交通执法领域档案管理问题研究

交通执法领域档案管理问题研究

张明蕊

围场满族蒙古族自治县交通运输综合执法大队 河北 承德 068450

摘 要：就目前交通事业的发展而言，让交通工程档案的信息也变得越来越多、越来越复杂。交通工程的后期管理运营和实施都需要对交通工程的档案资料进行参考，要想使交通事业可以发展的顺利，就需要相关单位对交通档案的管理进行加强。即使交通工程档案管理的形式已经进行过许多次的改进和提升，但还是在档案管理的过程中存在着很多的问题，严重妨碍了工程项目质量的提高。
　　关键词：交通工程;档案管理水平;策略研究

1交通执法档案管理工作的重要性
　　交通运输行业对促进经济发展、社会进步有着重要的影响，交通运输行业的可持续发展对经济社会发展具有重要的现实意义。交通执法工作是交通运输工作中非常重要的一项内容，档案管理工作在交通执法工作中又显得尤为重要，交通执法档案是交通管理部门开展交通执法工作时形成的各种文字、影音、电子文件等材料，有较大的利用查考价值，是对交通执法管理的真实记录，是保护路产路权的重要凭证，交通执法档案与交通管理紧密相连，二者缺一不可，在近几年的交通执法工作中，由于频繁发生违章违法、路产路权赔偿案件、当事人不配合执法、暴力抗法等情况，执法档案显得尤为重要，特别是有些地市交通执法部门结合“不忘初心、牢记使命”主题教育活动，充分利用执法档案，深入分析剖析数据，主动对接服务对象，拓展工作思路，在行政许可等执法过程中，完善执法程序，缩短审批时限，提升办事效率，实现了巨大的经济和社会效益。总之，做好交通执法档案管理工作不仅能够提升档案的利用效果，同时还能为交通运输事业的发展和领导决策提供科学准确有效的指导，对于经济社会发展具有重要的现实意义。
2交通执法档案管理工作存在的问题
　　当前交通执法单位档案管理工作中存在诸多不尽如人意的地方。主要体现在以下五个方面：
2.1对档案管理工作重要性认识不够。在许多交通执法单位，档案管理人员只尽到了保管员的责任，档案的价值并没有真正发挥出来，特别是一些基层单位，没有配备专职档案管理人员，对执法过程中形成的各类文字、影音材料没有及时归档整理，导致资料不完整、遗失等情况发生，无法形成档案，不利于单位依法行政水平建设，同时也不利于规范执法队伍建设。
2.2档案管理人员素质有待提升。档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要较强的专业水平，但是由于人事制度的改革，使得交通执法单位编制有限，人员紧张，有些执法单位只能将一些年龄较大、能力水平不高的人员安排进档案管理部门，这些人员一般没有经过系统的学习，特别是对一些信息化程度高的音频、视频档案，这就使得档案的收集、整理、归档等方面出现不规范现象，影响了檔案管理工作的发展。
2.3档案资料管理没有形成有机统一。当前许多执法类单位将执法过程中形成的档案与文书档案分别管理，没有形成统一的管理体制，这种分体式的管理使得两类档案没有形成有效衔接，不利于统一管理和利用。部分执法单位只注重文书档案的归档整理，对一般档案不重视，特别是一些文字类、声像类档案归档不及时，对执法全过程记录形成的影音类档案没有专门的部门负责，造成很多档案资料没有归档整理，不利于单位档案的全面建设。
2.4档案管理的科技化水平不高。随着社会的发展进步，对档案信息化工作要求越来越高，虽然目前许多执法单位不同程度地实行档案管理信息化建设，但只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索，并没有把其拥有的档案信息实现数字化，还不能够实现网上资源共享，使得档案资源利用率低，降低了档案在社会中的需求作用。
2.5档案资源数据深入分析不够。在开展交通执法工作中，能够形成大量的业务技术档案资料，如果不能够合理有效地管理，充分分析利用，不但失去很多有效的统计数据，而且不能合理利用这些数据资源，完善执法流程，改进执法服务，切实发挥档案资源的价值，更不利于提高交通执法工作效率、提升依法行政工作水平和能力。
3加强交通执法领域档案管理的建议
　　针对当前交通执法单位档案管理工作中存在的主要问题，提出如下解决思路：
3.1提高对交通执法领域档案管理工作重要性的认识。单位负责人需要增强档案管理工作认识，将档案管理工作纳入单位年度工作计划，与其他工作同谋划、同部署，切实解决档案管理工作所需要的人财物问题，并对档案管理进行严格考核，提升档案工作的影响力，及时了解档案管理工作存在的困难和问题，并妥善解决，营造重视档案收集管理的氛围。
3.2加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员不仅是资料管理员，更是现代档案信息管理技术的专家，要提升交通执法档案管理水平，必须从提高档案管理人员的专业素养下功夫。档案管理人员应该树立终身学习的理念，定期组织开展专业培训，不断更新知识结构，扩大知识面，提高综合管理素质。
3.3健全执法档案管理体制机制。由于执法档案的特殊性，其涉及文字、音视频资料的收集整理，必须不断建立完善的档案管理工作制度，有针对性地制定各类管理制度，实行岗位责任制，明确具体科室、管理人员，使档案管理工作从收集、整理、装订、归档有一套完备的体系，不管是文字、还是音视频资料事项实行统一管理、有效衔接，让档案管理真正实现常态化、正规化、科学化。同时，加强档案信息的保密工作，防止泄密问题发生。

3.4加强执法档案管理的科技化建设。在信息化技术不断发展的时代背景下，交通执法档案管理工作也要顺应时代的步伐，转变信息化管理手段，充分借助软件管理便捷化的优势，开发先进管理技术，强化档案科技化、信息化管理，在具体的应用工作中，正确应用信息化对执法档案信息进行自动分类、组卷、排序等，并通过扫描等方式，全方位实现档案管理的自动化。
3.5加强交通执法档案数据分析，提升档案管理经济和社会效益。传统的档案管理已经不能满足日益增长的信息需求，档案管理部门的作用也不仅仅是保存档案，应该发挥档案数据挖掘作用，通过档案资料数据，深入分析交通执法案件的科学性、合规性、合理性，更好地服务经济社会发展。通过对大件运输行政许可案卷数据及流程的分析，使行政许可更合理、更科学、更快捷、更方便。例如：根据行政相对人需求，研究审批时限能否再缩短，办事群众能否更方便，办理审批能否不出门等等，并结合实际，提出具体解决办法，秦皇岛大件运输行政许可就是根据交通执法档案数据分析，创造性提出“流程减、效率加”工作法，审批时限由原来法定的15日，缩短为5个工作日，不需要勘测的申请当日办结，研发大件运输行政许可手机客户端，使运输企业足不出户就能申请大件运输许可证等等，为大件运输企业赢得了巨大了经济效益。该做法得到省市领导的充分肯定，并在河北省推广应用。

4结语
　　交通工程的档案是极其重要的信息资源，档案是一个组织内部各项决定的依据，是无形资产。良好的管理方式对交通行业的发展起着极为重要的作用，交通建设的主管部门需加强对工程档案管理的重视，建立一个规范的管理系统，强化档案管理工作的团队建设，提升档案管理人员的自身业务素养，促使档案管理的水平更好地提升。
　　参考文献：
　　[1]夏利宏.浅谈信息化对交通管理档案工作的影响和对策[J].电子世界，2016（6）.
　　[2]李名洋.浅谈交通档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2017（3）.
　　[3]梁娜.现阶段交通档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（11）：126.