提高工程效益。

结语

采购管理人员需要对总承包项目采购各节点工作风险进行仔细识别、分析和评价，并建立科学有效的风险管理体系和风险管理标准，对采购风险进行全过程监控与管理，从而有效地降低采购风险。在当前智能化与大数据的时代，可以将采购风险管理与信息化技术有效地结合，对项目采购信息进行信息化管理，建立采购风险管理平台并将其作为企业内部控制体系的一部分，根据内部控制体系的变化对风险管理内容进行更新，最大程度降低采购风险发生的概率。

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