加强事业单位档案安全管理的措施

加强事业单位档案安全管理的措施

任丹

国家广播电视总局北京地球站 北京 102206

摘要: 在事业单位各项管理工作中，档案管理属于基础性工作，其可以为工作开展提供重要的资料支撑，是记录单位变化及发展的宝贵资料，所以，事业单位应给予档案管理以高度重视，结合时代发展和档案特点，落实各项安全管理措施，进而为单位的稳定发展提供保障。

关键词：事业单位；档案；安全管理

引言

事业单位档案管理工作关系着基层单位的切身利益和可持续发展，因此应当加强重视，不断创新管理理念和管理模式，借助形式多样的先进科学技术，对档案管理工作予以不断创新和改进， 保证在新形势下档案管理工作的顺利开展。

1 档案安全管理的意义和价值

1.1体现单位管理水平

社会和经济发展迅速，事业单位的服务方向和工作内容也出现了较大的变化，档案管理作为各项管理的基础性工作，其安全管理质量充分体现了单位管理水平，与单位的稳定发展和社会形象具有密切关系。

1.2 促进单位健康发展

随着我国市场经济体制的不断深化改革，事业单位也面临着改革和创新，在其发展过程中，档案是记录其变化轨迹和发展进程的重要资源，完整而真实的档案可以帮助事业单位制定各项决策，为单位发展提供借鉴和参考，进而促进单位的健康发展。

1.3便于档案资源查询

档案具有较强的参考价值和借鉴意义，对于事业单位而言，其在发展中形成了大量的档案资源，可以为单位决策提供参考。对档案资源加强安全管理，能够为档案查询和利用提供便捷，有助于发挥档案的实用性。

2事业单位档案安全管理中存在的问题

2.1对档案管理缺乏重视

当前，事业单位承担的工作任务不断增加，对管理工作也提出更为严格的要求，一些单位领导更加重视业务工作，对档案资源的重要性和价值性缺乏正确认知，也没有给予安全管理以高度重视。同时，事业单位内部也没有形成良好的档案管理氛围，一些员工不愿意配合档案人员落实安全管理工作，档案人员对工作缺乏热情和信心，为档案资源的安全埋下隐患。

2.2档案管理制度落实不到位

与长期在基层档案工作中的管理员谈到基层档案管理制度，其中谈到基层档案室存在制度落实不到位的问题，对此，基层档案管理员都有同感。如有些边远乡镇就没有档案安全定期检查、电子文件定期异地备份、档案利用登记、借阅催还等制度，或者制度只在应付检查时拿出来看看，没有真正起到作用。

3加强事业单位档案安全管理的措施

3.1提升重视程度

对于事业单位而言，档案是其在发展中形成的宝贵资源，具有重要的实用价值和借鉴意义，因此，事业单位的相关领导需要提升思想认知，给予档案安全管理以高度重视，进而提升管理效率和质量。首先，主要领导要起到模范带头作用。主动学习档案管理知识，并且给予相关工作以支持和理解，在内部形成良好的管理氛围和环境。其次，制度作为开展各项管理工作的依据和准绳。事业单位要结合自身特点和要求制定各项管理制度，保证制度的合理性、科学性，并将其落实到档案安全管理中。制度并不是一成不变的，事业单位要根据实际情况对制度进行调整，保证其操作性。

3.2落实好档案安全管理制度

健全完善事业单位档案安全风险评估机制、专兼职档案员档案安全岗位责任制， 特别是要完善档案损坏和丢失处罚细则，把制度建设贯穿于档案接收、保管、保密、借阅、销毁等各个安全环节。把档案安全管理制度落实情况纳入单位综合检查重要内容当中，督促各单位加强档案室安全工作的日常巡查和建立相关记录， 坚持安全隐患排查， 真正做到防患于未然。可以适时组织事业单位档案管理人员应急演练，模拟出现火灾、地震等灾害情况下，档案管理人员如何应急处置，切实提升大家的安全意识和应急处置能力。

3.3档案管理信息化系统安全防护

3.3.1防火墙

防火墙存在的意义就在于给档案管理信息化系统设计一道安全的屏障，让档案管理信息化系统在屏障内得以安全及有效的运行。防火墙在实际运用当中，需要将服务器作为一个安全房，从中展开大范围的扫描与监控，将恶意病毒的攻击与异常的网络环境经过计算机内部的服务器将其断开，排除病毒于网络之外，并且尽可能将病毒对档案管理信息化系统的侵害降到最低。在计算机系统当中，过滤防火墙应当尽到自己的职责，创建安全的网络空间，在服务器中更好的传输以及过滤数据，使数据的安全性得以保证。

3.3.2杀毒软件

档案管理信息化系统当中的病毒需要及时清理，这个时候需要用到杀毒软件，市面上的杀毒软件非常多，其代表有金山毒霸和360杀毒软件。病毒的查杀工作对于网络工作系统来说极为重要，杀毒软件在档案管理信息化系统安全运行中起到了十分有效及重要的作用。病毒在不断更新以及入侵，计算机用户在此情况下需要及时更新系统，用杀毒软件安装漏洞补丁并查杀病毒。对此，应该安装正版的杀毒软件，不要去浏览一切不健康的网站，使计算机系统能够避免病毒的入侵。

3.3.3加密技术的运用

数据加密的意义在于把数据或者明文转化成一种密码数据，必须要有相应的口令才能够将其还原，这就是数据加密，数据解密就是其相反的过程。这种形式的转变可以使数据的完整性以及秘密性得到完整的保存。在当下的档案管理信息化系统环境中，存在很多的危险，想要档案管理信息化系统具有安全性，加密工作还是需要进行，这种加密方式是现在档案管理信息化系统中很基础的保障措施，所以在进行文件加密的时候，口令的合理设置极为重要，从而使重要的文件信息不被泄露。在现实生活中，加密技术应用十分广泛，将其应用于事业单位安全工作中，可以为档案管理信息化系统的安全作出极大的贡献。在进行数据加密的时候，要把这种技术合理运用起来，让其为数据的远传输作出应有的贡献。

3.4保障策略

保障策略要实现制度、管理、技术的共同作用，从治理入手，实现作用于生命周期的安全防护。宏观层面：借助组织设计构建自上而下的组织结构体系，包括治理组织、管理组织、执行组织。治理组织要成立专门的保障机构，明确大数据条件下的安全规划，还要推动法规标准的完善，实现宏观层面上的监导，确保档案服务遵循法规标准；管理组织要综合运用技术手段开展安全保障。微观层面：安全管理体系要借助风险管理促进持续改进。要关注数据采集、开发、利用、传输、存储与删除等环节的安全。数据安全通过完善规则并结合数据安全技术完成探查、清洗、地址验证、监控等，以保证数据控制的质量。针对平台的管理要保证档案信息与用户数据的合法使用，防止发生非法访问。对访问要加以控制管理：对用户划分安全等级，实施身份认证。确保档案利用者在技术框架内经过授权方可访问相应级别的数据资源。为预防黑客攻击，对数据采集要匿名化、去标识化。

结束语

大数据技术的发展推动了档案管理的发展，但同时也带来了数据安全问题。档案安全管理体系的构建要结合档案管理的特点，采取多种安全防护方案。方案的选择要结合档案管理存在的安全隐患，结合网络安全的发展趋势，保证防护方案的科学合理，保证功能性，最大限度保证档案的数据安全。

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