浅谈新时期办公室行政事务管理

浅谈新时期办公室行政事务管理

吉英帅

国网山西建设分公司 山西太原 030000

摘要:企业办公室行政事务管理是企业管理中的重要内容，主要负责对企业在经营过程中的日常工作展开处理，是最基本也是最重要的管理环节。因此，在企业实际经营的过程中，需要重视企业办公室行政事务管理，本文将重点研究提升企业办公室行政事务管理质量的方法。 

关键词 办公室工作 行政事务 工作机制 载体 
　　办公室行政事务管理所涉及的层面非常广泛，它不仅局限于拟办文件、召开会议、分配工作、推进工作等，还承担着其他多层次、多方位的工作任务，但总体来说所追求的目标为科学、高效、畅通。它既需要围绕中心、服务大局，还需要不断提升工作新水平，促进各项工作的顺利开展。因此，办公室人员应进一步明确工作职责，对照工作职责开展行政事务管理。办公室行政管理，它既有承上启下的一面，也有协调各方的一面。特别是当下快速信息化、智能化、高效化的今天，做好办公室行政事务管理，对于企业正常业务开展显得尤为重要。

1 当前新时期行政事务管理中出现的问题 
　　第一，管理理念更新较慢。近些年，我国社会发展迅速，在管理这个方面催生了很多新的理念，这对于企业管理来说具有积极的借鉴作用，将新的管理理念引入到行政事务管理中，可以推动企业行政管理焕发出新的面貌。然而，从目前实际来讲，在实际管理工作中，部分管理人员的管理理念更新较为缓慢，思想还局限在传统的模式方法当中，这就导致行政事务的管理不符合当前社会发展形势，从而导致管理效率低下的问题。 
　　第二，管理工作执行的力度薄弱。对于行政事务的管理，必须要依照相关的制度规定深入执行，达到预期的目标，这样才能对企业的发展起到推动作用。然而，从目前实际来讲，企业行政事务管理工作执行力度不够，较为薄弱，对于一些问题并未能严格依照制度规范展开管理工作，从而使得行政事务管理的效果没有达到预期，对于内部存在的一些问题或是不良现象，未能实现有效的控制。

2 提高办公室行政事务管理工作质量的措施 

2.1科学定位办公室行政事务管理目标 
　　 明确的管理目标可以为管理工作的顺利开展提供明确的方向，就目前办公室行政事务管理工作情况来看，目标定位不明确是一个非常突出的问题。这个问题若不予以解决，办公室行政事务管理工作效率和管理水平很难从根本上得到提升。换言之，如果管理目标不明确，即使采取最先进的管理理念和管理方式也无济于事。这主要是因为办公室是单位内部沟通和协调的枢纽，也是一个核心部门。办公室行政事务管理人员的工作量比较大，如果对你管理职能和管理目标不能明确定位的话，将会造成责任不清、工作混乱的局面，新时期的办公室行政事务管理的改革和创新需求也就无法得到满足。因此，企业必须要重视办公室行政事务管理工作，只有从思想上重视才能加大资金投入力度和关注力度，将岗位随意安排的不良现状彻底改变。在实际工作中要认真查看是否存在管理无序以及职位交叉等问题，并在这个基础上进行有效的整改和调整，保证权责清晰。应用这种方式可以实现办公室行政事务管理效率和管理水平的有效提升，让办公室行政事务管理工作具有更强的针对性。为了使管理目标的定位准确性得到进一步强化，单位还要针对办公室行政事务管理的职能以及重要性加大宣传教育力度，确保企业各个部门工作人员能够积极配合办公室行政事务管理工作。 
　　2.2建立完善的办公室行政事务管理机制 
　　 完善的办公室行政事务管理机制可以实现管理工作的规范化、科学化。就现阶段办公室行政事务管理工作情况来看，很多企业的办公室管理效率低、管理水平低，归根究底，主要是管理流程不严格，管理过程存在较强的随意性，导致各项工作不符合规范规则和规章制度。因此，办公室要针对办公室行政事务管理机制进行不断完善，确保单位的各项规范流程以及制度规章都能得到有效落实。首先，企业要从实际出发，对当前办公室行政事务管理中的不足和缺陷以及绩效情况等做到深入了解，有利于后期在管理方法和管理内容上的创新，使办公室行政事务管理工作能够有效适应单位的日常运转。其次，采取民主化的管理方式，让全体员工都能积极履行建议和参与的职能，参与到各项工作流程规范化处理以及行政管理事务制度规范制定过程中。对于工作人员的意见和建议，要做到细致、耐心、全面地倾听，为规范流程体积制度规章的落实打好牢固的基础。最后，要针对奖惩制度进行落实，通过奖惩制度对办公室行政事务管理模式进行健全，对工作人员以及职能部门的职责进行规范，为新时期下办公室行政事务管理工作的效率和质量提供可靠的保障。 
　　2.3 增强办公室行政事务管理信息化水平 
　　办公室行政事务管理工作很多都是重复性、基础性的工作，虽然工作内容非常简单，但是却占用了大量的人力资源，造成浪费。因此，一方面可以运用科技化智能办公软件，通过科技处理重复性的信息，加强对信息的高效应用，提高工作效率；另一方面，优化管理程序，减少不必要的上报、审批程序，更加科学的开展工作，切实提高工作绩效。 

　2.4提升办公室工作人员服务意识水平 
　　在新的工作时期情况下，工作人员首先必须认识到工作的重要性，充分考虑到领导、单位、部门和基层实施的意见，在工作中作出正确的安排；同时保持积极的工作态度、踏实勤奋、努力工作，发现问题及时解决，多思考总结工作经验，提高工作水平和工作效率。 
　2.5开展行政事务管理监督 
　　监督工作是为领导决策提供信息支持的前提和基础。在新的历史条件下，办公室行政事务管理工作要从提升工作执行力度、树立各级党委权威的方式来提升工作威信力和可靠性，将工作精力和重点向服务督查倾斜。行政督查管理之中，要注重各个部门之间的协调和沟通，保证各个部门都能够心甘情愿地接受办公室行政事务管理工作模式。办公室行政事务工作在新时期要实现对员工、基层和领导的三重服务，这意味着其需要时刻对常规的工作思路和工作思维进行挑战，积极地拓展管理和服务的范围，将解决基层发展困境和为企业发展服务作为一切工作开展的出发点。

结语 
　　 随着时代的发展，人们对企业办公室行政事务管理的关注程度越来越高，如何提升企业办公室行政事务管理质量，成为有关人员关注的重点问题。本文通过研究提升企业办公室行政事务管理质量的方法发现，对其进行研究，能够有效提升企业办公室行政事务管理效率，同时还能提升企业办公室行政事务管理的全面性。由此可以看出，研究提升企业办公室行政事务管理的方法，能够为今后企业办公室行政事务管理的发展奠定基础。  

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