浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新

浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新

沈秀辉

福建福清核电有限公司， 福建 福清 350300

摘要：企业档案是企业资产的重要组成部分，要做好企业档案工作，就必须提升企业对档案工作的认同感，引导强化档案内部管理，规范实现档案工作的自我约束，鼓励实现档案管理方式的创新，充分发挥档案人员的积极性。

关键词：企业；档案管理；创新

引言

企业档案是企业在各项活动中形成的具有保存和参考价值的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，涉及到党政、科技、财务、劳资、人事等方方面面，简言之是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件和材料的总称。

1、企业目前档案管理的情况

首先，企业未对档案资源进行分析化管理，存在着“重视开发，轻视利用”的传统理念，档案管理部门实行面子工程，追求档案数字化的数量，而忽视了信息化的质量。例如，对各部门不同类别的资料未进行足够的分析和信息提取，就匆忙地录入系统，不是缺少文件签发主体，就是缺少重要信息的记录，这样只会使今后的查找过程浪费更多的人力和物力，从而影响了其他部门的工作效率。其次，企业档案管理缺乏长远的规划。大多数企业的档案系统未在各个部门之间形成统筹和协调的作用，缺乏统一的标准和规范，也没有明确的目标，导致档案的信息传递、调取等工作与公司流程化的业务运作模式不相匹配，给企业运营带来低效性的影响。最后，因为我国的企业档案信息化建设仅处于起步阶段，数字档案资源较缺乏，同时，纸质档案数量偏多，因此造成了结构比较单一的现象，这是目前我国大多数企业在信息化建设中存在的问题之一，若不能得到很好地解决，将影响我国企业档案管理信息化的整体进程。

2、企业档案工作的重要作用

世界步入信息化时代的今天，互联网技术、信息化技术等正在迅猛发展，随着网络技术呈现多样化，企业档案信息资源整合管理越发呈现出复杂化的态势，需要企业内部多个职能部门之间协调配合方能得以实施。在企业档案信息资源整合管理工作发展的过程中，传统工作方式的弊端渐渐显露。如今经过发展，企业的档案信息管理工作也从过去的传统手工整理方式转化为数字化的整理和管理方式，就此层面说，企业档案信息资源管理工作已经取得了一定的成绩。然而，随着时代的发展变化，对企业档案信息资源整合、利用提出了更高的要求，不仅需要收集管理信息，同时还需要用一种方式去整合这些已有的信息资源，在此基础上加以开发和利用，使之转化成为对社会经济发展以及文化产业发展有用的资源。企业档案信息资源整合与利用的新要求，也对档案信息管理人员的思维观念和业务能力提出了新的挑战。必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的必要性，下功夫用力气真抓实干，方能做好这项工作。

3、企业档案管理实践中如何实施改革创新措施

3.1、建立科学高效档案管理体系

随着信息技术的飞速发展，现代企业的档案管理工作开始步入了新阶段，开始使用电子化方式替换以往的手工化操作，将电子档案信息资源的优势展现出来。为了做好档案管理工作，就需要资金的支撑，对基础设施做出改进，依照需求购入先进的档案管理设施，保证档案管理更加科学。并且，使用计算机进行管理，可以高效管理档案，自动索引档案信息，资料统计方便。同时，需要所有工作者在填写纸质档案的时候，确保与电子信息系统条目相同，确保可以准确地录入信息。工作者在核实的时候要详细，确保录入的资料都是准确的，录入之后就需要立刻展开管理，对于部分残缺的材料，应该及时进行补缺，确保纸质档案以及电子档案的一致性。

3.2、实现企业档案现代化管理方式

随着档案信息化的逐步推进和发展，以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，档案工作诸多管理环节都需要随之而变。企业要运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。实现用计算机储存整个单位的各种党务、行政方面的档案，能够及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高工作效率。如利用计算机进行全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接。有计划、分步骤地开展各类载体档案的数字化工作，建设起可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库，逐步实现档案信息资源共享平台建设。

3.3、培养优秀的档案管理团队

随着我国社会的飞速进步，老旧观念、滞后制度与社会发展脚步不够契合。并且档案管理工作比较复杂，这就要求负责此工作的专业职员在受过专业培训后可以迅速掌握政治方向，具有极强的对有关概念的掌握能力。对于档案管理工作来讲，工作人员必须具有良好的专业素养，并且对最新的专业知识进行学习也是平日的任务重点。通过对此岗位工作者展开培训，强化职员的政治观念，提升职员的政治素养，加强职员的法律观念，并且经过培训帮助职员掌握丰富的专业知识，保证档案管理工作的合规性。

3.4、强化企业档案信息化应用系统建设

企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可当的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案管理信息化建设应势在必行。由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企业的一个挑战，需要更多的技术和资金的投入。档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。

结束语

企业的档案管理是确保企业在未来可以顺利发展的重点，对企业的档案展开科学的管理，就必须强化管理者对其工作的了解以及认知，并且经过使用信息化和实物档案相互融合的手段完成档案管理任务。在档案管理发展过程中，需要跟上时代发展的步伐，及时进行优化，学习新的手段以及方式、技术，其目的便是提升档案管理的积极效用，为企业的发展寻求科学的资源管理举措，进一步帮助企业提高社会效益和经济效益。

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