精益管理理念在国有企业会议接待工作中的应用

精益管理理念在国有企业会议接待工作中的应用

田婷

淮河能源西部煤电集团有限责任公司 内蒙古自治区鄂尔多斯市 017000

摘要：在企业的发展中,会议活动发挥着重要的作用,在很大程度上推动着行政工作的顺利开展,是新时期社会,政治和经济生活中的重要活动方式.企业应该加强对会议活动的重视,尤其是会务接待工作,并融入精益管理理念,充分发挥出精益管理理念的作用。

关键词：精益管理；办公室；行政；会议；接待；国有企业

一、国有企业会议接待工作相关内容
　　在企业的经营和发展过程中，会务接待工作发挥着十分重要的作用，涉及多方面的内容，如出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、外事往来等公务活动，以及公务活动开展过程中的接待安排、协调和服务等。在会务接待工作中，相关人员需要遵循“精简、节约、实效”的原则，以极大的耐心和细心明确会议全过程的要求，并将其落实到实际工作中[1]。同时，在接待、餐饮、会议服务过程中，都要保持较强的责任心，提高这些工作的综合质量，避免损害企业行政部门的形象，还要在企业内部会议接待工作中融入精益管理理念，完善服务制度和相关体系，提高会议的整体效率。除此之外，企业管理人员应该贯彻并落实管理发展理念，统筹企业发展各个环节的工作，实现企业内部各个部门、工作人员的有效配合，提升会务工作的整体质量，推动企业的进一步发展。
（一）国有企业公务接待的准备工作

1.接待预算

   随着中央“八项规定”的出台，企业需要实施简化接待，根据接待工作的情况对接待成本进行预算，在保障接待能够顺利进行的情况下，尽可能避免接待资金的浪费，需要提高接待预算的公开透明，加强对企业接待人员的监督和管理。

2.制定具有企业特色的接待方案

  国有企业在进行接待工作之前需要制定合理的接待方案，需要秉持着勤俭节约的理念，加强制度管理，在接待方案中落实资金的使用情况，制定合理的住行方案，安排合理的日程，在接待方案中安排有新意又有特色的接待方案，例如带领来访客人参观本单位特色产业项目，了解本地特色文化。同时在接档方案中，需要制定应对突发状况的政策。企业需要提前预估可能出现的突发状况，提前制定应对措施。
3.认真做好公务接待各项准备工作的检查落实

  由总牵头人负责、各相关责任人配合督促各项准备工作落实并做好事前检查，做到住宿、餐饮、车辆、会议及工地现场等检查全覆盖、无死角(如客房水、电、通信、热水等后勤保障系统是否完好。

　二、精益管理理念在国企会议接待工作中的应用前景
党的十九大描绘了实现“两个一百年”奋斗目标的宏伟蓝图，明确提出要“深化国有企业改革，发展混合所有制经济，培育具有全球竞争力的世界一流企业”，习近平总书记指出，创新决胜未来，改革关乎国运。国有企业地位重要、作用关键、不可替代，是参与全球市场竞争的“国家队”，作为党和人民信赖依靠的“大国重器”，是中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，是党执政兴国的重要支柱和依靠力量，国有企业作为在落实国家战略、保障国家安全、促进经济社会发展、服务民生改善等方面肩负着重要政治责任、经济责任和社会责任。
行政管理作为国有企业日常管理中的核心部分，却长时间被轻视或者忽视。在国有企业的会议及接待工作中，浪费现象较为严重，存在着工作环节周期长、工作绩效较低、物品库存过大、物资积压较多等现象。通过引入精益管理理念，一方面可以优化工作流程、提高工作效率、降低成本、减少“浪费”，提高会议及接待工作的工作绩效，使服务型职能部门从大量繁琐、复杂、低效的工作模式中解脱出来，全面提高行政管理效能，提供更优质的保障服务，同时促进与其他相关部门的协作关系。另一方面运用精益管理方法，将有助于企业改革原有运行模式，不仅有助于提高行政部门的生产效率和资源利用率，更为积极的影响是使得企业生产管理原有的陈旧观念得以改变，以点带面，从微观到宏观，有助于更深层次的改进管理组织结构、优化管理流程，树立精益求精的企业文化、构建精益氛围，更好地提升企业的核心竞争能力，实现企业的可持续发展。
三、精益管理理念在会议接待工作的推广实施
引入精益管理理念、推行精益管理模式，对于促进国有企业创新与改革有非常重要的意义。对于会议及接待工作，拟可从以下4个方面加以创新和改革。
（一）精准定位。
各行政办公室的主管领导及工作人员应该明确自身定位，树立起正确的工作观念，只有自我认同，才能做好工作。公司应该鼓励通过政策宣贯、工作分享、岗位培训、技术比武等多种形式，加强对会议及接待工作人员的观念灌输，使之树立正确的、良好的、端正的工作意识，明白本职工作对企业发展的重要意义。通过转变角色认知、精准岗位定位、明确工作价值，为会议接待工作的良好开展提供坚实的人本支持。
（二）精细流程。
无规矩不成方圆，会议及接待工作因其特殊的工作内容，具有流程长、涉及面广、工作繁琐等特点，很容易造成环节缺失、工作不当等不良后果。公司负责部门应积极着手编撰会议工作指导手册、接待工作指导手册，既涵盖会议类型、经费标准等公司相关规章制度又包括座次安排、设备使用等具体事务操作，为会议及接待工作提供有高度能落地的操作范本，使会务接待工作有章可循、有度可依、有流程可准守、有技能可学习，使行政管理更加规范化、合理化，发挥作用，提高质量和效率。

（三）精良队伍。
企业的发展离不开人才的支持，人是一切事物的实施者，只有建立起一支“工作业务优、专业能力强、综合素养高”的会议接待人才队伍，才能使会议接待工作做到最好、影响发挥最优。应该针对会议接待工作者建立全面的培训体系，通过开展主题准、形式多、质量高的培训工作，加速其在知识、能力和心理上的全面成长，为建议一支专业的行政办公人才队伍而助力。
（四）精益绩效。
针对会议接待工作的专项岗位建立详细的岗位说明书，使工作人员明确自身工作内容、明晰工作中的权利与义务、清楚了解工作的奖惩制度；针对会议接待工作人员建立岗位胜任力模型，从管理能力及工作技能双方面入手，并通过多种形式的人才测评方式综合评价个人能力，找出缺项，精准提升；针对会议及接待工作的具体事务建立评价标准，从数据的角度真实评估每次工作的完成情况，既包括上级领导、部门同事、服务对象的主观评价，也包括物品利用率、资金节约率等客观数据，帮助工作人员发现问题、及时总结、针对改进。

四、结束语
会务接待是一项繁杂的、需要细致对待的工作，每一场会议接待任务的顺利完成，需要整个会务接待组与主办部门共同努力，围绕中心、服务大局，维护好公司公共关系，展示公司良好形象。对业务接待、会议管理工作产生的人力、资金及时间等成本进行分析，在工作过程中秉持公司提倡“消除浪费，创造价值，持续改善，精益求精”的精益管理理念，注重细节，务求会议安排、活动衔接、后勤服务、安全保障等各项工作精细化，规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定地提供良好的会议接待服务，确保会议的顺利进行。
参考文献：
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