财务会计档案管理的现状与措施

财务会计档案管理的现状与措施

王鑫

灌南县小潮河闸管理所，江苏连云港 222500

摘要：会计档案是会计工作中非常重要的一部分，这项工作的主要职责是对企业中产生的经济业务往来进行登记和保管，可以将其当做后期重要的参考依据和证明。由此文章专门针对企业财务会计工作中出现的问题进行解析，并针对性的提出有效处理对策，以便为有关企业财务会计档案管理问题的规范性起到一定参考和帮助作用。
关键词：财务会计；档案管理；现况；对策 
1解析财务会计档案管理现况
1.1思想认知方面不足

档案管理人员一般都比较重视财务会计工作，然而重视的则是财务会计跟单位活动以及决策相关的记录和管理等方面的职能，而对无法直接反映在一些事项上的会计档案管理工作重视度远远不够。会计档案管理工作的重要性则在于可以对存在的经济活动资料开展比较有效的整理工作，同时可以推动企业借助优秀的档案管理工作，将自身办事效率提高。每个单位对财务会计档案管理过程中最重要的因素就是员工，这些人员指的就是档案管理的员工。由于企业自身每个部门的体系比较庞大，其次，还存在对这项管理工作不够重视的企业，在这样的单位当中开展档案管理的员工，很多都是非专业性工作人员，这些人员并没有专业性的技术能力和知识，开展档案管理工作过程中，只根据自身经验来进行常规操作，但这些人员整理出来的会计档案没有办法达到其管理标准，查阅起来会遇到很多困难。另外，部分单位也没有专职的档案管理工作人员，单位中每个部门的不同会计档案资料都是通过每个部门自行进行管理。

1.2管理工作缺乏规范性

对会计档案进行管理过程中，很多企业和员工所使用的保管方法过于混乱，没有任何逻辑，同时也无法达到专业性的档案管理要求，最后造成答案调用以及查阅过程中遇到一些困难。其次，档案的查阅又是因为要用到各种手续和硬性标准，这个路径具有一定复杂性和限制，导致已有的会计档案没有办法被有效开发和运。另外，档案的销毁工作也伴随着很多难以解决的问题，主要在于定义销毁难度大和无人敢于销毁等内容上。
1.3电子化会计档案管理问题

很多单位档案管理更重视跟纸质资料的归类保管。针对会计工作而言，纸质的会计依据以及账目、财务报表等都是企业中比较重视的会计资料，但是对电子化和信息化的会计数据档案保管却没有过多的认识和了解，在信息化和数字化技术快速发展的社会下，会计工作很多都逐渐向电子化趋势发展。一些资料尽管可以通过备份形式较好的储存下来，但也有可能会发生数据丢失的问题，信息在不一样的设备中没有办法进行读取。针对新修订的会计档案管理有关方法，在此期间，针对电子会计档案的移交和保管等有了更清楚规定。

2探究财务会计档案管理建设有效措施 
2.1提高员工素质，加强档案管理的关注

首先，针对单位领导人员而言，加强财务会计档案管理的意识是非常重要的一项内容，只有领导人员对这项工作有足够重视，才能更好将工作落实到位，进而推动会计档案管理工作的规范性。另外，会计档案管理员工需要得到全方位且专业的档案管理技术能力和知识培训，推动其在后期工作上能够具专业工作能力，使这项工作更加符合要求，同时，为有关单位开展财务会计资料整理提供有利条件。另外一方面，会计管理制度的建设更完善是开展财务会计管理优化对策的重要保证，每个单位要结合有关法律法规，根据自身实际状况构建和完善一套可以运用在企业整体并且覆盖每项经济活动的会计档案管理制度。在制动当中了解有关员工的职责以及工作权限，以制度角度来规定确保档案管理者对这项工作的积极性。与此同时，将制度规定有关保密程序可能确保有关人员隐私。
2.2规范会计档案管理

有效将会计档案管理的规范性分为会计档案的产生，储存以及查阅。在每个单位开展日常经济活动过程中会产生不一样的原始会计数据，因此需要对这些数据及时进行整理和保管等操作，在这个工作阶段中首先要有非常强的及时性。若没有立即对原始的数据进行整理，在很长一段时间后这些数据就会出现叉问题，工作难度和复杂程度也会越来越大。在日常建设档案工作期间，能够核对完档案的内容以后，在档案袋上标记缺失的有关内容和分类信息，更有利于存放和查找。对会计档案进行保管过程中，需要将对应的档案在要求的时间内由于指定地方，比如一些会计资料在财务会计部门有临时的保管地方，而在周期外需要移交给所在企业档案保管室。针对这项工作的查阅操作而言，会计档案跟其他的档案类型不一样，这种档案具体记录了各自企业经济活动的具体情况，因此有非常重要的隐私性，对其进行调查和查阅期间，要先将资料调查的审核批准制度完善，保证资料的调取和归还都有明确登记，从而推动查阅人员责任感的提升。 
2.3合理开展电子档案管理

针对电子形式出现的有关会计资料和档案，需要做好这些方面的内容：档案管理前期需要将备份工作做好，对于不同格式的档案材料在备份过程中需要将有关读取软件的备份操作做好。另外，电子以及信息化的会计档案资料需要被更完整且精准的接收、读取，这也是满足我国会计工作标准的依据、报表等资料的前提条件。另外一方面，一个安全具有防护功能的管理信息系统是开展电子化档案管理的必须，这样的系统对于信息化会计信息档案开展保管，同时还能实现电子化的调用和共享，其可以达到外界干扰和入侵的防护作用。

2.4健全财务会计档案管理信息化

对于当今社会而言，计算机技术的快速发展是革新会计档案管理制度的重要前提条件，从而新的财务管理档案管理制度涌现出来，从而形成信息化的会计档案管理。这种管理形式同样是进入现代化社会的标记，其信息化管理是财务会计档案管理中非常重要的一个阶段。

时代在进步，电算化财务会计档案渐渐取代了传统的财务会计档案，并成为财务会计档案管理的主流，这恰恰更加适应社会经济的发展，同时也是其管理当中新的挑战和机遇。①健全财务会计档案管理的信息化，这项工作的重要任务则是工作人员在开展会计档案工作中，要将财务会计档案的保密工作做好，这就需要不断健全及管理制度的保密性，以及财务会计管理的信息化，进而可以避免非工作人员进行操作，同时还要加大培养会计人员保密意识，这也是将保密工作做好的重要任务之一。②针对非常重要的财务会计档案电子信息而言，需要提前将防范对策做好。采用的方法则是可以被双份放在不一样的地方进行保管，同时还要不同的监督管理人员加密进行储存；另外一种就是将财务档案信息储存在云盘上。对纸质会计档案进行储存过程中，要注意防火防潮等有关保护。针对信息化档案而言，不能将其放在跟磁场非常强大的地方，避免出现此类问题，防止财务会计档案资料出现丢失问题。③实时同步升级互联网系统和档案管理文件。不用将其恢复到以前版本，更便捷，并且节省很多工作时间，因此在升级管理系统过程中，还要同步升级前期资料文件。
3总结 

在单位会计档案管理中，存在着许多共性问题，主要是思想认识、工作规范性以及电子档案管理问题。针对这些主要问题，从提高人员素质、规范管理流程、建立电子档案管理、加强工作监督等方面提出了有针对性的解决方案。 
参考文献 
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