“互联网+”时代文书档案管理工作

“互联网 +”时代文书档案管理工作

黄艳丽

山东省巨野县轻纺协会 山东 巨野 274900

摘要：概述随着现代科技的快速发展，信息技术也随之发展起来，在各个领域都得到了有效应用，当然，在医院也无例外。文书档案作为医院管理工作的重要内容，真实地记录着医院的发展历史。因此，医院档案管理人员要牢牢把握住互联网时代的优势，不断地更新自身的管理思想和手段，做好文书档案管理相关工作，提高医院文书档案质量和水平，使其更好地为医院服务。

关键词：“互联网+”时代；文书档案；管理工作

引言

对于一个承担着国家第三代核电技术的国家电投二级子公司，如何在核电企业发展战略规划部署下，充分发挥企业自身的优势和作用，更好地行使本企业在整个集团布局中的历史使命，办公室工作是其中的关键内容，起着上呈下传的“桥梁”作用。秘书为了提升办事效率，有效地处理各项事务，必须积累更多的经验，将文秘工作和档案管理工作在整个企业业务发展和业务流程中进行融合贯穿。在办公自动化水平日益提升的大背景下，文秘工作和档案管理工作一体化趋势日益明显，并对两项工作提出了更加严格的要求。

1办公室文秘工作与档案管理工作一体化概述

信息化已成为社会发展的一个重要标志。对于企业而言，更精确的信息过滤能力能更精准地为企业服务，为文秘工作、档案文书管理工作一体化提供了大力支持。办公室文秘工作与档案管理工作一体化又被称为文档一体化，企业需要充分利用计算机技术、行政办公管理系统，将文秘工作、档案管理工作进行有效融合，确保文秘工作、档案管理工作的一体化、智能化、先进性，将信息技术渗透到资料档案编制、审核、签发、归档全过程中，并对其进行监督、管理，保证文书档案管理工作呈现出一体化、标准化、规范化特点。

2“互联网+”时代下医院文书档案管理的

2.1文化档案具有查询、调取的功能与作用

医院的文书档案是随着医院的产生而产生的，随着医院的不断发展其内容也变得越来越丰富，是医院最原始的记录。随着时间的流逝，要弄清医院在某个特定阶段某项工作就需要在OA系统去调取和查询这些档案资料。所以，文书档案在医院具有调取、查询资料的作用。

2.2事业发展的重要保障

文书档案是在日常工作中形成的，是各项工作、活动产生的材料的集合，客观真实地反映了单位运营与发展的整个过程。做好文书档案工作，对于了解单位发展状况、熟悉业务工作、查阅历史资料，以至于总结经验、形成规律等，都可以提供详尽的信息和参考，是单位事业发展强有力的支撑与保障。

2.3文书档案具有原始凭证的功能与作用

国家档案局对档案文件进行了明确的规定，所有属于机关归档内的文件资料，都需要严格按照相关规定进行统一管理，任何人不能据为己有。这为医院文书档案原始凭证功能的发挥提供了法律依据，体现了文书档案的制度化、规范化。

3“互联网+”时代下医院文书档案管理存在的问题

3.1对文书档案管理的思想认识不足

据有关调查研究显示，医院很多的职工对文书档案管理非常陌生，只是大致的听说过。许多医院并没有将工作档案管理纳入到管理体系中，这就使得相关的档案管理人员对自身的管理工作认识不足，认为档案管理并不能为医院创造经济价值，只要不存在大问题就行。在错误思想的认识下，产生了各种不良反应，如，档案管理者晋职难度大、薪资低，工作人员工作热情不高，硬软件设备的投入不足等等。

3.2档案工作认识不深入

虽然文书档案随时随地产生，内容涵盖单位工作的方方面面，但一旦形成，很难经常查阅利用，且不产生任何经济效益，所以许多人对文书档案工作并没有足够的重视，仅仅简单地认为，只需把这种文件资料整理好，需要的时候能提供参考就可以了。较之于文书档案重要的历史依据和凭证作用，这一观念显然是不够深入的。而在现实工作中，文书档案工作的管理部门一般是办公室，办公室庞大繁杂的工作内容决定了此项工作仅仅占据日常工作的冰山一角，平时疏于管理，只是在需要查阅文书档案的时候才会关注此项工作。

3.3文书档案管理者的综合素质水平不高

因为对文书档案管理的重视度不足，使得医院在招聘管理者时极少会去考虑高素质水平的档案管理专业人才，既懂管理方面的知识，又懂现代信息技术手段的人才更是稀少。医院文书档案管理者一般都是由别的岗位转岗上任或者是年纪稍长的员工来担任，专业管理知识不足，工作热情不高，不能有效把握文书档案管理的要求和趋势；同时，受到资金等方面因素的影响，文书档案管理者不能顺利地参加相关的知识技能培训，从而导致他们对文书档案管理方面的知识了解不够多。这些问题的存在都会出现医院文书档案管理者工作水平不高、思维模式滞后等方面的问题。

4“互联网+”时代下提高医院文书档案管理水平的措施

随着医疗体制的不断变革及信息技术的快速发展和应用，医院借助现代网络思维、技术手段，创新文书档案管理模式，提高文书档案管理水平成为医院文书档案管理工作的重点。

4.1转变思维，强化对文书档案管理工作的认识

文书档案是医院发展过程中各种工作记录的综合，代表的是医院的历史，通过查询医院的文书档案就能够知道医院的发展历程、文化理念等各方面信息。医院文书档案管理人员也要转变思维，强化对文书档案管理工作的认识，通过各种途径对该项工作的重要作用进行宣传，让医院领导及其他职工也认识到这项工作的作用；同时，要进一步强化文书档案建设、管理工作，医院要建立完善的领导、协调机制，对各部门、人员进行有效协调，牢牢把握好网络时代优势，加快文书档案信息化建设，建立完整的文书档案信息管理平台，全面落实文书档案管理工作。

4.2强化文书档案工作认识

各级各类人员都应该看到，文书档案的宝贵价值及文书档案工作的重要意义，树立文书档案管理工作“功在当代，利在千秋”的意识。首先需要领导重视，这是做好档案工作的前提，是档案管理工作规范有序开展的保证，起着良好的激励和督促作用。其次是要积极主动地做好档案工作的宣传，加大档案普法宣传及档案专业知识教育，让职工明白文书档案管理工作的重要性，时刻紧绷档案管理这根弦。如有需要，可以举办档案知识培训班、档案技能竞赛等，强化职工对档案专业知识的了解与掌握。

4.3加强档案存放环境设施完善

利用信息技术手段,提升档案检索、编目的质责和效率,及时更新数据信息,不断优化检索工具。配备档案管理必备的计算机、扫描仪、光盘刻录机等办公室设备,和空调、去湿机、温湿度计、铁质档案柜等硬件设备。设立标准合格的档案室,严格执行档案专人保管,集中归档,各类软环境更新及时到位。

结束语

总之，在“互联网+”时代下，使医院的文书档案管理工作面临着新的机遇和挑战。在网络环境下，涌现出的各种新技术、新思想能够更好地为文书档案管理工作服务；同时，对人才的需求、技术要求等各方面要求也随之提高。这就需要医院紧跟时代发展趋势，不断地更新自身的管理思想和手段，构建完整的信息数据库，提升档案资源利用率；最后，还要加大对档案管理者的培训教育力度，提高他们的整体素质水平，更好地做好文书档案管理工作，为医院的发展建设服务。

参考文献

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