物业服务用房档案管理的路径和探索

物业服务用房档案管理的路径和探索

申凤云

克东县房产物业服务中心 黑龙江省齐齐哈尔市 164800

摘要：物业公司在小区服务工作中扮演了重要角色，为了不断提升物业公司的服务水平，需要分析目前物业公司存在的相关问题，并进行及时优化处理。

关键词：物业企业；档案管理；工作问题；优化措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

1 物业档案管理工作

物业档案管理工作是物业公司服务基础数据，在为业主提供服务时，需要基于物业的日常工作数据合理利用档案信息，如基建档案、设备档案、人员档案等。在小区管理服务过程中，形成了物业维修档案、租赁档案、住房档案、绿化档案、公共维修资金档案、业主委员会档案等。每一种档案信息都记录了物业公司的日常工作，体现了物业公司的服务标准。

2物业档案管理特征

2.1局限性

由于物业公司档案管理工作的特殊性，仅局限于对本小区的相关工作开展管理。其公司服务的对象是小区业主或者是租赁人员，如小区的住户、商户等。即使当物业公司的合同到期以后，只要是小区仍旧正常运行，则物业服务工作则需要继续。

2.2完整性

在物业档案管理工作开展时，物业公司以具体的小区为服务对象，根据具体的服务工作编制相关的档案卷。从小区正式建成投入运行居住开始，直到该小区拆迁，在该时间段内物业服务工作会一直开展。即物业管理人员从基建单位拿到相关档案资料后，物业管理工作开展过程中，所有的管理行为与服务工作都会记录，全面完整的反馈了小区的变迁情况。

2.3稳定性

在小区物业管理工作开展时，每一项工作都会依照相关标准流程开展，如小区电梯的维修工作、小区冬季集中供暖工作、物业费收取工作等，都有相关的工作程序规范。由于规范与标准的档案管理工作约束，提高了物业档案管理工作的稳定性，充分发挥了物业工作的服务效能。

3探索优化物业档案管理的关键路径

3.1强化档案管理意识

一是要将物业档案工作纳入企业整体规划，要自上而下加强企业员工的档案意识。要使员工认识到物业档案作为物业公司管理依据和管理实践服务水平的积累，是公司管理工作的基础和条件，也是公司再发展和再提高的重要资源。二是企业领导应高度重视物业档案工作，将物业档案管理上升到制度层面，通过完善制度、落实责任、加强管理，切实将物业档案工作作为企业质量管理和目标管理的重要考核依据。三是采取组织参加档案知识培训确等有效措施增强全体员工的档案意识，营造人人关心档案工作，人人支持档案工作的良好氛围。

3.2创新物业档案管理理念

一是以服务为导向的理念。服务是物业服务公司的根本宗旨，是物业服务公司实现管理的基本手段，而物业档案作为物业服务的基础和重要依据，其管理必然要以服务为导向。物业档案管理的内容的确定、制度的安排、模式的选择等等都应以更好的满足业主的基本需要、个性化需求和动态需求为准绳。二是全程物业档案管理理念。按照物业档案产生的时间，全程物业档案管理可以分为早期设计阶段档案管理、前期施工阶段档案管理、前期管理阶段档案管理和后期管理阶段的档案管理。全程物业档案管理，就是要从工程早期设计阶段，就派驻相关人员进行“前期介入”工作，及时收集，跟踪建档，把“前期介入”纳入物业档案管理的整体范畴，从被动变为主动。三是信息化管理理念。物业档案管理中要努力实现数据资源管理一体化，利用电子计算机等各种现代设施以及先进的系统软件，通过互联网的运用，完成物业档案管理电子信息化的建设，真正实现信息化支撑下的物业档案工作现代化。

3.3健全完善档案管理制度

健全完善档案管理制度规章制度，一是要体现设置合理、流程科学、简明实用、执行严肃的原则。二是要依据物业服务和档案管理的相关法律法规，结合企业实际，建立健全企业的档案管理制度，包括各类文件材料的归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案交接制度、档案鉴定销毁制度和档案人员岗位责任制等，实现档案管理的规范化、制度化，切实保证档案资料收集齐全、真实准确、安全保管和方便利用。三是选择符合企业自身实际的管理模式，健全完善档案管理网络及流程，明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高。

3.4管理团队实力加强

在小区物业管理工作开展时，管理团队的整体实力直接决定了档案管理的工作安全与效果。为了确保业主档案信息管理工作的安全性与可靠性，物业公司需要建设一支实力强、素质过硬的管理团队，在团队人员选拔时，需要保证每一位档案管理工作人员都具备丰富的工作经验和专业的档案管理技能，确保业主档案信息可以得到充分的管理利用。在对物业档案管理部门的工作人员进行管理时，为了避免部分管理人员出现工作松懈与思想怠惰等情况，需要定期对员工进行专业培训与岗位技能考核，以提升员工工作岗位的综合实力，为业主档案管理工作奠定基础。在物业企业管理团队实力提升时，需要不断提高档案管理的整体工作质量。在业主纸质档案信息管理时，物业公司需要科学规划建设新的档案保管库。根据行业对档案管理工作的标准要求，配置相关的管理设备。同时在对档案管理时，需要开展时需要开展“八防”工作，为档案管理工作提供安全可靠的环境。

3.5档案管理安全性提升

在小区物业档案管理工作开展时，由于档案包含了用户的住房个人信息，在合理合法利用档案信息时，必须对档案管理工作的安全性进行提升，为业主提供更加优质、可靠的服务。随着物业档案管理信息的不断丰富，相关工作人员需要充分利用现代信息技术，对业主档案信息进行更加高效的保管与利用。在信息技术合理应用时，需要不断优化提升业主档案信息的网络安全性，保证业主的个人档案信息不会出现泄漏事件。

3.6档案信息化管理建设

随着我国城市化建设不断加快，物业公司得到了迅猛发展，推动了和谐幸福小区建设。在物业公司开展业主档案管理工作时，基于数字信息技术与互联网技术的支持，部分物业公司已经开始尝试无纸化档案管理与数据网络传输管理，提高了业主档案信息管理工作质量与效果[4]。在未来物业档案管理工作进行时，必须加强信息化管理建设。因为小区物业档案管理工作转变为电子化、数字化是必然趋势，因此需要物业公司及时的配置电子档案管理的相关设备，如电子录入枪、电子档案系统、检索查询设备，构建安全可靠的电子档案管理体系。在对小区业主的电子档案进行维护管理时，需要不断提升电档案的信息安全，基于档案安全对业主档案信息进行合理管理开发，以保证业主电子档案的时效性与互动性，不断提高物业公司的档案管理工作质量，为人民群众提供更加优质的服务。

结束语

物业管理是关乎民生的重要问题，在大数据时代，为促进物业服务的现代化建设，让群众更多地享受到安全感、幸福感，既要加快物业项目档案管理标准化的研究、制定和实施，营造全社会的档案法治意识，又要探索物业项目档案信息化建设，建立和完善物业服务的智能化，从而让社会共享和谐稳定的发展环境。

参考文献

[1]李明阳.关于优化物业档案管理的问题探析[J].纳税，2017，35：103

[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地，2018，09：34-36.

[3]熊健.物业档案管理的重要性[J].办公室业务，2019，02：122.